کارولین آنسون[1] مدیر برنامه شورای خدمات داوطلبانه بیرمنگام[2]، بیان می‌دارد: در این زمان که ظرفیت‌های مالی کاهش یافته است، بخش سوم بیشتر از همیشه به داوطلبان برای ارائه خدمات ضروری به مخاطبین، تکیه دارند. درنتیجه در این مقاله سعی داریم راه‌های پاسخ به این سؤال را مورد بررسی قرار دهیم که چگونه شما می‌توانید داوطلبان را  استخدام و حفظ کرده و پاداش دهید؟

متأسفانه، نمونه‌های بسیاری از مدیریت ضعیف داوطلبان در این بخش وجود دارند. بسیاری از سازمان‌ها متوجه شده‌اند که داوطلبان همانند کارکنان خودشان نیستند، اما آن‌ها به اشتباه این باور را درون سازمان اینگونه ترجمه می‌کنند که داوطلبان به تشویق و جهت‌دهی کمتری نیاز دارند، و این زمانی است که آن‌ها به دردسر می‌افتند.

شغل من اداره یک مرکز داوطلبی است، این مرکز بر روی ارائه خدماتی تمرکز دارد که تجارب مثبتی برای داوطلبان و سازمان‌هایی که میزبان آن‌ها هستند، خلق می‌کند. ما خیریه‌ها  را تشویق می‌کنیم تا داوطلبان را به‌عنوان بخشی با ارزش از تیم خود و همانند کارکنان حقوق‌بگیر خود ببینند، درحالی‌که مدیریت آن‌ها نیاز به برخی از ملاحظات خاص دارد. در اینجا برخی از پیشنهاد‌ها  برای داوطلبی پایدار ارائه می‌شود:

فرآیند با انتشار پست‌های خالی شروع می‌شود. ساده‌ترین راه برای رسیدن به این هدف، تبلیغ پست‌های بدون متصدی در پایگاه ملی داده است. این روش هم سریع و آسان است و هم پایگاهی آنلاین فرصت‌های داوطلبانه را برای متقاضیان فراهم می‌کند. همچنین پایگاه ملی داده از طریق مرکز داوطلبی محلی خودتان با شما به‌عنوان میزبان بالقوه داوطلبان لینک می‌شود، آنگاه مرکز می‌تواند به شما در پر کردن پست‌های بدون متصدی‌تان  کمک کند.

در مرحله بعد، به‌عنوان مدیر منابع انسانی می‌توانم به شما بگویم، مهم است که نقش‌های مشخص و دقیق و مهارت‌های خاص را عرضه نمایید. هر داوطلب دلایل خود را برای انجام این کار دارند، اما مطمئن باشید که هر کس می‌خواهد احساس مثبتی در مورد مشارکت خویش داشته باشد و می‌دانیم که آن‌ها در نقشی کار می‌کنند که از آن لذت ببرند و به‌خوبی قادر به انجام آن باشند. به‌احتمال زیاد اگر داوطلبان جزئیات بیشتری از آنچه که در حال ارائه هستید را بدانند، می‌توانند بگویند که آیا برای شرایط و ویژگی‌های فردی‌شان مناسب است یا نه.

سپس، هنگامی‌که برای مصاحبه و یا انتخاب یک داوطلب وقت می‌گذارید، زمان خود را نه‌فقط به توانایی داوطلب برای کمک به سازمان بلکه برای درک وی و هدف آن‌ها از دستیابی به این موقعیت، صرف کنید. نگاه به داوطلبی باید تغییر پیدا کند. شما کارکنانی کامل و متخصص را با هزینه کم و یا بدون هزینه به دست می‌آورید در عوض، آن‌ها چیزهای با ارزش دیگری به دست می‌آورند. چیزهایی مانند اعتمادبه‌نفس در قابلیت اشتغال، و یا یادگیری مهارت‌های جدید در مقابله با چالش‌ها. کار شما به‌عنوان یک مدیر داوطلب خوب این است که از توانایی حمایت یک داوطلب در مسیر هدف شخصی‌اش اطمینان حاصل کنید. در غیر این صورت باید با آن‌ها در ابتدا صادق باشید و بگویید که این فرصت داوطلبی نیازهای شما را برآورده نمی‌کند. نه‌تنها این عادلانه است، شما را نیز در برابر چرخش (نرخ جذب و دفع)  بالای داوطلبان محافظت می‌کند.

هنگامی‌که شما مناسب‌ترین داوطلب را برای فعالیت خود انتخاب کردید، زمان شروع می‌رسد. من معتقدم که بهترین سرمایه‌گذاری برای ایجاد پایداری این است که مطمئن شده باشید که فرآیند کار داوطلبی به خوبی و عمیقا درک شده است. داوطلب را به نقش و توانایی‌های خودش ربط دهید و به وی بگویید که چگونه مشارکتشان برای سازمان‌تان با ارزش خواهد بود. 

همان‌طور که همه ما می‌دانیم، برخورد اول حیاتی است. زمانی که در اطرافتان به دنبال یک‌خانه جدید هستید، با قدم زدن در داخل خانه در عرض 10 ثانیه متوجه می‌شوید که بدردتان می‌خورد یا نه. شروع یک کار جدید، با حقوق یا بدون حقوق، با انتخاب خانه تفاوتی ندارد، این شانس به نفع شما است و به شما کمک می‌کند که داوطلب جدید با کار جدید خود خو بگیرد و سریع به یک فرد مؤثر تبدیل‌شود.

اگر از تمامی این اقدامات پیروی کرده باشید، پس شروع خوبی دارید، اما یک نکته مهم وجود دارد، هنوز کارهای بیشتری باید انجام دهید. ازاین‌رو، برای جذب داوطلب باید به این اطمینان برسید که داوطلبان خود را با سازمان یکی می‌دانند.اگر امکان دارد، ایمیل‌های سازمانی شامل مکاتبات گسترده سازمان را به آن‌ها اختصاص دهید. 

در مورد این که چگونه شما می‌توانید بینش و دانش داوطلبان خود را به توسعه سازمان پیوند دهید، فکر کنید. می‌توانید داوطلبان را به جلسات کارکنان دعوت کنید (ما این کار را در شورای خدمات داوطلبانه بیرمنگام انجام می‌دهیم)، و یا شاید نیاز به پیدا کردن راه‌هایی انعطاف‌پذیرتر برای به دست آوردن نهاده‌ها دارید، مانند دسترسی از راه دور؟ از چه طریق دیگری می‌توانید آن‌ها را درگیر کنید؟ برای حفظ داوطلبان، آن‌ها نیاز به احساس ارزشمند بودن دارند و شما به‌احتمال‌زیاد از بینش آن‌ها منافعی را به دست می‌آورید.

در نظر بگیرید به چه اقداماتی نیاز دارید تا فعالیت‌های داوطلبان خود را بررسی کنید برای مثال ارائه خدمت و پشتیبانی از آن‌ها. یکی از کارکنان مسئول را به پشتیبانی از داوطلبان اختصاص دهید و مراقب باشید که وقت داوطلبان را تلف نکنید.

اطمینان حاصل کنید که سیستمی برای شناسایی مواردی که داوطلبان نیاز به آموزش و یا پشتیبانی بیشتر دارند، در سازمان شما وجود دارد. واضح است که این کار هزینه‌های آموزش را افزایش می‌دهد، اما آن را به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری ببینید. 

کارولین آنسون مدیر برنامه شورای خدمات داوطلبانه بیرمنگام، می‌گوید: یک چالش برای بخش سوم، که رو به  افزایش است، وَهم کوتاه‌مدت گرایی در کار داوطلبانه است. مواضع کوتاه‌مدت‌تر برای مدیریت سخت‌تر هستند و نیاز به مدیریت بیشتری دارند. توصیه من این است که برای داوطلبانی که می‌خواهند تعهدشان را گسترش دهند، الهام بخش بلندمدت گرایی باشید. توجه داشته باشید که بلند مدت به معنی ‌دشواری کار نیست، به داوطلبان اطمینان دهید که حتی یک یا دو ساعت در هفته فعالیت آن‌ها برایتان ارزشمند است. این باید امیدوارکننده باشد نه اینکه آن‌ها را بترساند. اگر داوطلبی با زمان بسیار کمی شروع کرد، شما در آینده همیشه فرصت افزایش این ساعت را دارید.

حالا به پاداش می‌رسیم. قانونی که باید ازش پیروی کنید این است که داوطلبان نباید از جیب شما خارج شوند. این به این معنی است که هر زمانی که ممکن بود، هزینه‌های فعالیت داوطلبان مثل هزینه سفر باید به طور معقولی ارائه شود. اطمینان حاصل کنید که شما هزینه‌های واقعی را به داوطلب پرداخت می‌کنید (آن‌ها باید فاکتورها را ارائه کنند)، این روش بهتر از ارائه "کمک‌هزینه" است، زیرا در قانون مدنی کمک هزینه به عنوان حقوق و دستمزد ضمنی که درنتیجه بخشی از یک قرارداد استخدامی پرداخت می‌شود، تفسیر شده است. از این رو ارائه کمک هزینه کار را پیچیده می‌کند اما شما می‌تواند به‌راحتی با یک روش هزینه‌یابی قوی باعث ممانعت از آن شوید.

درنهایت، هرگز نمی‌توان مدیریت داوطلبی را بدون توجه به قانون موردبحث قرار داد. به‌وضوح هر وضعیتی متفاوت است، اما به‌عنوان یک قاعده کلی حداقل ضروری است که شما باید بیمه مسئولیت، سیاست‌های قوی بهداشتی و ایمنی و روش‌های پرداخت صورتحساب خود را داشته باشید. 

ممکن است برای مدیریت داوطلبان دلهره‌آور به نظر برسد، اما به یاد داشته باشید که پشتیبانی وجود دارد. نه‌تنها شما می‌توانید دسترسی به سازمان حمایت بخش داوطلبانه محلی خود داشته باشید، بلکه شما می‌توانید از پورتال مدیریت داوطلب، اداره شده توسط داوطلب انگلستان مشاوره بگیرید. 

داوطلب می‌تواند ارزش‌های بزرگی را برای سازمان شما و ذینفعان آن داشته باشد، اما تنها اگر شما بستر مناسب را فراهم آورید.

در اینجا پنج نکته مدیریت داوطلب عبارت‌اند از:

  1. دسترسی به پشتیبانی از مرکز داوطلب محلی خود برای توسعه سیاست‌ها و روش‌های استخدام داوطلب.
  2. تدوین یک شرح نقش و مهارت‌های مشخص روشن برای هر پست بلا تصدی.

3-     اتحاد و یکپارچگی داوطلبان با سازمان.

  1. ارائه پشتیبانی و نظارت برای هر داوطلب.
  2. تقدیر از مشارکت داوطلبان، اجازه دهید آن‌ها بدانند که ارزشمند هستند!

[1] CAROLINE ANSON

[2] BIRMINGHAM VOLUNTARY SERVICE COUNCIL