جذب داوطلبان در یک خیریه می‌تواند اوقات هیجان‌انگیزی را برای رشد و همزیستی همه افراد رقم بزند؛ اما پیوستن آنها به سازمان ممکن است از لحاظ آشناسازی، آموزش و حتی مدیریت آنها کار طاقت‌فرسایی باشد. با وجود این مشکل، سازمان می‌تواند سیستم‌ها و استانداردهایی را برای پشتیبانی از داوطلبان ایجاد کند.
کتابچه راهنمایی داوطلبان یکی از ابزارهای ضروری است که به رفع این معضل کمک می‌کند. همچون کتاب‌های راهنمای کارکنان و محتوای آموزشی مشاغل، این کتابچه راهنما قادر است تا در راستای اطلاع‌رسانی، آموزش و پشتیبانی از داوطلبان عمل کند.
کتابچه راهنمای داوطلبان چیست؟
کتابچه راهنمای داوطلبان در واقع یک منبع چاپی یا دیجیتالی است که به روشنی کارهای خیریه و نحوه کمک‌های داوطلبان به اهداف سازمان را تعریف می‌کند. این کتابچه می‌توانین قوانین مربوط به داوطلبان را توضیح داده و وظایف یا انتظارات را مشخص کند.
از کتابچه راهنما باید برای جذب، آشنایی و آموزش داوطلبان استفاده کرد تا همه با سطح یکسانی از دانش کار خود را آغاز کنند.
این کتابچه همچین یک منبع غنی است که همه می‌توانند در حین رشد خود در سازمان از آن استفاده کنند.
مزایایی که کتابچه راهنما به دنبال دارد!
خیریه‌ها در اغلب مواقع دارای منابع و کارکنان محدودی هستند. بنابراین صرف وقت و زمان برای استخدام، آموزش و نظارت بر داوطلبان منطقی به نظر می‌رسد، به ویژه اگر با تعداد زیادی از افراد علاقه‌مند روبرو باشید.کتابچه‌های راهنما نباید گران‌قیمت یا پرطول و تفصیل باشند. یک نسخه PDF آنلاین و ساده به زمان، هزینه یا محتوای چاپی چندان زیادی نیاز ندارد و در عین حال می‌تواند تجربیات داوطلبان را استاندارد کند.
برخی از مزایای این کتابچه در ادامه بررسی می شود:
- خوشبختانه کتابچه‌های راهنمای داوطلبان می‌توانند به کاهش زمان و هزینه لازم برای جذب و آشناسازی آنها کمک کنند.
- مهم‌تر از همه اینکه کتابچه راهنمای داوطلبان منبع ثابت و معتبری را فراهم می‌کند که کارکنان، داوطلبان و حتی خیران می‌توانند به آن مراجعه کنند. این منبع تصویر واضحی از کارهای سازمان و نحوه کمک کارکنان را در اختیار همه قرار می‌دهد.
- داوطلبان و کارکنان به جای نگرانی درباره تجارب آموزشی ناپایدار یا دستورات «شفاهی» از یک کتابچه راهنمای رسمی برخوردار می‌شوند که به موفقیت آنها کمک می‌کند.
- وقتی روش‌های ارتباطی و اطلاعات تماس در کتابچه راهنما گنجانده می‌شوند، حجم «واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران» برای پاسخ به سؤالات یک داوطلب یا سازماندهی برنامه‌ها نیز کاهش می‌یابد.
- کتابچه راهنما به داوطلبان این امکان را می‌دهد تا از طریق دسترسی مستقیم به افرادی که به آنها کار می‌کنند، وظیفه خود را به بهترین نحو انجام دهند.
هنگام نگارش کتابچه راهنما لازم است تا گروه سنی مخاطبان در نظر گرفته شود. خیریه شاید دارای داوطلبان جوان، داوطلبان خانوادگی یا داوطلبان مسن‌تر باشد. در مورد آخری بسیار مهم است که با احترام و بدون استفاده از کلیشه‌های معمول با آنها صحبت کنید.
برای مطالعه:
محتویات کتابچه راهنما
بسته به اندازه و بخش فعالیت خیریه، کتابچه راهنما از لحاظ حجم و وسعت متفاوت خواهد بود. هر خیریه با دیگری متفاوت و دارای ساختار مربوط به خود است و بنابراین فهرست مطالب واحدی برای کتابچه راهنمای داوطلبان وجود ندارد.
با این حال خیلی از خیریه‌های کوچک و بزرگ از کتابچه‌های حاوی محتویات زیر استفاده می‌کنند.
متن خوشامدگویی
این متن می‌تواند شامل تشکر و قدردانی یا استقبال گرم از داوطلبان برای افزایش علاقه آنها به برنامه داوطلبانه باشد. همچنین این نامه سبک روابط کارکنان و داوطلبان سازمان را تعیین می‌کند. شما حتی می‌توانید تأکید کنید که چطور کار داوطلبانه باعث سود و منفعت داوطلبان می‌شود تا به این ترتیب علاقه افراد برای پیوستن به برنامه‌تان افزایش یابد.
مأموریت سازمان
مأموریت توضیح می‌دهد که چه کسی، چه کاری را به چه علت در سازمان انجام می‌دهد.
برنامه‌ها و پویش‌ها
همه برنامه‌ها و پویش‌های خیریه و همچنین هرگونه ارتباطات اجتماعی را فهرست کنید. این می‌تواند شامل خدمات ارائه‌شده، برنامه‌های تأمین بودجه‌شده و مکان‌های باز باشد.
وظایف و مسئولیت‌های داوطلبان
این بخش شامل موقعیت‌های شغلی و وظایف محوله است.
سیاست‌های داوطلبان
شرایط احراز موقعیت‌های شغلی داوطلبان را ترسیم کنید. برای مثال آیا آنها به بررسی پیشینه و سوابق، آزمایشات یا گواهینامه‌های خاص نیاز دارند یا خیر. فرم‌های درخواست شغل را اضافه کنید و سیاست‌های غیبت و فسخ قرارداد را توضیح دهید.
رفتار و سلوک
قوانین مربوط به پوشش، انتظارات رفتار حرفهای و محل گزارش نگرانی‌ها و دغدغه‌های داوطلبان را توضیح دهید. برخی سازمان‌ها شاید دارای منشور اخلاقی مربوط به خود باشند، به ویژه اگر داوطلبن به کارهایی حساس چون مراقبت از کودکان، معلولان یا سالمندان گماشته شوند.
عملیات و خطوط کلی کار
خیریه‌ها می‌توانند این بخش را برای وظایف داوطلبانه متفاوت ایجاد یا یک الگوی عمومی را برای گزارش‌دهی یا نحوه پوشش ارائه کنند. همچنین دستورالعمل‌های ایمنی، فرآیند کاری و اطلاعات مربوط به شیفت‌ها و زمان‌بندی‌ها را اضافه کنید.
فهرست راهنما
کارکنان یا رهبران مسئول داوطلبان را اضافه کنید. شماره تلفن‌های ضروری، ابزارهای گروهی و وب‌سایت‌هایی که به داوطلبان کمک می‌کند تا وظایف یا برنامه‌های خود را پیگیری کنند، فهرست کنید.
اغلب کتابچه‌های راهنمای داوطلبان شامل مواردی بسیار بیشتر از آنچه در اینجا ذکر شد، هستند.برای مثال، بنیاد ملی حیات وحش (National Wildlife Foundations) محتویاتی چون موارد زیر در این کتابچه گنجانده می‌شود:
- مدیریت سوابق،
- قوانین پوشش،
- حضور و ساعات کاری،
- حداقل ساعات مورد نیاز،
- آموزش،
- ارزشیابی،
- قدردانی،
- رفتار،
- لیست کارکنان و اعضای هیئت مدیره
- استعمال سیگار و دخانیات،
- ایمنی و مسئولیت،
- بازپرداخت هزینه‌ها،
- ایمنی و امنیت،
- آزار و اذیت جنسی
- تعارض منافع
سفارشی‌سازی کتابچه راهنما
فهرست بالا صرفاً یک نقطه شروع برای خیریه‌هاست و به هیچ وجه تنها فرمت تحت اختیار شما نیست. خیریه‌ها می‌توانند نسخه کامل کتابچه راهنمای خود را تهیه یا از رویکرد «آشناسازی و توجیه» داوطلبان استفاده کنند.
کتابچه آشناسازی و توجیه کارکنان شاید تنها بر روی نقش‌ها و وظایفی که داوطلبان برای سازمان انجام خواهند داد، تمرکز کند. این توضیحات را می‌توان برای هر پست و موقعیت سفارشی‌سازی کرد یا اینکه به عنوان یک کتابچه آشناسازی عمومی برای همه داوطلبان مورد استفاده قرار گیرد.
فرآیند آشناسازی همچنین می‌تواند شامل ویدیوهایی باشد که داوطلبان از راه دور یا طی یک جلسه گروهی یا فردی به آن دسترسی پیدا می‌کنند.
شاید لازم باشد تا برخی خیریه‌ها بخش‌های دیگری چون دستورالعمل‌های بازپرداخت یا روش‌های تخلیه اضطراری را در کتاب راهنمای خود بگنجانند.
همچنین برخی موارد سلب مسئولیت حقوقی یا بیمه‌ای را نیز می‌توان به کتاب راهنما اضافه کرد، نظیر اطلاعات مربوط به مسئولیت خسارات یا اطلاعات پیرامون «قانون سامری خوب» (Good Samaritans Law) ایالت مربوطه. با لحظه‌ای تفکر از خود بپرسید که آیا وظایف «غیرمعمول» را از داوطلبان خواسته‌اید یا خیر، و بخشی را در خصوص این موضوع در کتابچه راهنمای خود ایجاد کنید.
نحوه ایجاد سریع کتابچه راهنمای داوطلبان
زیبایی یک کتابچه راهنما به این است که چندان پیچیده نباشد. می‌توانید از اسناد آموزشی موجود یا بحث و گفتمان بین کارکنان و داوطلبان برای تصمیم‌گیری در مورد محتوای کتابچه استفاده کنید.
همچنین پیشنهاد می‌شود که از کتاب‌های راهنمای سایر خیریه‌ها به عنوان یک الگوی کلی استفاده کنید (اما از آنها کپی‌برداری نکنید!) به خاطر داشته باشید که کتابچه راهنما نبایستی کامل باشد. اشکالی ندارد که با ویرایش اول کارتان را شروع کرده و بعداً آن را به روز کنید.
بیشتر بخوانید:
رمز موفقیت این است که کارتان را شروع کنید
با استفاده از برنامه Microsoft Word یا Google Docs، داوطلبان یا کارکنان می‌توانند الگوهای دستی حرفهای و قالب‌های بروشور را انتخاب یا فقط از یک سند پایه استفاده کنند. اما برای جستجو و مرور آسان، سند باید حاوی موارد زیر باشد:
- عنوان دقیق و واضح با تمام اطلاعات مرتبط (نام، آدرس، اطلاعات تماس)
- فهرست مطالب
- قطع صفحه بین بخش‌ها
- مطالب ساده و خواندنی
- فونت و رنگ‌های ساده
- اطلعات تماس هماهنگ‌کننده برنامه جهت ارتباط ایمن
شما می‌توانید کتابچه راهنمای خود را با استفاده از رنگ‌ها، فونت‌ها و سبک تصویر سازمان خود متمایز کنید. کتاب راهنما را تا حد امکان واضح، منظم و مختصر بنویسید.
آماده کردن نسخه کامل شده از کتاب
پس از ویرایش و آماده‌سازی کتابچه راهنمای نخست خود می‌توانید آن را چاپ کرده یا یک نسخه PDF آنلاین برای وبسایت خود ایجاد کنید. نسخه PDF مقرون به صرفه‌ترین گزینه ممکن است. با وجود یک PDF آنلاین می‌توانید کتابچه راهنما را از طریق ایمیل، رسانه‌های اجتماعی یا وبسایت خود توزیع کنید. ایجاد دفترچه راهنمای آنلاین و مجازی کار بروزرسانی مرتب آن را نیز بسیار ساده‌تر می‌کند.
به خاطر داشته باشید که هیچ رویکرد «ثابت و واحدی» برای ایجاد یک کتابچه راهنمای داوطلبان وجود ندارد. به این فکر کنید که چه اطلاعاتی را باید به طور مداوم در اختیار داوطلبان خود بگذارید و مایل هستید تا آنها به چه منابعی دسترسی داشته باشند. همیشه این فرصت در اختیارتان هست تا بعداً آن را بروز کنید.
با در اختیار گذاشتن منابع لازم برای کارکنان و داوطلبان که بتوانند بیشترین تأثیرگذاری را با کمترین نظارت داشته باشند در زمان، پول، انرژی و استرس خود صرفه‌جویی کنید.
منبع: وبسایت liveabout
دیدگاه خود را بنویسید