راه اندازی و مدیریت یک خیریه موفق با عملکرد بالا هرگز کار ساده‌ای نیست و حتی دشوارتر از آن حفظ یک فرد در خیریه به ویژه در شرایط جدید یک دنیای پیچیده و مبهم است.
با این حال خیریه‌ها باید در مواجهه با فراز و نشیب‌های کاهش بودجه و چشم‌اندازی که پیوسته در حال تغییر است، استوار، هماهنگ و منعطف باقی بمانند.

یک خیریه برای کسب موفقیت واقعی به ثبات مالی، پایگاه داوطلبان پرشور و رهبری متعهد و قوی نیاز دارد، اما اینها تنها عواملی نیستند که باعث تفکیک خیریه‌های پررونق از دیگران می‌شوند. 

ویژگی‌های مثبت یک خیریه موفق

اگر یک خیریه را راه‌ اندازی کرده یا در حال اداره آن هستید، چند ویژگی مثبت وجود دارد که می‌توانید برای کمک به موفقیت سازمان خود از آنها بهره گیرید:

1. چابک بودن

ریشه واژه چابک (Agile) از یک مجموعه اصول مدیریت پروژه نشأت می‌گیرد که توسط توسعه‌دهندگان نرم‌افزاری در دهه 1990 ابداع شد.

"توسعه نرم‌افزاری چابک مبتنی بر توسعه تکرار شونده است که طی آن نیازمندی‌ها و راه حل‌ها از طریق همکاری بین تیم‌های چند تخصصه خودگردان تکایل می‌یابند."

این اصطلاح اکنون به طور گسترد‌ه در حوزه‌های مختلف‌ از جمله در فضای خیریه‌ها استفاده می‌شود. امروزه خیریه‌های موفق از تعدادی یا همه روش‌های چابک در کار خود استفاده می‌کنند. این روش‌ها بر بازرسی و انطباق پیوسته استراتژی‌ها و فعالیت‌ها (معمولاً هر دو هفته یک بار) تمرکز دارند و شامل یک فلسفه رهبری می‌شوند که کار تیمی را تشویق و وظایف مشخص و کوتاه‌مدت را به وضوح تعریف می‌کند.

خیریه‌های چابک به تحقق نتایج در تیم‌های خودگران توجه دارند. در این تیم‌ها سلسه مراتب به شکل مدل‌های سنتی مدیریت نیست و همچنین تمرکز زیادی بر شفافیت و تأکید بر مکالمات کوتاه و مستمر وجود دارد. در سازمان‌های چابک بازخورد فوری به جلسات طولانی ترجیح داده می‌شود.

چنین سازمان‌هایی به جای پیروی از یک برنامه سالانه خشک و بی‌روح که در کنج قفسه اداره‌شان قرار گرفته باشد در پی واکنش سریع به تغییرات هستند. اگر امروز یک خیریه به دنبال موفقیت است باید به طور پیوسته و مداوم با تغییرات و ریسک‌های غیرمنتظره روبرو شود. روش چابک می‌تواند عملاً به یادگیری و انطباق سریع با تغییرات محیطی کمک کند و سازمان‌هایی که قادر به این کار هستند در محیط امروزی به موفقیت می‌رسند.

تغییر فرهنگ یک خیریه و ایجاد همراهی همه اعضاء با روش‌های چابک ممکن است کار دشواری باشد. این امر به ویژه در صورتی که خیریه برای مدتی به فرهنگ قدیمی خو گرفته باشد، صادق است. طبیعی است که کنار گذاشتن عادات و الگوهای قدیمی و جاافتاده سخت و دشوار است.

بنابراین باید به این نکته مهم توجه داشت که اصل «چابک» راجع به یک چیز یا روش واحد نیست. چابک بودن فلسفه‌ای است که می‌توانید با آن سازگاری یافته و آن را به یک موضوع قابل فهم و کاربردی برای سازمان‌تان تبدیل کنید. صرف اتخاذ یک متدولوژی محض خاطر آن باعث موفقیت خیریه نمی‌شود. 

یک نسخه واحد چابک را نمی‌توان برای همه تجویز کرد و همچنین تضمینی برای ارائه نتایج معین توسط یک متدولوژی خاص وجود ندارد. رمز کار این است که مشغول تجربه و آزمایش شوید تا زمانی که راهی پیدا کنید که خیریه شما را به پیش ببرد.

2. تمرکز دائمی بر مأموریت

مأموریت یک سازمان، علت وجودی آن و هدف سازمان نقطه‌ای است که به سمت آن در حرکت است. یک خیریه موفق همواره بر روی مأموریت خود متمرکز باقی می‌ماند، به رغم موانعی که تقریباً همه خیریه‌ها روزانه با آن مواجه هستند.

خیریه کارآمد به وضوح مأموریت خود را در «بیانیه مأموریت» بیان کرده و سپس آن را به اشتراک می‌گذارد. بیانیه مأموریت به همراه چشم‌انداز و ارزش‌ها در بین کارکنانِ همه سطوح خیریه و سایر ذینفعان مرتبط به اشتراک گذاشته می‌شود.

مدیریت خیریه در مؤسسات موفق پیوسته اهداف را با کارکنان به اشتراک گذاشته و همکاری آنها را در تحقق این اهداف جلب می‌کند. کارکنان و مدیران در چنین خیریه‌هایی به خوبی اطلاع دارند که چه ابزاری برای رسیدن به این اهداف مشترک لازم است. آنها نسبت به این اهداف حس مالکیت دارند و هر روز برای تحقق آنها گام برمی‌دارند. 

به علاوه، خیریه‌های موفق آنهایی هستند که فرهنگ مأموریت‌محوری را در سازمان خود ایجاد می‌کنند. در فرهنگ سازمانی مأموریت‌محور، کارکنان درک روشنی نسبت به هدف دارند و متوجه هستند که وظایف آنها چه سهمی در راستای تحقق اهداف میانی و بلندمدت ایفا می‌کند.

هدف یک عنصر کلیدی برای خیریه قوی، پایدار و منعطف است. این کار را برای کارمندان لذت‌بخش‌تر کرده و یک محرک انگیزه‌بخش برای جلب مشارکت جوامع و سایر ذینفعان است. ایجاد حس و درک قوی نسبت به هدف می‌تواند نتایج را تقویت کرده و به موتوری برای موفقیت سازمان تبدیل شود.

ارتباط بین هدف و عملکرد واضح است. طبق شواهد متعدد، همسویی سازمان با یک هدف عالی باعث ایجاد نتایج فوق‌العاده می‌شود. در یک خیریه موفق و کارآمد، مأموریت، ارزش‌ها و هدف صرفاً کلماتی بر روی یک پلاک یا دیوار نیستند بلکه موجوداتی کاملاً زنده هستند.

برای مطالعه :

روش‌های خلاقانه برای تقویت ارتباطات در سازمان‌های خیریه

3. محوریت خیّران

خیریه‌های موفق بر محور خیّران و نیکوکاران قرار دارند. آنها خیّران را فقط به عنوان منابع مالی نمی‌نگرند و ارزش فرد نیکوکار برای آنها چیزی فراتر از کیف پول آنهاست. تا زمانی که یک خیریه به این درک واقعی نرسد که خیّران بخش کلیدی از مأموریت آن هستند، همیشه در کار خود دچار مانع خواهد شد.

سازمان‌هایی که خیّران را در محوریت کار خود قرار نمی‌دهند، به راحتی قابل تشخیص هستند. وجه اشتراک همه آنها لفظ «خودم، خودم، خودم» است. اما یک سازمان خیّرمحور به افراد نیکوکار اطلاع می‌دهد که چطور کمک‌هایشان به تحقق امور کمک کرده است.

نیکوکاران به انجام امور خیریه کمک می‌کنند. خیریه‌های موفق به خیّران خود نشان می‌دهند که کمک‌هایشان چه اهمیتی داشته است. آنها دائماً خیّران خود را در جریان پیشرفت امور قرار می‌دهند و با عبارات قابل سنجش توضیح می‌دهند که کمک‌هایشان چه دستاوردهایی در پی داشته است.

خیریه‌های موفق، نیکوکاران خود را به عنوان افرادی می‌نگرند که در مأموریت آنها و نه صرفاً معاملات نقدی‌شان سرمایه‌گذاری می‌کنند. این نوع خیریه‌ها وقت و تلاش خود را صرف تقویت روابط با خیّران می‌کنند. 

4. توسعه منابع مالی متنوع

یک سازمان مردم‌نهاد تفاوت چندانی با سازمان انتفاعی ندارد. صرف نظر از این واقعیت که سازمان‌های مردم‌نهاد بر تغییرات اجتماعی تمرکز می‌کنند و نه کسب سود، اگر چنین سازمان‌هایی فاقد پول باشند نمی‌توانند به حیات خود ادامه دهند. به همین دلیل بسیار مهم است که خیریه‌ها در کنار تمرکز دائمی بر روی مأموریت خود، تأمین بودجه‌شان را نیز تحت کنترل داشته باشند.

هرچند نظرات متفاوتی در مورد مدل تأمین بودجه «ایده‌آل» یک خیریه وجود دارد، اما استفاده از چند منبع متنوع برای ایجاد پایداری عموماً یک رویه خوب به شمار می‌رود. در مجموع به خیریه‌ها توصیه می‌شود که هرگز بیش از 30 درصد از بودجه خود را از یک منبع دریافت نکنند. اگر یک سازمان 30 درصد از درآمد خود را از دست بدهد، احتمالاً می‌تواند برای بقای خود تجدید ساختار کند.

منابع تأمین بودجه زیادی برای خیریه وجود دارد: کمک‌های فردی (آنلاین و آفلاین)، بخشش‌ها، حمایت‌های مالی شرکتی، حق عضویت، فروش کالا و خدمات، کمک‌های غیرنقدی و موارد دیگر.

یک خیریه باهوش هرگز فقط به یک منبع مالی برای اطمینان از بقا و موفقیت خود اتکا نمی‌کند.

همچنین بهترین خیریه‌ها می‌توانند به راحتی میزان درآمدی که طی سال آینده انتظار دارند را پیش‌بینی و کانال‌های کسب درآمد خود را به روز کنند.

5. توانایی بسیج کردن و برانگیختن دیگران

خیریه‌های موفق قادر هستند تا کارکنان، داوطلبان و خیّران خود را بسیج کرده و آنها را به انجام امور برانگیزنند. آنها پیوسته راه‌های معناداری را برای جلب مشارکت این افراد پیدا کرده و آنها را به مأموریت و ارزش‌های اصلی خیریه پیوند می‌دهند. این خیریه‌ها عامل ایجاد و حفظ جوامع قوی هستند.

هرچند خیریه‌های موفق در مدیریت عملیات و ذی‌نفعان داخلی خود بسیار خوب عمل می‌کنند، اما بالاترین تأثیرگذاری مربوط به خیریه‌هایی است که می‌توانند همه بخش‌های جامعه از قبیل دولت، صنعت، سازمان‌های مردم‌نهاد و مردم را بسیج کنند. 

خیریه‌های موفق از مرزهای سازمان خود عبور می‌کنند و با الگوگیری و فراهم کردن فرصت‌هایی به دیگران انگیزه می‌بخشند تا در هدف آنها مشارکت کنند.

هرچند مواردی چون وجود هیئت‌های مدیره‌ عالی، سیستم‌های CRM خوب و یک تیم فوق‌العاده برای جذب کمک‌های مالی همگی برای موفقیت یک خیریه ضروری به نظر می‌رسد اما یک خیریه با عملکرد بالا بی‌وقفه به دنبال ایجاد تأثیرات اجتمالی در مقیاس بزرگ است.

برای تحقق این هدف یک خیریه باید با دیگران و از طریق دیگران کار کند، نه اینکه کارهای خود را به تنهایی و جدا از دیگران انجام دهد. همکاری با سایر سازمان‌ها و افراد به این معناست که خیریه می‌تواند تأثیرات بسیار بیشتری را نسبت به زمانی که به تنهایی کار می‌کند، ایجاد کند.

خیریه‌هایی که باعث بسیج دیگران و برانگیختن آنها می‌شوند، جنبش‌های اجتماعی را شکل می‌دهند، بر سیاست‌ها تأثیر می‌گذارند و روابطی را ایجاد می‌کنند. آنها از طریق کارهای خود نگرش و رفتار مردم را تغییر می‌دهند و به نحوی به جای تمرکز درونی بر بیرون سازمان تمرکز دارند. 

این نوع خیریه‌ها واقف هستند که علاوه بر تهیه برنامه‌ها و خدمات باکیفیت برای ذینفعان خود باید از تغییر حمایت کنند (معمولاً از طریق همکاری با دولت و راه‌اندازی جنبش‌های مردمی).

6. آشنا به فناوری‌های دیجیتال

فناوری، نحوه کار خیریه‌ها و طرز تعامل آنها با خیّران و حامیان در پلتفرم‌های آنلاین را تغییر داده است. در حالی که جذب کمک‌های آفلاین همچنان بخش قابل توجهی از کمک‌های خیریه را به خود اختصاص می‌دهد، اما جمع‌آوری کمک‌های آنلاین هر سال رو به رشد است. یک خیریه موفق همواره در بالاترین نقطه فناوری قرار دارد و پیوسته در حال تقویت مهارت‌های دیجیتال و کسب دانش از ابزارها، برنامه‌ها و پلتفرم‌های جدید است.

هرچند در گذشته شاید داشتن نوعی سیستم مدیریت اطلاعات دیجیتال و یک وب‌سایت کافی به نظر می‌رسید، اما خیریه‌های موفق امروزی فناوری را در بسیاری از امور سازمان خود ادغام کرده‌اند.

این نوع توانایی عمومی برای استفاده از فناوری‌های دیجیتال و سازگاری با محیط دیجیتال در حال تغییر اغلب «سواد دیجیتال» نامیده می‌شود. در سازمان‌های مدرن همه بخش‌ها - و نه فقط بخش فناوری اطلاعات (IT) - با فناوری‌های دیجیتال در ارتباط هستند.

یک خیریه موفق به امور دیجیتالی وارد و آشناست. این خیریه دارای تخصص دیجیتال در سطح مدیریت ارشد و متمایل به استفاده از فناوری‌های دیجیتال در بسیاری از - اگر نگوییم همه - مسئولیت‌های سازمان است. فناوری دیجیتال می‌تواند کارایی عملیاتی یک خیریه را بهبود بخشد، تأثیر مأموریت را افزایش دهد و رقابت‌پذیری بخشی را ارتقا بخشد.

آشنایی خیریه‌ها با امور دیجیتال؛ تنها راه پیش رو برای ادامه حیات و انعطاف‌پذیری

برای مثال تفاوت بین عادت‌ها و رفتارهای خیریه نسل جدید و نسل‌های گذشته به وضوح در این ریشه دارد که آنها از طریق چه راه‌های دیجیتالی به سازمان‌ها و اهداف آنها متصل می‌شوند. بازاریابی محتوایی شیوه‌ای است که در سال جاری به کار گرفته شده است، سازمان‌ها با اینفلوئنسرها (influencers) کار می‌کنند، سازمان‌های بیشتری از موبایل فرست استفاده می‌کنند، همه مشغول صحبت درباره کلان داده‌ها (big data) هستند و از این قبیل.

اگر خیریه شما درگیر چنین مباحثی نباشد از دیگران عقب خواهد افتاد. موفق‌ترین خیریه‌ها از استراتژی‌ها و ابزارهای دیجیتال برای پیشبرد مأموریت‌های خود و دستیابی به اهداف‌شان استفاده می‌کنند. 

بیشتر بخوانید :

میزان تأثیر حمایت کسب و کارها از موسسات خیریه ­

7. گوش دادن به دیگران و بهبود مستمر

خیریه‌های موفق به طور پیوسته و مستمر زمانی را صرف گوش دادن به دیگران می‌کنند. آنها به سخنان ذینفعان، هیئت مدیره، کارکنان، داوطلبان و سایر سازمان‌ها گوش می‌دهند. 

چنین خیریه‌هایی از انواع رویکردهای نوآورانه برای شناسایی، اشتراک‌گذاری و بکارگیری نتایج و درس‌های آموخته‌شده از برنامه‌ها و ابتکارات خود استفاده می‌کنند. خیریه‌های فوق ضمن جمع‌آوری داده‌ها از آنها برای تدوین برنامه‌های جدید یا بهتر جهت برآورده کردن نیازها و الزامات رو به رشد ذینفعان خود بهره می‌گیرند.

یکی از راه‌های گوش دادن و بهبود مستمر، ایجاد فرهنگ بازخورد در خیریه است. پرورش فرهنگ بازخورد برای موفقیت هر سازمانی بسیار مهم است. ایجاد یک فرهنگ شرکتی باز و مبتنی بر بازخورد مستلزم آن هست که افراد بتوانند در مورد هر جنبه از زندگی سازمانی بازخورد بدهند و دریافت کنند. اما این بازخورد باید به شکل صریح و واضح، سازنده، همدلانه و با حساسیت ارائه و دریافت شود.

همچنین برای خیریه‌ها مهم است که اشتیاق به رشد و تمایل به مقابله با بزرگ‌ترین چالش‌های اجتماعی جهان را ایجاد کنند. خیریه‌های موفق دائماً به دنبال فرصت‌هایی برای یادگیری و رشد در همه نقاط هستند. آنها خلاقیت و کنجکاوی را در تمام جنبه‌های مدیریت خیریه اعمال می‌کنند.

خیریه موفق؛ تأثیرگذاری با عملکرد بالا

وظیفه یک خیریه همواره ایجاد تغییرات اجتماعی و هدایت سایرین به سمت دنیایی بهتر بوده و این وظیفه به نوبه خود تغییری نکرده است. با این حال محیط امروزی بسیار متفاوت از یک یا دو دهه قبل است و بنابراین رهبران خیریه اگر امیدوار به تحقق مأموریت‌های خود هستند، باید همگام با زمان تغییر کرده و خود را با تحولات روز منطبق کنند.

هرچند معیارهای سنتی موفقیت همچنان کاربرد دارد – مواردی چون قابلیت مالی، تعداد کمک‌های مالی یا تعداد ذینفعان خدمت‌شده – اما تعریف موفقیت تغییر کرده است. حتی در بخش‌های دولتی و انتفاعی نیز باورهای مردم درباره موفقیت تغییر کرده است. برای مثال بسیاری از کشورها اکنون به جای شاخص تولید ناخالص داخلی (GDP) به اندازه‌گیری شادی ناخالص ملی یا GNP روی آورده‌اند.

به همین ترتیب معنا و مفهوم یک خیریه موفق، تأثیرگذار و با عملکرد بالا نیز دائماً در حال تغییر است. ویژگی‌های فوق‌الذکر تنها برخی از شاخص‌هایی هستند که به آنها پی برده‌ایم و امیدواریم این اطلاعات برای شما مفید بوده باشد.

منبع: donorbox.org