مدیریت سازمان غیرانتفاعی به ترکیبی از مهارت‌های مختلف نیاز دارد، به طوری که شما باید همزمان یک رهبر، معلم، شنونده، بازاریاب، مربی، هماهنگ‌کننده، برنامه‌ریز رویداد، مسئول جمع‌آوری اعانه‌های مالی و ... باشید. در این کتابِ راهنما ابزارهای خاصی را در اختیارتان قرار دادیم که برای عبور از مراحل مختلف چرخه عمر داوطلب به شما کمک می‌کند، اما برای برنامه‌ریزی یک طرح داوطلبانه‌ی جامع و فراگیر با استفاده از بهترین شیوه‌های مدیریت غیرانتفاعی به چه مواردی نیاز است؟
برای مدیریت کارآمد یک سازمان غیرانتفاعی باید افراد مناسب، چشم‌انداز واقع‌بینانه از بودجه و ابزار و منابع لازم برای تحقق هدف را در اختیار داشته باشید و بتوانید بازگشت سرمایه خود را ارزیابی کنید تا به این ترتیب در برنامه پیشرفت و بهبود حاصل شود.
چک لیست برنامه داوطلبانه برای مدیریت بهتر سازمان غیرانتفاعی
چه با مدیریت سازمان غیرانتفاعی آشنا باشید و چه فردی تازه‌کار در این حوزه باشید، باید مطمئن شوید که حداقل ابزارها و اسناد مورد نیاز زیر را در اختیار دارید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا علاوه بر ایجاد روابط، برند خود را مستحکم کنید، مأموریت‌تان را ادامه دهید و استراتژی و چارچوب مشارکت موفق داوطلبان را برای سازمان خود تدوین کنید.
1. بیانیه مأموریت سازمان
با بیان اهداف مشترک، سازمان خود را تعریف کنید. آن را به روز و عاری از اصطلاحات و تکه‌کلا‌م‌های گنگ صنعتی نگه دارید.
2. فلسفه و حکمت مشارکت داوطلب
دلایل مشارکت داوطلبان و مزایایی که برای سازمان به ارمغان می‌آورند را واضح و روشن بیان کنید. این قسمت را در بالای شرح شغل داوطلب قید کنید (این با بیانیه مأموریت سازمان متفاوت است).
3. شرح شغل مدیر داوطلبان
مطمئن شوید که زمان مشخص و کافی برای ایجاد روابط به همه ذی‌نفعان و مدیران داخل سازمان، اختصاص داده شده است. شرح شغل را سالانه به روز کنید تا بازتابی از کار واقعی و درصد زمان سپری‌شده در هر حوزه کاری اصلی باشد (برای مشاهده الگوی شرح شغل به فصل 1 "راهکارهای برای هماهنگ‌سازی داوطلبان" مراجعه کنید).
4. کارت ویزیت
یک نقل قول انگیزه‌بخش یا فلسفه مشارکت داوطلبان را در پشت کارت ویزیت درج کنید. یکی برای کارت ویزیت مخصوص شما و دیگری کارت ویزیت عمومی برای داوطلبان.
5. «برنامه اقدام» برای جذب داوطلبان جدید
برنامه شما باید استراتژیک، متمرکز بر مخاطبان خاص و قابل فهم برای کل سازمان باشد (برای شروع به کار به فصل 2 "هر آنچه باید برای جذب داوطلبان بدانید!" مراجعه کنید).
6. راهنمای سبک بازاریابی با لوگوها
ثبات و انسجام طرح از پیچیدگی و دشواری وظایف ارتباط‌گیرندگان با داوطلب می‌کاهد. از فایل‌های با وضوح بالا و فونت‌ها و رنگ‌های ثابت برای لوگوهای خود استفاده کنید.
7. سیستم نرم‌افزاری مدیریت داوطلبان
در دنیای امروز مدیریت داوطلبان با صفحات گسترده اکسل به تنهایی کافی نیست. شما به یک پلتفرم نرم‌افزاری نیاز دارید که علاوه بر خودکارسازی وظایف تکراری به داوطلبان اجازه دهد، پروفایل‌های خود را مدیریت و ساعات کاری‌شان را ثبت کنند و به عنوان یک مجرای ارتباطی با حامیان‌تان عمل کند. برای اطلاع از یک کاربرگ رایگان که نحوه انتخاب سیستم مناسب را توضیح می‌دهد، به فصل 6 "نرم‌افزار مدیریت داوطلبان چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟" رجوع کنید.
8. شرح شغل داوطلب
وظایف داوطلب را به مأموریت سازمان خود پیوند دهید. به اندازه کافی منعطف باشید تا براساس علاقه یک داوطلب، وظایف جدید ایجاد کنید.
9. برگه اطلاعات (فکت‌شیت) تقاضانامه داوطلب
مراحل مورد نظر در پروسه تقاضانامه جذب داوطلب را به وضوح بیان و اعتماد لازم را ایجاد کنید. فرم تقاضانامه را بر روی صفحه وب منتشر و/یا یک بروشور استخدام ایجاد کنید.
برای مطالعه :
10. تقاضانامه داوطلب
اطلاعات مهم داوطلبان را جمع‌آوری و به آنها بفهمانید که سازمان امنیت‌شان را در اولویت قرار می‌دهد. در صورت ممکن، بررسی سوابق و معرفی‌نامه شخصی را با توضیح کوتاه درباره چرایی اهمیت آنها در این سند وارد کنید.
11. سؤالات مصاحبه غربالگری داوطلب
درباره اولویت‌های داوطلبان و رفتار آنها در شرایط خاص کسب اطلاع کنید. البته به خاطر داشته باشید که این یک جاده دوطرفه است: صحبت کنید و گوش دهید (به فصل 3 "گزینش دقیق و استقرار صحیح داوطلبان در سازمان‌های غیرانتفاعی" مراجعه کنید).
12. موافقت‌نامه داوطلبان
به داوطلبان اطمینان دهید که سازمان شما به خوبی اداره می‌شود و از اطلاعات شخصی آنها محافظت خواهد شد. در صورت امکان، قراردادهای حفظ حریم خصوصی، محرمانگی و تضاد منافع را لحاظ کنید.
13. کتابچه راهنمای داوطلبان
به داوطلبان جدید انگیزه دهید و به آنها کمک کنید با هنجارهای اجتماعی و قوانین نانوشته آشنا شوند. همچنین یک «فرم شهادت‌نامه» کوتاه را به امضای داوطلب برسانید.
14. استراتژی قدردانی و حفظ داوطلب
به جای آنکه تا آخرین لحظه برای برپایی یک رویداد قدردانی از داوطلبان منتظر بمانید، به دنبال راه‌هایی باشید که قدردانی از داوطلب را به شیوه‌های روزانه‌ی مدیریت سازمان غیرانتفاعی خود اضافه کنید (برای این خصوص به فصل 7 " چطور از داوطلبان براساس انگیزه‌های‌شان قدردانی کنیم؟ "رجوع کنید).
"یک رهبر برجسته نه به صداهای خودنمایانه که در بوق و کرنا اظهار می‌شود، بلکه به نجواهای خاموش پاسخ می‌دهد." مولی مارتی (Mollie Marti)
تهیه بودجه برای حمایت از مشارکت داوطلبان
داشتن بودجه یکی از مؤلفه‌های کلیدی برای مدیریت مؤثر سازمان غیرانتفاعی است، چرا که به سازمان اجازه می‌دهد بر مأموریت خود تمرکز کرده و برنامه‌هایش را توسعه دهد. بودجه‌ی دقیق و کاربردی علاوه بر اینکه به شما می‌گوید دقیقاً در چه نقطه‌ای ایستاده‌اید (تبیین وضعیت کنونی)، می‌تواند در برنامه‌ریزی برای آینده نیز به شما کمک کند.
بدون وجود بودجه، در معرض خطر هزینه کردن بیش از حد، کاهش خدمات یا از دست دادن خیّران قرار خواهید گرفت. برنامه‌ریزی مالی یک فرآیند مستمر و مداوم است. شما می‌توانید 3 تا 6 ماه قبل از شروع سال مالی بعدی خود، برنامه‌ریزی برای تهیه بودجه مشارکت داوطلبان را آغاز کنید.
هدف از این کار ارزیابی وضعیت مالی فعلی، ارزیابی اهداف برنامه برای سال آینده و بررسی جریان‌های درآمد بالقوه است. در این محدوده زمانی، حدود 1 تا 2 ماه را برای تصویب بودجه بسته به سطوح مختلف مدیریت غیرانتفاعی (نظیر مدیرعامل، هیئت مدیره، بخش مالی) که شاید بودجه به موافقت آنها نیاز داشته باشد، در نظر بگیرید.
در نهایت زمانی را برای نظارت و گزارش‌دهی درباره وضعیت مالی خود اختصاص دهید. هر بودجه از درآمدها و هزینه‌ها تشکیل شده است. صرف نظر از کوچک یا بزرگ بودن طرح درآمد و هزینه، می‌توانید برنامه اختصاصی خودتان را برای تخصیص منابع ایجاد و پیگیری کنید. بودجه سازمان‌های غیرانتفاعی شامل چهار هزینه عمومی است:
- هزینه‌های مستقیم؛ هزینه‌هایی که مستقیماً به یک پروژه یا برنامه خاص مربوط است،
- مخارج سرمایه‌ای؛ اقلامی که ارزش بلندمدت دارند (خودرو، ملک و ...)،
- هزینه‌های غیرمستقیم (پنهان)؛ هزینه‌هایی که مربوط به پروژه نیست، اما برای عملکرد موفق ضروری هستند،
- کمک‌های غیرنقدی؛ اهدای «رایگان» کالاها یا خدمات (هم به عنوان هزینه و هم درآمد محاسبه می‌شود)،
هزینه‌های غیرمستقیم به هزینه‌های سربار، هزینه‌های اداری، خدمات پشتیبانی یا هزینه‌های عملیاتی نیز معروف هستند. خیلی از سازمان‌ها مقداری هزینه سربار معین را برای هر برنامه درنظر می‌گیرند (درصدی از کل بودجه برنامه).
بودجه‌های برنامه داوطلبانه
با توجه به نکات فوق، مدیریت سازمان غیرانتفاعی چه مواردی را باید در بودجه برنامه داوطلبانه (خیرخواهانه) لحاظ کند؟ اساساً هر منبعی که به آن نیاز دارید و استفاده می‌کنید شامل منابعی که از شما در امر تبدیل شدن به یک مدیر و رهبر بهتر حمایت می‌کنند.
وقتی هزینه‌های واقعی مشارکت داوطلبان در یک بودجه لحاظ نمی‌شوند، این شائبه تقویت می‌شود که داوطلبان نیروی کار مفت و رایگان هستند. اما واقعاً این طور نیست. مشارکت دادن داوطلبان برای موفقیت به یک استراتژی قوی و منابع واقعی سازمان، چه نقدی و چه غیرنقدی، نیاز دارد. مواردی که باید در بودجه در نظر گرفته شوند، عبارتند از:
- بازاریابی عمومی (طراحی وب‌سایت، بهینه‌سازی موتور جستجو، بروشورها، آیتم‌های نمایشی/تبلیغاتی و ...)،
- استخدام داوطلبان (پست‌های آنلاین، عضویت در مرکز داوطلبان، بررسی سوابق و ...)،
- قدردانی از داوطلبان (رویدادهای خاص، لوازم تقدیر، غذا/نوشیدنی و ...)،
- پشتیبانی و تجهیز داوطلبان (نرم‌افزار مدیریت و ارتباطات داوطلب، مسافرت و هزینه آن، گوشی، لوازم و ...)،
- توسعه حرفه‌ای داوطلبان و کسانی که آنها را هدایت می‌کنند (آموزش، صدور گواهینامه، آثار و مقالات، کنفرانس‌ها، حق عضویت و ...)،
- مدیریت داوطلب و سایر نرم‌افزارها (برای کاربرد و نصب، گزارش تأثیر داوطلبان، ارائه آموزش آنلاین، ارتباطات و ...)،
ضرورت ایجاد فهرست حساب‌ها
سیستم حسابداری هر سازمان دارای یک «فهرست حساب‌ها» (chart of accounts) است که منابع درآمد، انواع هزینه‌ها و اقلام ردیف بودجه مربوط به آن را دسته‌بندی می‌کند. اقلام ردیف بودجه (Line items)، صرفاً ردیف‌هایی هستند که در هر بودجه گنجانده می‌شوند.
اگر هنگام تهیه بودجه داوطلبان، ردیف‌های خود را با بخش مالی هماهنگ و تنظیم کنید، در این صورت می‌توانید بر هزینه‌ها نظارت کرده و با مدیران داخلی از نظر فهم آنها ارتباط برقرار کنید. شما می‌توانید با پیش‌بینی آیتم‌های ردیف بوجه شروع به تهیه بودجه طرح داوطلبانه خود کنید.
آیتم‌های ردیف بودجه احتمالی برنامه داوطلبانه
هنگام تهیه بودجه برای فعالیت‌هایی که برخی کارکنان با آن آشنا نیستند، توضیحات کوتاه را به آیتم‌های ورودی اضافه کنید. این به کسانی که بودجه را مورد مطالعه و بازبینی قرار می‌دهند، کمک می‌کند تا ضمن اطلاع از دلیل اصلی درج یک آیتم در بودجه، متوجه شوند که برای مثال چرا یک رقم در بودجه پیشنهادی امسال با رقم سال گذشته متفاوت است. توضیحاتی که می‌توانید در صورت عدم شفافیت اطلاعات در خصوص وضعیت خود بگنجانید، عبارتند از:
- اطلاعات کارکنان (جایگاههای شغلی، شایستگی‌ها، وظایف و ...)،
- آمار (محاسبات)،
- فروشندگان (برای مثال فروشنده نرم‌افزار مدیریت داوطلبان و علت انتخاب آن)،
- رویدادهای ویژه (هدف، طرح‌ها، مکان برگزاری و ...)،
- قدردانی از داوطلب (علت اصلی، اهداف و ...)،
- سربار (در صورت وجود شامل چه چیزی است، چطور از بخش‌های دیگر سازمان مطالبه یا به آنها پرداخت می‌شود)،
- ساعات و دستاوردهای مورد انتظار داوطلب (FTEهای معادل، اهداف استراتژیک)،
روش‌های تأمین بودجه
یک بودجه کامل، علاوه بر هزینه‌ها باید شامل برآوردی از درآمدهای پیش‌بینی‌شده‌ی برنامه، طی سه سال آینده باشد که تحت عنوان منابع تأمین بودجه فهرست می‌شوند. علت احتساب زمان بیش از یک سال این است که می‌توانید تصویر واضحی از چگونگی تغییرات بودجه را در طول زمان ترسیم کنید.
برای مثال می‌توانید نشان دهید که وقتی کمک‌های دولتی کاهش می‌یابند، سایر منابع برنامه‌ریزی‌شده، وظیفه تأمین بودجه را به عهده می‌گیرند. اگر در مورد تأمین بودجه خود مطمئن نیستید، می‌توانید پیش‌بینی‌های درآمدی خود را با علامت‌گذاری آنها به عنوان «تحت تعهد» یا «محتمل و احتمالی» توصیف کنید.
این امر به ایجاد روابط شفاف و قابل اعتماد با کسانی که قدرت تصویب یا مسدود کردن بودجه و برنامه‌ریزی برای تأمین بودجه اضطراری را برخوردار هستند، کمک می‌کند. روش‌های خلاقانه بی‌شماری برای تأمین بودجه خدمات داوطلبانه وجود دارد که در اینجا چند مورد از آنها ذکر می‌شود:
- تخصیص درصدی از کل کمک‌های خیریه به سازمان؛ براساس درصدی که کل داوطلبان کمک می‌کنند،
- تخصیص درصدی از کل هزینه‌های برنامه؛ براساس درصدی از کل ساعات کاری که داوطلبان کمک می‌کنند،
- تخصیص عواید حاصل از رویدادهای ویژه؛ همه یا بخشی از درآمد را اختصاص دهید،
- تخصیص هزینه‌های سربار سازمان؛ از هر برنامه‌ای در سازمان که داوطلبان در آن مشغول به کار هستید، بخواهید که درصدی را برای خدمات داوطلبانه کنار بگذارند.
- تخصیص خدمات داوطلبانه به عنوان درصدی از کمک‌های مالی برنامه که شامل داوطلبان می‌شود؛ به عنوان بخشی از هزینه‌های خدمات مستقیم.
- اجرای پویش‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی برای پوشش هزینه‌های عملیاتی عمومی یا خریدهای خاص.
برنامه‌ریزی بودجه، کاری وقتگیر است و حتی اگر هنوز فاقد بودجه هستید، هم‌اکنون به فکر کردن در مورد آن بپردازید. داشتن بودجه اختصاصی ارزش برنامه شما را نشان می‌دهد و می‌تواند به کسب منابع و کمک‌های مالی بیشتر کمک کند. توجه کنید شما چیزی برای از دست دادن، ندارید و در عوض همه چیز را به دست می‌آورید.
ارتقای سطح مهارت‌های مدیریت غیرانتفاعی و رهبری داوطلبان نزد کارکنان
یکی از روش‌های مدیریت سازمان غیرانتفاعی که با وجود ارزشمندی فراوان اغلب نادیده گرفته می‌شود، رشد مهارت‌های رهبری داوطلبان نزد کارکنان است. این کار با کمک به پرسنل در شناخت اهمیت روابط کارکنان و داوطلبان آغاز می‌شود. روابط مثبت بین کارکنان و داوطلبان از اهمیت فراوانی برای سلامت سازمان برخوردار است.
کارکنان بخش بزرگی از فرهنگ سازمانی را شکل می‌دهند و می‌توانند عاملی در جهت حفظ و ابقای داوطلبان در سازمان باشند. اگر متوجه شدید که نرخ ابقای داوطلبان رو به کاهش است یا تنش‌هایی میان کارکنان و داوطلبان وجود دارد، باید این مشکلات را در اسرع وقت برطرف کنید. چند نشانه اولیه که از لزوم ورود سازمان به روابط بین کارکنان و داوطلبان حکایت می‌کنند، عبارتند از:
- وقتی صحبت از «ما» می‌شود و نه «آنها»،
- وقتی بین وظایف داوطلبان و کارکنان مرزهای گنگ و مبهم وجود دارد،
- وقتی سیستم ارباب رعیتی یا عدم تمایل به همکاری مشترک یا مشارکت دادن داوطلبان وجود دارد،
- وقتی حداقل اشتراک‌گذاری اطلاعات یا به عبارتی احتکار اطلاعات وجود دارد،
- وقتی رضایت کارکنان و داوطلبان در سطح پایینی قرار دارد،
- وقتی شکایات مستقیم (یا غرولندهای غیرمستقیم) علیه یکدیگر مطرح می‌شود،
ممیزی رابطه کارکنان و داوطلبان
انجام ممیزی در جوِ موجود بین کارکنان و داوطلبان، روشی سریع برای ارزیابی روابطِ میان آنها و نظارت بر تأثیر مداخلات و میانجی‌گری‌هاست. اساساً ممیزی یک نظرسنجی با سؤالاتی در مورد روابط کارکنان و داطلبان با استفاده از مقیاس «لیکرت» است. نتایج ممیزی، مشکلات را به شما نشان می‌دهد تا بتوانید به طرز مناسب آنها را برطرف کنید.
نحوه انجام ممیزی روابط
برای انجام ممیزی:
- یک کمیته حقوق‌بگیر از کارکنان و داوطلبان تشکیل دهید،
- سؤالات نظرسنجی را بین داوطلبان، کارکنان حقوق‌بگیر و مشتریان خدمات مستقیم که به طور منظم با داوطلبان در تماس هستند، توزیع کنید،
- نتایج را در گروه به بحث بگذارید، اما مراقب باشید که افراد یا بخش‌های خاصی را مقصر جلوه ندهید،
پس از پایان فرآیند ممیزی (رسیدگی)، می‌توانید طرح تغییرات را اجرا کنید. مطمئن شوید که پیام‌های شما مفید و مختصر هستند و همواره به افرادی که تحت تأثیر هرگونه سیاست‌های جدید در رابطه با داوطلبان یا کارکنان قرار می‌گیرند، منتقل خواهند شد. طرح شما باید شامل موارد زیر باشد:
- افراد؛ چه کسانی (مستقیم و غیرمستقیم) تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟
- فرآیند؛ اوضاع چگونه تغییر خواهد کرد؟ چه کسی اهمیت می‌دهد؟
- پلتفرم؛ چه ابزار و پشتیبانی مورد نیاز است؟ چه مهارت‌های فنی لازم است؟
- جایگاه؛ چه فرد دیگری با راه‌حل‌های شما در سازمان همسوست؟
جلب نظر و موافقت مدیران ارشد
اجرای برنامه شاید به جلب نظر و موافقت مدیریت ارشد نیاز داشته باشد. رهبران سازمانی در نهایت مسئول سیاست‌گذاری و الگویی برای هدایت تغییرات در مسئولیت‌ها و پاسخگویی کارکنان هستند. اگر مدیران به طور فعال و علنی از داوطلبان حمایت نکنند، احتمالاً این نوع حمایت در هیچ جای دیگری دریافت نخواهد شد.
بیشتر بخوانید :
برای اطمینان از اینکه داوطلبان در حال انجام یک عملکرد واقعاً استراتژیک در سازمان هستند، مأموریت یا دستورکار خود را مجدد بررسی کنید تا مطمئن شوید که وظایف داوطلبان در راستای اهداف نهایی است. داوطلبان را در این فرآیند مشارکت دهید. طرح سؤالات زیر می‌تواند مفید باشد:
- سازمان ما چگونه می‌تواند با مشارکت دادن داوطلبان اجتماعی به طرز مؤثرتری به مأموریت خود عمل کند؟
- مهم‌ترین خلأهای ما کجاست؟
- روش‌های نوآورانه‌‌ی همکاری با داوطلبان برای بهبود استعداد و سرمایه اجتماعی چیست؟
- بهترین کاری که می‌توانیم انجام دهیم چیست؟
- برای بهتر شدن چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
شما همچنین می‌توانید با همکاران و داوطلبان خود یک فرآیند بزرگ‌تر برای برنامه‌ریزی نیروی کار را آغاز کنید.
پاسخگویی مدیریت سازمان غیرانتفاعی
حال که مشکل را ارزیابی کرده‌اید و موافقت مدیریت، کارکنان و داوطلبان را جلب نمودید، وقت آن فرا رسیده است تا «اصل پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری» را در برنامه خود وارد کنید. داوطلبان در همه مشاغل مستقر می‌شوند و بنابراین برای اطمینان از اینکه همه در کار مشارکت می‌کنند، گام‌هایی هدفمند را بردارید.
شما می‌توانید این کار را با ایجاد توافق در مورد نحوه همکاری کارکنان و داوطلبان با یکدیگر، توقعات از کاری که باید انجام شود، نحوه حمایت کارکنان از داوطلبان و ارتباطات مورد انتظار انجام دهید. راه‌های دیگر برای ارتقای پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری عبارت است از:
- مطمئن شوید که مدیرعامل، داوطلبان را در تیم خود مشارکت داده است،
- هیئت مدیره و کارکنان را از فعالیت، نتایج و تأثیرات داوطلبان آگاه نگه دارید،
- از هیئت مدیره بخواهید در مورد سیاست‌های داوطلبانه تصمیمات کلی اتحاذ کند،
- مدیر داوطلبان را در تیم مدیریتی بگنجانید،
- از داوطلبان دعوت کنید تا در توسعه برنامه و تصمیم‌گیری که مستقیماً بر آنها تأثیر می‌گذارد، ایفای نقش کنند،
- وظایف مشارکت داوطلبانه را به شرح شغل هر کارمند اضافه کنید و مدیریت داوطلبان را در کتابچه راهنمای کارمندان بگنجانید،
- به همه کارکنان آموزش دهید که چگونه داوطلبان را به طور مؤثر رهبری کنند و آنها را براساس عملکردشان ارزیابی کنید،
- از داوطلبان و کارکنان به خاطر شایستگی تیمی قدردانی کنید،
- در نهایت اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم - کارکنان و داوطلبان به یکسان – به استانداردهای حرفه‌‌ای‌گری و همکاری گروهی مشابه پایبند هستند،
پرورش رهبران کارکنان
با ایجاد توافقاتی شامل مشارکت دادن داوطلبان در زمینه تصمیم‌گیری و تدوین شرح وظایف کارکنان و قدردانی از همکاری‌های تیمی داوطلبان و پرسنل می‌توانید یک فرهنگ سالم را در روابط بین داوطلبان و کارکنان شکل دهید. این فرآیند به کارکنان کمک می‌کند تا به اهمیت روابط قوی بین خود و داوطلبان پی برده، همچنین بستری را برای آنها جهت حمایت از یک برنامه بهتر ایجاد می‌کند.
رهبران کارکنان جهت موفقیت در روابط با داوطلبان باید از مهارت‌های مدیریتی ضروری برای ایجاد انگیزه و حمایت از داوطلبان نیز برخوردار باشند. این مهارت‌ها شامل مدیریت جلسه، حل مشکل، حل تعارض و تقسیم قدرت است و باید توسط سرپرستان از طریق آموزش و مربی‌گری مستمر آموخته شود (برای تقویت مهارت‌های سرپرستی به فصل 5 "سرپرستی داوطلبان؛ دشوارترین جنبه مدیریت" رجوع کنید).
در نهایت فراموش نکنید که هم به کارکنان و هم به داوطلبان برحسب همکاری مؤثرشان پاداش دهید. این باعث افزایش روحیه، انگیزه بخشیدن به رهبران نوظهور و کاهش مقاومت در برابر تغییرات اجتناب‌ناپذیر مدیریتی که داوطلبان به بار می‌آورند، خواهد شد.
فلسفه شما برای مدیریت سازمان غیرانتفاعی چیست؟
اغلب ما رویکرد رهبری خود را بی چون و چرا می‌پذیریم و به آن باور داریم، اما در مورد پیروانمان چه؟ آیا آنها از ارزش‌ها، باورها و اصول مهمی که پشتیبان و محرک تصمیمات ماست آگاهی دارند؟ اگر ما خودمان آگاهی نداشته باشیم، در این صورت احتمالاً باورهایمان به کار و عمل تبدیل نخواهد شد.
وقتی صحبت از داوطلبان پیشرو می‌شود، رهبری شفاف یک مؤلفه مهم و اساسی برای تضمین موفقیت است. باورهای شما در مورد ذات بشریت که با ارزش‌های شخصی همسو هستند، پایه و اساس فلسفه‌ی رهبری سازمان غیرانتفاعی را تشکیل می‌دهند. پنج عبارت زیر و مثال‌هایی که برای هر یک ذکر شده است، می‌تواند به شما کمک کند تا فلسفه خود را بسازید:
- من باور دارم که [ارزش‌های خود را وارد کنید]...
برای مثال... "من باور دارم که با عزم و اراده و تمرکز، تیم‌ها می‌توانند هر مشکلی را حل کنند."
- افکار من [نگرش‌ها و اقدامات مورد نظر خود را درج کنید]...
برای مثال... "افکار من به جای تمرکز بر محدودیت‌های افراد، بر نقاط قوت آنها متمرکز خواهد شد."
- کلام من [نگرش‌ها و اقدامات مورد نظر خود را درج کنید]...
برای مثال... "کلام من، واضح و مستقیم و در عین حال دلسوزانه خواهد بود."
- من با/بوسیله [اصول کلیدی پشتیبان شما] رهبری خواهم کرد
برای مثال... "من با فهم و ذکاوت و با علم به اینکه کار ما جدی است رهبری خواهم کرد، اما نباید ما خودمان را خیلی جدی بگیریم."
- من انتظار دارم [رفتار را در شرایط چالش‌برانگیز وارد کنید]...
برای مثال... "من انتظار دارم در هنگام بروز شرایط چالش‌برانگیز روی فرآیند تمرکز کنم نه افراد."
از ابراز فلسفه شخصی فقط به عنوان قطب‌نمایی برای خودتان استفاده کنید. نیازی به اشتراک گذاشتن آن با افراد دیگر نیست. با این حال، زمانی که یک آینده جدید و هیجان‌انگیز را برای تیم داوطلبان خود رقم می‌زنید، این فلسفه از طریق گفتار و کردار شما روشن می‌شود.
آغاز مدیریت عالی سازمان غیرانتفاعی با «VolunteerPro»
آیا آماده‌اید دست به کار شوید و از طریق شیوه‌های بی‌نظیر مدیریتی، برنامه داوطلبانه و خیرخواهانه خود را در سازمان غیرانتفاعی شروع کنید؟ در این کتاب راهنما، اطلاعات اولیه و ابزارهایی که به آن نیاز دارید را در اختیار شما قرار داریم. اکنون وقت آن فرا رسیده که وارد عمل شوید.
به خاطر داشته باشید که برای ایجاد یک استراتژی مشارکت داوطلبانه مؤثر و معنی‌دار به ترکیبی از ذهنیت، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های صحیح با یک ساختار سازمانی پشتیبان نیاز دارید. اگر برای آنچه آموخته‌اید ارزش قائل هستید و آماده‌اید تا برنامه خود را با منابع کیفی، آموزش و پشتیبانی بیشتر حین اجرای طرح‌های داوطلبانه جدید ارتقاء دهید، با عضویت در «VolunteerPro» کارتان را شروع کنید.
دیدگاه خود را بنویسید