آمادگی اصولی برای جلسه های آینده هیئت مدیره سازمان غیرانتفاعی نه تنها استرس برگزاری این جلسات را از بین می‌برد، بلکه می‌تواند عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشد. جلسات هیئت مدیره سازمان غیرانتفاعی نباید به رویدادهای ماهانه (یا فصلی) کسالت‌بار، آزاردهنده و استرس زا تبدیل شوند.
این جلسات در صورت برگزاری مؤثر میتوانند سازمان غیرانتفاعی را به اهداف آن نزدیک تر کنند، مایه حمایت، تشویق و دلگرمی کارکنان باشند و ارزش هر دقیقه برنامه‌ریزی خود را داشته باشند.
جلسات هیئت مدیره سازمان
اگر در حین جلسات نگاهی به اطراف خود بیاندازید و متوجه شوید که اعضای هیئت مدیره مخفیانه در حال پیامک بازی، خط خطی کردن بی هدف کاغذها یا در حال زل زدن به اطراف خود هستند، می توانید مطمئن شوید که زمان تغییر جلسه و اعضا رسیده است.
برای مطالعه :
اگر اعضای هیئت مدیره دائماً از موضوع بحث خارج می‌شوند، نیز وقت آن رسیده تا استراتژی جلسه هیئت مدیره خود را تغییر دهید.
چگونه جلسه هیئت مدیره خود را مؤثرتر برگزار کنید؟
1. دستور جلسات را از قبل برای اعضای هیئت ارسال کنید؛
حداقل یک ماه قبل از برگزاری جلسه هیئت مدیره، دستور کار آن را آماده کنید و حداقل 7 روز قبل از شروع جلسه، یک یادآوری را به همراه دستور کار جلسه آتی برای همه اعضای هیئت مدیره ارسال کنید.
حتما لیست و صورت های مالی، گزارش‌ها و سایر اسناد را در ایمیل یادآوری قرار دهید تا اعضای هیئت مدیره شما زمان کافی را برای آشنایی با موضوع، قبل از شروع جلسه داشته باشند. به عنوان مثال اگر قرار است خزانه‌دار سازمان درباره بودجه صحبت کند، یک کپی از آن را در ایمیل قرار دهید یا اگر رئیس هیئت مدیره قصد دارد در مورد افزایش و رشد برنامه های سازمان صحبت کند، نمودارها و فهرستی از آمار رشد را در ایمیل خود قرار دهید.
این کار باعث کاهش زمان ارائه و بررسی اطلاعات، بهره وری جلسه را افزایش می دهد. این بسته بندی باید شفاف، خوانا و عاری از مواد غیر ضروری باشد.
این کار باعث کاهش زمان لازم برای ارائه و بررسی اطلاعات، کارایی جلسه را افزایش می دهد. این لیست ها و اطلاعات باید شفاف، خوانا و دارای موضوع ها و اطلاعات به خوبی سازماندهی شده، باشند. دستور کار جلسه را دقیق و با جزئیات تهیه کنید، زمانی را در پایان جلسه برای صحبت درباره موضوع های جدیدی که در لیست کار این جلسه قرار نداشتند، اختصاص دهید.
2. مهم‌ترین مسائل راهبردی خود را بشناسید؛
اکثر سازمانهای غیرانتفاعی، تهیه دستور کار جلسه هیئت مدیره خود را امری عادی و پیش‌پاافتاده فرض می‌کنند و اغلب به عنوان فهرستی از مواردی که باید در یک جلسه مطرح شود، تصور می‌کنند. اما دستور کار جلسه هیئت مدیره سازمان غیرانتفاعی چیزی بسیار فراتر از این قبیل موارد است.
تبدیل یک جلسه هیئت مدیره به مکانی برای مرور برخی از اطلاعات که می تواند به سادگی از طریق ایمیل قابل انتقال هستند، کار چندان دشواری نیست اما با انجام چند کار ساده می‌توانید دستور کار این جلسات را هر چه بیشتر استراتژیک کنید:
- می‌توانید مطمئن شوید که در طول هر جلسه هیئت مدیره یک هدف استراتژیک و کاربردی مورد بررسی قرار می گیرد (بستگی به تعداد اهداف و جلسات هیئت مدیره در طول یک سال دارد.) در غیر این صورت، سعی کنید کل برنامه هیئت مدیره خود را حول اهداف استراتژیک سازمان غیرانتفاعی خود آماده کنید.
- گاهی اوقات ایجاد تغییر در جلسه هیئت مدیره دشوار است، به خصوص اگر اعضاء هیئت مدیره شما عادت به همچین جلسه ای نداشته باشند.
در این صورت شاید مفید باشد که یکی از اعضاء را به عنوان مسئول «استراتژی» تعیین کنید و به هیئت مدیره یادآوری کنید که در طول جلسه چنین پرسش‌های استراتژیک را مطرح کنند: " با چه شرایطی می توان در دستیابی بهتر به موضوع جلسه ها کمک کرد و باعث بهتر شدن جلسات شد؟"
3. طبق برنامه پیش بروید؛
برای یک سازمان غیرانتفاعی، دستیابی و تحقق یک مأموریت به اندازه ای اهمیت دارد (برخی از افراد حتی مهم تر از موارد دیگر تصور می کنند) که به طور مرتب در دستور کار جلسات هیئت مدیره بسیاری از سازمان های غیرانتفاعی مطرح می شوند. برای آن که دستور کار جلسه را متمرکز بر هدف نگه دارید، بیانیه مأموریت سازمان غیر انتفاعی خود را در صدر دستور کار بنویسید تا دائماً به همه یادآوری شود.
همچنین می‌توانید از تجربه شخصی که به سازمان غیر انتفاعی شما کمک کرده است، بخواهید در طول جلسه بازگو کند یا از یک داوطلب درخواست کنید تا درباره یک روز معمولی سازمان در این خصوص صحبت کند. این امر به اعضای هیئت مدیره کمک می‌کند تا با هدف سازمان غیرانتفاعی آشنا شوند.
4. ذکر دقیق ساعت شروع و پایان جلسه هیئت مدیره؛
اعضای هیئت مدیره معمولاً برنامه‌های زمانی فشرده‌ای دارند و به بیان دیگر به راحتی میتوانند دیر رسیدن خود به جلسه را توجیه کنند. این اغلب باعث می‌شود که زمان جلسات دائما به تاخیر بیافتد و اعضای هیئت مدیره دیر و دیرتر به محل جلسه برسند.
همیشه جلسات خود را سر وقت و به موقع شروع کنید! در صورت امکان مدت زمان جلسات را به دو ساعت یا کمتر محدود کنید. پس از گذشت دو ساعت، به ویژه اگر جلسه بعد از ظهر ( عصر ) برگزار شده باشد از توجه و دقت نظر افراد کاسته می‌شود.
اگر لازم است که جلسه بیش از دو ساعت به طول بکشد، زمانی را برای وقفه و استراحت در نظر بگیرید. پذیرایی با خوراکی ها همیشه ایده خوبی است! همچنین مطمئن شوید که جلسات به موقع خاتمه می یابند. این به اعضای هیئت مدیره شما نشان می دهد که برای وقت آن ها ارزش قائل هستید.
5. با شرح ماموریت، جلسه را شروع کنید؛
اعضای هیئت مدیره یکی از با ارزش‌ترین منابع سازمان غیرانتفاعی هستند. این اعضاء باید حداقل 80 درصد از مذاکرات را در طول جلسه انجام دهند. در اولویت اول بایستی تصمیمات و بحث های استراتژیک ذکر شود نه گزارش های کارکنان ( البته به جز موارد کاملا ضروری )
خیلی از سازمانهای غیرانتفاعی متوجه شده اند که جلسات هیئت مدیره آن ها به قدری مملو از اطلاعات می‌شود که زمانی برای گفتگو های واقعی و تصمیم گیری در خصوص مسائل مهم باقی نمی‌ماند.
این باعث دور شدن بحث از اهداف استراتژیک و بلندمدت و این که چطور هیئت مدیره می‌تواند برای سازمان برنامه ریزی کند، خواهد شد. به دنبال راه‌هایی برای ارائه گزارش اطلاعات بیشتر باشید.
6. یک دستورجلسه هیئت مدیره تدوین کنید.
تعداد بسیار کمی از مردم از ایده گرفتن، تهیه، توزیع و یا مشاهده صورت جلسات لذت می برند. با این حال اگر صورت جلسات متناسب با نیازهای سازمان غیرانتفاعی تهیه شده باشند، میتوانند ابزار بسیار مفیدی برای متمرکز نگه داشتن هیئت مدیره بر روی کار مورد نظر باشند.
بعد از 24 ساعت پس از برگزاری هر جلسه هیئت مدیره، متن صورت جلسه را در بین همه شرکت‌کنندگان پخش کنید. این نشان می‌دهد که به اعضای هیئت مدیره اهمیت می‌دهید.
بیشتر بخوانید :
برای آسان‌تر کردن روند، می‌توانید یک کپی از صورت جلسه بگیرید و از آن به‌عنوان راهنمایی برای یادداشت برداری و تهیه صورت جلسات استفاده کنید - ترتیب و شماره‌گذاری آیتم‌های صورت جلسه با تقویم مطابقت داشته باشد. عادت کنید که اقدامات و افرادی که برای انجام کارها در نظر گرفته اید را به صورت هایلایت علامت گذاری کنید. توصیه هایی برای صورت جلسه هیئت مدیره به شرح زیر است:
- شرکت‌کنندگان را هنگام ورود به جلسه ثبت کنید.
- تصمیمات یا یادداشت های مربوط به موارد اقدام در طرح کلی خود را به محض شروع جلسه ثبت کنید.
- در صورت لزوم توضیح بخواهید.
- در یادداشت‌های خود زیاد وارد جزئیات نشوید. جلسات باید شامل نتیجه های تصمیمات باشند، نه اینکه شامل این باشد که چه کسی چه مطلبی ارائه کرده است.
- از نگرش ها و مشاهدات شخصی اجتناب کنید. هر چه صفت کمتری استفاده کنید، بهتر است. از اسامی افراد مگر در موارد پیشنهادات و تأیید آنها استفاده نکنید.
- از فونت پررنگ (بولد) برای نشان دادن طرح‌ها و برنامه های استراتژیک و این که چه کسی رهبری هر مورد را بر عهده می گیرد، استفاده کنید.
- در جلساتی که از طریق کنفرانس تلفنی برگزار می‌شود از رئیس هیئت مدیره بخواهید قبل از مشارکت در بحث به همه یادآوری کند که خود را با نام و نام خانوادگی معرفی کنند.
- از دستگاه ضبط صدا استفاده کنید که می‌توان یک پشتیبان بسیار خوب برای یادداشت‌هایتان باشد.
- صورت جلسه را کوتاه تر و قوی تر تنظیم کنید.
- از صورت جلسات به طور منظم بکاپ بگیرید و برای جلسه های بعدی هیئت مدیره استفاده کنید.
7. ریاست هیئت مدیره را به افراد مناسب بسپارید؛
دستور کار جلسات هیئت مدیره در سازمان غیرانتفاعی، مهم‌ترین ابزار برای برگزاری هر چه مؤثرتر این جلسات است. با این حال، یک دستور کار فقط تا حدی می‌تواند عامل موفقیت شود و در کنار آن وجود یک رئیس هیئت مدیره شایسته برای برگزاری موفق جلسات لازم است.
مهم ترین ویژگی های یک رئیس هیئت مدیره شایسته چیست؟
این افراد باید دانش و شناخت کافی از اصول اداره سازمان غیرانتفاعی را داشته باشند و همچنین می بایستی از تجربه و دانش مربوط به صنعت و عملیات غیرانتفاعی برخوردار باشند.
علاوه بر این، رؤسای هیئت مدیره باید دارای مهارت های اجتماعی و سازمانی برای برگزاری کارآمد و مؤثر جلسات هیئت مدیره باشند.
رؤسای هیئت مدیره باید بتوانند با شخصیت های متعدد و موفقیت های اجتماعی مختلف ارتباط برقرار کنند. در حالت ایده‌آل آن ها باید پذیرای نظرات و انتقاد ها باشند و اجازه دهند تا همه نظرات عنوان شود، اما در عین حال به طور محکم و راسخ دستور کار را اجرا کنند و مطمئن شوند که همه چیز طبق برنامه پیش می رود.
همچنین رئیس هیئت مدیره باید به خوبی بحث‌ها را هدایت کرده و از افرادی که پیشنهادات خوبی ارائه می‌دهند، تقدیر کنند. در عین حال یکی از وظایف آنها این است که اجازه ندهند یک یا دو عضو هیئت مدیره در جلسه صحبت کنند (جلسه را به دست بگیرند).
دلایل برگزاری ضعیف جلسه هیئت مدیره
یک جلسه هیئت مدیره یک سازمان غیرانتفاعی که به درستی سازماندهی نشده باشد، خطر عدم مشارکت یا حتی مانع موفقیت سازمان غیرانتفاعی شما را دارد.
1. جلسات ناموفق میتوانند به یک هیئت مدیره ناموفق تبدیل شوند.
یک هیئت مدیره ناموفق به خودی خود به سازمان آسیب می زند، اما اوضاع زمانی بدتر می‌شود که این اطلاعات به دست عموم برسد.
2. برگزاری ضعیف جلسات باعث ایجاد سرخوردگی و سردرگمی می‌شوند.
عدم برگزاری مؤثر جلسه هیئت مدیره باعث سردرگمی، نا امیدی و سرخوردگی در بین اعضای هیئت مدیره می شود. این به نوبه خود می تواند باعث ایجاد رضایت پایین در بین اعضاء (که اغلب داوطلبانه وقت خود را صرف این کار می‌کنند) شود و در عین حال می تواند ستاد کارکنان را سردرگم و مستأصل کند.
3. جلسات بیهوده، وقت و انرژی را هدر می‌دهند.
خارج شدن از موضوع، بحث های بی‌پایان و تفسیر های بی ربط گریبان‌گیر همه جلسات است (نه فقط جلسات هیئت مدیره) که می‌توان به اتلاف وقت منجر شود.
نکات مهم در حین برگزاری جلسه هیئت مدیره
- یک نمودار کوتاه و خلاصه چاپ کنید. پوستری از مخفف های رایج خارجی و داخلی تهیه کنید و آن را به دیوار هر جلسه بچسبانید.
- در هر جلسه کارت نام و نام خانوادگی اعضا شرکت کننده را چاپ و پخش کنید. اعضای هیئت مدیره ممکن است که نام یکدیگر را فراموش کنند، به خصوص اگر هیئت مدیره خیلی کم جلسه برگزار کند. داشتن کارت جلسه با برچسب نام، موقعیت های پر استرس و معذبی و خجالتی را از بین می برد.
- تجربه نهار دسته جمعی را بازسازی کنید. برای مثال یک قهوه با یک بشقاب بیسکویت برای یک فضای کاری و جلسه ای خوب است. این در ایجاد یک فضای اجتماعی که اعتماد و توانایی گروه را برای همکاری با یکدیگر پرورش می دهد بسیار خوب تقویت می کند.
با این حال، مراقب شام باشید! اکثر اعضای هیئت مدیره تمایلی به حضور در یک رویداد صرفا اجتماعی ندارند مگر اینکه ارزش افزوده یا کاری برای انجام دادن وجود داشته باشد. - از هیئت مدیره خود تشکر کنید (هم رئیس هیئت مدیره و هم اعضای جلسه) باید یک ایمیل تشکر برای هر عضو هیئت مدیره و کارمندی که شرکت کردند ارسال کنید. ایمیل باید به محض رسیدن آن ها به خانه ارسال شده باشد و یا برای اولین روز کاری بعد از جلسه، به ایمیل آن ها ارسال شده باشد.
بهره‌گیری از نقاط قوت، دانش و تعهد اعضای هیئت مدیره
جلسات هیئت مدیره مهم هستند و باعث ایجاد نظارت بر مدیریت، تأثیرگذاری بر استراتژی و محافظت در برابر خطرات بی‌جا یا موارد تخلف می‌شوند. این جلسات حتی ممکن است طرح های جذب کمک های مالی به سازمان را حمایت کنند. در کوچک ترین سازمانهای غیرانتفاعی، هیئت مدیره شامل خود سازمان و وظایف و مسئولیت‌‌های مهمی است که باید به درستی انجام شوند.
موفق‌‌ترین سازمانهای غیرانتفاعی می‌دانند که چگونه از نقاط قوت، دانش و تعهد اعضای هیئت مدیره خود بهره گیرند. بنابراین برگزاری صحیح جلسات هیئت مدیره بسیار اهمیت دارد و دستور کار جلسه، مهم ترین ابزار هیئت مدیره محسوب می شود.
برخورداری از یک دستور جلسه معین و مشخص به هیئت مدیره کمک می کند تا دقت، کارایی و بهره‌وری خود را به حداکثر برساند. در پایان به خاطر داشته باشید جلسات عالی هیئت مدیره معمولاً چیزی است که یک هیئت مدیره را عالی جلوه می کند!
دیدگاه خود را بنویسید