آیا شما یک نهاد غیرانتفاعی یا سازمان بخش دولتی هستید که به دنبال راهنمایی‌های الهام بخش در مورد نحوه هدایت داوطلبان می‌گردید؟ اگر چنین هدفی را دنبال می‌کنید، کتاب «راهنمای ضروری برای مدیریت داوطلبان در سازمان‌های غیرانتفاعی» کمک خواهد کرد تا در مسیر صحیح شروع به کار کنید.

امیدواریم شما، چه به عنوان فردی تازه‌کار یا باتجربه‌ی سال‌ها کار در زمینه هماهنگی داوطلبان، بتوانید از نکات و منابع مفیدی که در این کتاب ارائه می‌شود، استفاده کنید. برای استفاده‌ی مؤثر از وقت و استعداد داوطلبان، سازمان‌های غیرانتفاعی به یک راهبرد قوی و جامع جهت مدیریت داوطلبان نیاز دارند. 

مدیریت موفق داوطلبان با تمرکز بر تاکتیک‌های مناسب شامل استخدام داوطلب فعال، جای‌گیری استراتژیک، آموزش‌های مرتبط، نظارت‌های مناسب و تأیید معنی‌دار آغاز می‌شود. وجود یک سیستم یکپارچه‌ی مدیریت استعدادهای داوطلب در نهایت به افزایش بهره‌وری داوطلبان، رضایت بیشتر و حفظ داوطلبان در درازمدت منجر می‌شود.

مدیریت داوطلبان نباید منبع عجز و ناکامی شود. با اندکی سرمایه‌گذاری در زمان و دقت‌نظر، سازمان غیرانتفاعی می‌تواند تأثیرات قوی داوطلبان را ایجاد کند که علاوه بر گسترش پایگاه کمک‌کنندگان مالی (donors) و حامیان آن، ارتباطات سازمان با جوامع مختلف را تقویت می‌کند.

برای مطالعه :

سرپرستی داوطلبان؛ دشوارترین جنبه‌ مدیریت

کتاب «راهنمای ضروری برای مدیریت داوطلبان در سازمان‌های غیرانتفاعی» به شما کمک می‌کند تا یک رویکرد راهبردی را برای مشارکت دادن داوطلبان در کل سازمان خود ایجاد کنید و در عین حال نکاتی را برای تقویت یا بهبود مهارت‌های مدیریتی‌ در اختیارتان قرار می‌دهد، خواه یک مدیر تازه کار در زمینه مدیریت داوطلبان باشید و خواه یک مدیر باتجربه.

راهنمای ما از این لحاظ منحصر به فرد است که علم عصب‌شناسی رفتار انسانی را به کار گرفته و آن را با ابزارها و اقدامات آزمایش‌شده که مستقیماً برای حمایت از یک طرح داوطلبی قوی و موفق استفاده می‌شوند، ترکیب می‌کند.

تأثیرپذیریِ قویِ داوطلبان

تأثیرپذیریِ قویِ داوطلبان

رویکرد شما در مدیریت داوطلبان می‌تواند تأثیر مستقیمی بر موفقیت یا عدم موفقیت آنها داشته باشد. اگر مشارکت داوطلبانه را به عنوان الگویی برای برآوردن نیازهای سازمان خود انتخاب کرده باشید، در این صورت وظیفه شماست تا محیطی را طراحی کنید که اعضاء بتوانند از طریق ارائه خدمات هدفمند نقش محوری در موفقیت سازمان ایفا کنند.

وقتی در فکر ایجاد یا بهبود برنامه‌ریزی داوطلبان هستید، باید خود را به عنوان یک «معمار تجربه» (architect of experience) تلقی کنید. این وظیفه شماست که تصمیم بگیرید چه حمایتی لازم است تا داوطلبان بتوانند بهترین عملکرد خود را در سازمان به جای بگذارند؛ چه امکاناتی این روند را تسهیل می‌کند و چه موانعی در این خصوص وجود دارد؟

بارها تحقیقات ثابت کرده است که با انجام حمایت‌های مناسب، خدمات داوطلبانه تأثیر مثبتی در جهان دارد. داوطلبان می‌توانند یک منبع امیدبخش باشند و راه حل‌های بهتری را ارائه دهند. آنها می‌توانند سیاست‌ها را تغییر دهند و حتی جان انسان‌ها را نجات دهند و مهم‌تر از همه دیگران را نیز به ایجاد تغییر تشویق کنند.
در ادامه برخی آمارهای جالب در مورد داوطلبان که از گزارش سال 2018 شرکت خدمات ملی و اجتماعی آمریکا استخراج شده است از نظرتان می‌گذرد:

  • در سال 2017، از هر سه بزرگسال یک نفر (30/3 درصد) داوطلب خدمت در یک سازمان شد که نشان می‌دهد داوطلبی همچنان یک فعالیت مهم برای میلیون‌ها آمریکایی است،
  • از زمان گزارش قبلی، تعداد کلی داوطلبان بیش از 6 درصد افزایش یافته است؛ سال گذشته نزدیک به 77/4 میلیون آمریکایی، 6/9 میلیارد ساعت داوطلب شدند. طبق برآورد سازمان «ایندیپندنت سکتور» (Independent Sector) از میانگین ارزش یک ساعت کار داوطلبانه (24/14 دلار در سال 2017)، ارزش این خدمات داوطلبانه تقریباً 167 میلیارد تخمین زده می‌شود،
  • داوطلبان تقریباً دو برابر افراد غیرداوطلب به امور خیریه کمک کردند،
  • داوطلبان در اجتماع‌سازی سرمایه‌گذاری کردند، آنها سه برابر افراد غیرداوطلب اقدامات خوبی برای محله‌شان انجام دادند و تقریباً دو برابر غیرداوطلبان به همسایگان خود کمک کردند،
  • داوطبان پنج برابر افراد غیرداوطلب به یک گروه، سازمان یا انجمن تعلق داشتند،
  • جمعیت نسل ایکس (Generation X) بالاترین میزان داوطلبان را بین گروه‌های سنی با 36/4 درصد به خود اختصاص دادند و بیبی بومر یا نسل انفجار (Baby Boomers) دارای بالاترین تعداد ساعت داوطلبی با بیش از 2/2 میلیارد ساعت بود. داوطلبان نسل هزاره (Millennial) نیز نسبت به آخرین گزارش بیش از 6 درصد افزایش یافته و در حال حاضر 28/2 درصد است.
  • طی 15 سال گذشته، آمریکایی‌ها 120 میلیارد ساعت داوطلب شدند که ارزش آن 2/8 تریلیون دلار تخمین زده می‌شود.

این آمارها چند نکته را به اثبات می‌رساند:

  1. داوطلبگی یک فعالیت مهم است که برای اولین بار طی یک دهه اخیر رو به افزایش است،
  2. داوطلبان یک قشر مهم برای به دست آوردن کمک‌های مالی هستند،
  3. داوطلبان به جوامع خود اهمیت داده و برای بهبود آن تلاش می‌کنند،
  4. داوطلبان در گروه‌های دیگری که هدف آنها ایجاد تغییر است، فعال هستند،
  5. وقت داوطلبان ارزشمند است و به ایجاد ارزش اقتصادی کمک می‌کند،
  6. مشارکت دادن موفق داوطلبان می‌تواند یک امر دشوار و چالش‌‎برانگیز باشد،

هرچند این آمار مربوط به آمریکاست، اما الگوی مشابهی را نیز در سایر کشورها به تصویر می‌کشد،

  • آمارهای سازمان خیریه «Volunteer Canada» در مورد نیکوکاری، داوطلبگی و مشارکت در کانادا، تصویر جامعی از مشارکت عمیق در ایالت‌های این کشور را نشان می‌دهد،
  • گزارش سازمان «Volunteering Australia» در مورد وضعیت داوطلبگی در استرالیا حاکی از مزایای متعددی است که داوطلبان احساس می‌کنند از طریق خدمات‌رسانی حاصل می‌شود،
  • مطالعه سازمان NCVO انگلیس با عنوان «سپری کردن خوب زمان» (Time Well Spent) که یک نظرسنجی ملی از تجربیات داوطلبان است، جزئیات چشم‌انداز داوطلب بودن و رضایت بالای داوطلبان از تجربیات‌شان را شرح می‌دهد،
  • گزارش سازمان «Volunteering New Zealand» در مورد وضعیت داوطلبگی در نیوزیلند، برخی چالش‌های استفاده از این منبع ارزشمند را توضیح می‌دهد،
  • در نهایت گزارش اختصاصی و سالانه ما در مورد پیشرفت مدیریت داوطلبانه، روندهای موجود در این زمینه را برای سازمان‌های مشارکت داوطلبانه تبیین می‌کند،

این اطلاعات به خوبی نشان می‌دهد که مدیریت مؤثر داوطلبان بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است. اگر سازمان‌های غیرانتفاعی بتوانند داوطلبان مناسبی را برای حمایت از اهداف خود به کار گیرند، نشان دهند که چقدر آنها برای جامعه‌شان ارزش ایجاد می‌کنند و قدردان این ارزش باشند، آنگاه این فرصت را به دست می‌آورند تا داوطلبان خوشحال‌تری را پرورش دهند که در نهایت به سودشان تمام خواهد شد.

روشنگری درباره باورهای غلط پیرامون داوطلبان

روشنگری درباره باورهای غلط پیرامون داوطلبان

به این جملات دقت کنید: "اما مدیریت موفق داوطلبان هنگامی که منابع و زمان ستادی محدودی برای استخدام، آموزش و قدردانی در اختیار داریم، دشوار است. به علاوه معیارهایی که برای داوطلب شدن نیاز است را نمی‌توان در همه افراد پیدا کرد." آیا خودتان را درگیر گفتن چنین عباراتی کرده‌اید؟

سازمان‌های غیرانتفاعی در عمل می‌توانند یک طرح داوطلبانه عالی و فوق‌العاده را با هر بودجه‌ای (بزرگ یا کوچک) مدیریت کنند و هرکسی می تواند داوطلب شود. بعداً به جزئیات نحوه کار در محدوده بودجه خواهیم پرداخت، اما ابتدا بیایید این فرضیات غلط که اکثر مردم درباره داوطلبان دارند را کنار بگذاریم.

1. داوطلبان علاقه‌ای به وظایف پیچیده ندارند

داوطلبان عملاً با انجام وظایف دشوار و چالش‌برانگیزی که به آنها این فرصت را می‌دهد تا مهارت‌های خود را افزایش دهند، انگیزه می‌گیرند. این وظایف به آنها حس مسئولیت و هدف می‌دهد.
البته اختصاص وظایف خارج از دایره مهارت‌های داوطلبان ممکن است با علایق آنها باعث عجز و ناکامی‌شان شود، اما اکثر آنها به دنبال یاد گرفتن از چالش‌های جدید هستند. در حالت بهینه باید به داوطلبان وظایفی سپرد که با علایق آنها همسو باشد و در عین حال توسط سازمان تحت حمایت قرار گیرند تا احساس موفقیت کنند.

2. رضایت شغلی، تعهد سازمانی و قصد داوطلب برای ترک سازمان به «نسل سنی» یک داوطلب وابسته است

تحقیقات نشان داده است که نسل سنی داوطلب بر رضایت شغلی یا تعهد وی به یک سازمان تأثیر نمی‌گذارد. در عوض آنچه اهمیت دارد؛ طرز اجرای برنامه‌های سازمان و نحوه حمایت، آموزش و رفتار آن با داوطلبان است.
هرچند میزان دسترس‌پذیری داوطلبان ممکن است متأثر از مرحله زندگی آنها باشد، اما بخش عمده عوامل انگیزشی افراد در محل کار یکسان است. به عبارت دیگر، نسل هزاره‌های امروز، نسل بیبی بومر فردا خواهند بود. 

مَخلص کلام اینکه سن یک داوطلب هیچ اهمیتی ندارد و انگیزه‌‌های وفاداری به یک موقعیت داوطلبی یکسان است. افراد به دنبال احترام متقابل و کارهای هدفمند هستند که تفاوت واقعی را ایجاد می‌کند.

3. فقط کسانی که وقت اضافی دارند (مانند افراد بازنشسته یا دانشجویان) می‌توانند داوطلب شوند

در عصر فناوری امروز، همه می‌توانند داوطلب شوند. شما به وقت اضافی یا مهارت‌های خیلی زیاد نیازی ندارید.  فرصت‌هایی که شامل رویدادها و رخدادها هستند، کوتاه‌مدت بوده و اغلب تنها به چند ساعت زمان نیاز دارند.  داوطلبگی خُرد (Micro-volunteering) به افراد این فرصت را می‌دهد تا در دوره‌های زمانی کوتاه و مناسب داوطلب شوند.

این کارها معمولاً جزو امور ساده‌ای هستند که در هر زمان و مکانی انجام می‌شوند و می‌توانند شامل هر کاری باشند؛ از به اشتراک‌گذاری پیام در رسانه‌های اجتماعی گرفته تا کارت‌نویسی برای کهنه‌سربازان، امضای یک طومار یا توزیع بروشور.

4. داوطلبان عمدتاً از پاداش یا مزایای بیرونی برانگیخته می‌شوند

دلایل زیادی برای داوطلب شدن افراد وجود دارد. شاید آنها در پی یادگیری یک مهارت جدید هستند یا اینکه ممکن است بخواهند با کسب تجربه یک شغل درآمدزا را در آینده اختیار کنند. در عین حال شاید آنها خواهان بهبود جامعه خود هستند. 

معمولاً یک فرد نه به خاطر پاداش‌هایی که ارائه می‌دهید، بلکه به دلیل همبستگی با مأموریت و هدف‌تان در سازمان شما داوطلب می‌شود. هرچند عوامل بیرونی (نظیر دریافت دستمزد یا انعام، اجتناب از اخطار یا تنبیه، تحسین شدن و رضایت خاطر فوری یا دریافت یک پاداش مانند لوح تقدیر، گواهینامه یا هدیه) اغلب باعث ایجاد وابستگی می‌شود، اما عوامل درونی عملاً از تأثیرگذاری بیشتری برخوردارند چرا که دوام و ماندگاری بیشتری دارند و تعهد عمیق‌تری ایجاد می‌کنند.

این عوامل (درونی) عبارتند از:

  • چالش؛ توان به چالش کشیدن خودتان، انجام وظایف جدید یا تفکر در این مورد که چرا کاری انجام شده یا نشده است. 
  • کنترل؛ داشتن اختیار نسبت به کاری که انجام می‌دهید.
  • همکاری؛ توانایی همکاری و کمک به دیگران
  • تأیید شدن؛ دریافت تأییدیه‌های مثبت و معنی‌دار برای کارتان از سوی دیگران

5. داوطلبان علاقه‌ای به دریافت بازخورد (به ویژه منفی) ندارند، زیرا دستمزد و حقوق نمی‌گیرند

داوطلبان نیز مانند کارکنان سازمان می‌خواهند بدانند که چطور کارشان را انجام می‌دهند، حتی اگر حقوق و دستمزدی دریافت نکنند. آنها مایلند بدانند که در چه نقطه‌ای ایستاده‌اند، چه کاری را خوب انجام می‌دهند و چطور می‌توانند این کار را بهتر انجام دهند. 

رهبران نباید از ارائه بازخورد به داوطلبان، صرفاً به دلیل این نگرانی که ممکن است تأثیر منفی بر سازمان بگذارد، خودداری کنند. داشتن استانداردها مهم است و داوطلبان باید دقیقاً مثل کارکنان به این استانداردها پایبند باشند.  حال که از برخی باورهای غلط پیرامون بحث داوطلبی آگاه شده‌اید، اجازه دهید تا تصورات منفی قبلی را به اقدامات سازنده تبدیل کنیم تا به پیشرفت‌تان کمک کند.

 ذهنیت خود درباره مدیریت داوطلبان را تغییر دهید

در کنار تمرکز بر استراتژی مناسب، مدیریت موفقیت‌آمیز داوطلبان مستلزم این است که ذهنیت خود را درست کنید. طرز نگاه‌تان به احتمال موفقیت می‌تواند به ناخودآگاه شما حمله کرده و مانع پیشرفت شود، اما باور به آنچه می‌توانید دست پیدا می‌کنید تأثیر بسزایی در رسیدن به اهداف‌تان دارد.

اگر باور ندارید که می‌توانید با داوطلبان مشارکت داشته باشید، به احتمال زیاد این کار را نخواهید کرد. به عنوان رهبر و مدیر، این شما هستید که می‌توانید با پیدا کردن ابزارها و معلمان درست برای کمک به رهبری‌تان، مسیر موفقیت‌آمیز را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید :

راهکارهایی برای هماهنگ‌سازی داوطلبان

شما باید از شجاعت تعیین اهداف برخوردار باشید، احساس تعلق مشترک در داخل تیم‌تان را شناسایی کنید، دانش و پشتیبانی لازم را ارائه دهید و ارزش‌های منحصربه فردی که برای سازمان خود به ارمغان می‌آورید را ارج نهید.

تبدیل باورهای منفی و محدودکننده به باورهای مثبت و توانمندساز می‌تواند ایمان و اعتماد به توانایی‌های خود و تیم داوطلب‌تان را به طرز قابل توجهی افزایش دهد. در این بین شور و اشتیاق به شدت دست گرفته شده است. از هدایت با الگوی بی‌باکانه و پرانرژی نهراسید!

مدیریت داوطلبان: چرخه عمر داوطلب

مدیریت داوطلبان: چرخه عمر داوطلب

تدوین یک استراتژی برای مدیریت داوطلبان با آماده‌سازی شرایط لازم جهت مشارکت موفق داوطلب آغاز می‌شود. «چارچوب چرخه عمر داوطلب» (Volunteer Lifecycle Framework) در تصویر زیر همه فعالیت‌های لازم که باید در چرخه عمر داوطلبان برنامه‌ریزی شوند را نشان می‌دهد.

استفاده از ابزارها و نکاتی که چه در این راهنما و چه در آموزش و تمرینات‌مان ارائه می‌دهیم، به شما کمک می‌کند تا زیرساختی را ایجاد کنید که بتوانید با گذشت زمان و پیشرفت برنامه آن را دوباره ارزیابی و تکامل دهید. شما می‌خواهید یک کارمند حقوق‌ بگیر یا مجموعه‌ای از افراد که مسئولیت نهایی هر مرحله را بر عهده دارند، به کار بگمارید تا از انجام وظایف و ایجاد نظارت بر برنامه مطمئن شوید.

چارچوب چرخه عمر داوطلبآماده شروع کار هستید؟

حال که به اهمیت مدیریت داوطلبان، آنچه می‌توانند ارائه دهند و نحوه تبدیل تصورات منفی به ذهنیت مثبت پی برده‌اید، می‌توانید برنامه مدیریت داوطلبی خود را گسترش دهید. «ذ» به شما کمک می‌کنید تا هر مرحله از چرخه عمر داوطلب خود را بسط دهید.

گام نخست این است که اهداف استراتژی داوطلبی خود را با اهداف سازمان بزرگ‌تر و جامعه همسو کنید. وقتی این سه هدف همراستا شوند، اتفاقات شگفت‌انگیزی رخ خواهد داد.

 اهداف استراتژی داوطلبی