بنیاد آلا سلسله نشست‌هایی با محوریت موضوعات مربوط به امور خیریه و سمن‌ها برگزار می‌کند. نشست «اشتراک گذاری دانش بین سازمانی در سازمان‌های خیریه» با حضور نسرین غنبر طهرانی، دکترای مهندسی صنایع و عضو هیئت علمی دانشگاه خوارزمی، در زمستان ۹۷ برگزار شد. 

یکی از مسائلی که مؤسسات خیریه به آن دچار هستند، جزیره‌ای عمل کردن آنهاست. بنابراین ضروری است برای پیشگیری از این آسیب از نظرات متخصصان بهره گرفته شود.
خانم غنبر طهرانی حدود ۶ سال در حیطه سازمان‌های مردم نهاد به صورت علمی فعالیت کرده‌اند. در این نشست در خصوص مدیریت دانش، به خصوص بحث به اشتراک‌گذاری دانش بین دو سازمان صحبت‌هایی ارائه کردند که در ادامه می خوانیم.

دانش چیست؟

دانش چیست؟

منظور از دانش، تخصص، تجربه و اطلاعاتی است که منجر به عملکرد بهتر در سازمان می شود. در حقیقت مرز ممیزه دانش، کاربردش است، تفاوتی که در عملکرد ایجاد می‌کند. دانش را به دو دسته دانش «ضمنی» و «صریح» تقسیم بندی کرده‌اند. 

برای مطالعه :

آشنایی با قوانین مالیاتی موسسات خیریه و سمن‌ها

دانش ضمنی؛ دانشی است که حاصل تجربه افراد است. در این نوع دانش، انسان‌ها انتخاب می‌کنند که در حین کار از آن استفاده کنند، اما دانش صریح، مستنداتی است که روش‌های انجام کار را توضیح می‌دهد. در ادامه کلیدواژه‌های این حوزه راتوضیح می‌دهیم:

1. تولید دانش؛ 

هر سازمان برای رسیدن به موفقیت باید قسمت‌هایی که دانش ایجاد می‌شود و یا نیاز به ایجاد دارد را شناسایی کند و مطمئن شود که تولید دانش صورت می‌گیرد.

2. اشتراک گذاری دانش؛ 

دانش باید جریان یابد و جایی که لازم است از آن استفاده شود.

3. مستند کردن دانش؛ 

مستندسازی تجربیات به طوری که دیگران نیز از آن بهره ببرند. نکته مهم این است که این فرآیند یک باره نیست و به روزرسانی آن اهمیت دارد.

4. ابزار انتقال دانش؛ 

ابزارهایی برای دانش ضمنی ابداع شده‌اند:

  • اولین ابزار «گفت‌وگو» است، به ویژه گفت‌وگوهای رو در رو، زمانی که مجاورت فیزیکی وجود داشته باشد،
  • دومین ابزار «پایگاه داده» است که در آن فهرستی از متخصصان و نوع تخصصشان وجود دارد، پایگاه داده ابزار بسیار مهمی است که نقشه دانشی سازمان را به دست می‌دهد که هم می‌تواند شبکه داخل سازمان را شامل شود و هم شبکه بیرونی سازمان،
  • ابزار دیگر نیز «صورت جلسه» است که در جلسات استفاده می‌شود،

دلیل اشتراک گذاری دانش

تسهیم دانش به دو دلیل عمده انجام می‌شود:

  • اول اینکه، عملکرد افرادی که دانش کمی از موضوع دارند، بهبود یابد؛ 
  • دوم اینکه، در زمان انتقال دانش، با بازخوردهای افراد، دانش محک می‌خورد و نکات جدیدی به آن اضافه می‌شود.

به همین سبب اشتراک گذاشتن دانش یک معامله برد- برد است. هم دهندۀ دانش و هم گیرندۀ آن، منفعت کسب می‌کند. یک نوع از مستندات وجود دارد که اصطلاحا به آن دروس آموخته یا Lesson Learned یا LL می‌گویند. دروس آموخته از ارزشمندترین تکه‌های دانش سازمانی است. معمولاً این طور است که وقتی سازمان، پروژه‌ای انجام می‌دهد، نتیجه آن فقط در ذهن افرادی که در آن فعالیت درگیر بودند، باقی می‌ماند. 

در حالی که دروس آموخته باعث می‌شود که افراد آموخته های‌شان را مستند کنند. این موضوع با مستندات پروژه که گزارش اقدامات اجرایی است، فرق می‌کند. در دروس آموخته می‌گوییم: «چه یاد گرفته‌ایم». موضوعی که در دانش سازمان‌های خیریه اهمیت دارد، مهارتی است که هر سازمان برای انجام مأموریتش به کار می‌گیرد. در این راستا هر سازمان تجاربی دارد که نشان می‌دهد شیوه‌های برتر چیست!

نقش داوطلبان در مدیریت دانش

نقش داوطلبان در مدیریت دانش

سازمان‌های مردمی دو دسته کارمند دارند: 

  • یک دسته کارکنانی که به طور دائمی در سطوح مختلف در سازمان کار می کنند، 
  • دسته دوم، معمولا داوطلبان هستند.

یکی از مهم‌ترین منابعی که داوطلبان با خود به داخل سازمان می‌آورند، تخصص و دانش آنهاست. سازمان باید تخصص داوطلبان را با تجربه سازمان پیوند دهد و به اصطلاح «واسطه‌گری دانشی» انجام دهد.
دانش از یک طرف با کمک داوطلبان ساخته می‌شود و از طرف دیگر با کمک مدیران و کارکنان مؤسسه. در واقع دانش هر روز در کار و در ارتباط با نیازهای ذی‌نفعان و در نتیجه ارزیابی فعالیت‌ها، ساخته می‌شود.

از دیگر منابعی که دانش را می‌سازند علاوه بر متخصصان و داوطلبان، سازمان‌های همکار هستند. بنابراین به نظر می‌آید سازمان‌ها خیلی در تماس با دانش هستند و ارزش آن را هم متوجه هستند، اما به خاطر مأموریتی که دارند و الزامی که برای فعالیت خیرخواهانه شان احساس می کنند، برای آنها در درجه دوم یا سوم اهمیت قرار می‌گیرد. در واقع، چون دانش، جزء دائمی فرآیند است، آن را فراموش می‌کنند.

پله اول تسهیم دانش

پله اول درون سازمانی است. باید در گروه، افراد را با نوع تخصص و تجارب متفاوت با یکدیگر به کار گرفت. به این ترتیب در حین کار گروهی، ناخودآگاه مجاورت اتفاق می‌افتد. با این وجود، معمولاً در به اشتراک‌گذاری دانش موانعی وجود دارد، از جمله:

1. منابع مالی

سازمان‌ها احساس می‌کنند برای به اشتراک‌گذاری دانشِ درونِ خودشان، باید کارکنان را تشویق کنند و معمولاً اولین چیزی که به آن فکر می‌کنند منابع مالی است. اشتراک‌گذاری دانش به این روش، اغلب باعث ایجاد فرهنگ اشتراک گذاری دانش نمی‌شود. 

2. رقابت

دومین مانع اشتراک گذاری دانش، رقابت است. در سازمان‌ها، رقابتی بین افراد بابت تخصص آنهاست.

افراد احساس می‌کنند به سبب تخصصشان لازم هستند و اگر این تخصص را نداشته باشند یا دیگران هم این مهارت را داشته باشند، دیگر سازمان به آنها نیاز نخواهد داشت. اول از همه باید بر این مانع غلبه کرد؛ یعنی "احساس اعتماد را در آدم ها به وجود آورد که صرف مشارکت‌شان ارزشمند است".

تخصص خوب و کمک‌کننده است، ولی انتقال تخصص به دیگران که باعث ارتقای عملکرد گروهی می‌شود و این ارزشمندتر است. معمولاً در سازمان‌های خیریه، رویکرد مشترکی برای اشتراک‌گذاری دانش وجود ندارد. به عبارتی اولویت سازمان‌ها نیست.
عمدتاً این سازمان‌ها با کمبود منابع روبه‌رو هستند و در نتیجه آن می‌خواهند از منابع و افراد متخصص، در جهت جامعه هدف خیریه استفاده کنند و هیچ فرصتی برای انتقال تجربیات و توانمند کردن بدنه سازمان نمی‌گذارند.

جوامع خبرگی

در راستای غلبه بر این موانع تجربه‌ای در دنیا اتفاق افتاده است به نام COP یا Communities Of Practice که معادل آن در فارسی «جوامع خبرگی» یا «اجتماعات دانشی» است. COP مجموعه‌ای از متخصصان هستند که با تخصص مشترک دارند یا دغدغه مشترک. این افراد معمولاً به صورت فیزیکی یا مجازی دور هم جمع می‌شوند و راجع به حیطه تخصصی‌شان با یکدیگر بحث می‌کنند.

در این جوامع افرادی هم هستند که سطح تخصص آنها کمتر است، آنها معمولاً بهره گیرندگان از دانش هستند و سؤالات خود را مطرح می‌کنند.

سازوکار COP بر پایه فرآیندهای اجتماعی، گفت‌وگو، شناسایی و آشنا شدن است که در طی زمان اتفاق می‌افتد و اغلب تكیه آنها بر دانش ضمنی است. اشتراک‌گذاری دانش بین سازمانی، شمشیری دو لبه است.

از یک طرف ممکن است خیلی مفید باشد و از طرف دیگر معمولاً سازمانها احساس راحتی با آن ندارند و اولین چیزی که راجع به آن صحبت می‌کنند «خطر آن» است. خطر نشر دانش، به این مفهوم که اگردانش را انتقال دهند و کس دیگری از آن استفاده کند و به ضرر آنها باشد، چه کار کنند؟

به ویژه زمانی که راجع به اشتباهات‌شان با نقشه‌های آینده‌شان صحبت می‌کنند. موضوعی که در سازمان‌های خیریه وجود دارد، در ارتباط با شرکا و ذی‌نفعان آنهاست. برای مثال نحوه تأمین مالی، موضوعی حساسیت برانگیز برای به اشتراک‌گذاری است. بسیاری از خیریه‌ها خودشان را همکار یکدیگر نمی‌دانند. به همین سبب تسهیم دانش، نکته مثبتی برای‌شان محسوب نمی‌شود.

از سوی دیگر، سازمان‌ها به خصوص در سازمان‌هایی که توزیع جغرافیایی دارند، مزایایی هم در به این قضیه می‌بینند. آنها می‌خواهند در مناطق مختلف، پروژه‌های حمایتی انجام دهند، همین باعث می‌شود که بتوانند یک مزیت رقابتی به دست آورند.

قدرت دانش

سازمان‌های دهنده و گیرندۀ دانش، معمولاً از بُعد قدرتِ سازمانی دچار عدمِ تعادلی می‌شوند. قدرت سازمانی چیست؟ اصطلاحی در مدیریت دانش منسوب به فرانسیس بیکن وجود دارد که می گوید: «دانش، قدرت است».در  نتیجه وقتی دانش منتقل می‌شود، از قدرت فرد یا سازمان کم می‌کند. 

در حالی که در واقع این طور نیست و دهنده دانش قدرتی را روی گیرنده دانش به دست می‌آورد. یکی از مثال‌های خوب COP در شبکه سازمان‌های خیریه‌ای در پرتغال و برزیل است. ۱۱ سازمان خیریه در آن COP بودند که سازمان‌های اصلی آن، در کشور پرتغال و در قاره اروپا، به نسبت برخوردارتر بودند و سازمان‌هایی که بیشتر گیرنده دانش بودند، در مناطق محروم برزیل بودند.

هدف اصلی این بود که دانش به اشتراک گذاشته شود. تمرکز این شبکه بر ایجاد زیرساخت‌ها، اعتمادسازی بین شرکت‌کنندگان و در نهایت ارتقای نحوه تسهیم دانش بود. نمونه دیگر شبکه دانشی بین المللی به نام W. I است که مجموعه‌ای از مراکزی در اروپای شمالی و مرکزی است و در آسیا و آفریقا هم شعبه دارد.

این شبکه دو سازمان را به عنوان نمونه در هلند و زامبيا انتخاب کرد. شبکه همکاری دانشی بین این دو سازمان را بررسی و سعی کرد رفتارهای دانشی آنها را ببیند. نتایجی که از این تحقیق به دست آمد جالب توجه بود:

  1. عوامل مالی و اقتصادی اثرگذارند؛ ولی در تسهیم دانش تعیین‌کننده نیستند؛
  2. هر دو سازمان نیازهای دانشی ذی‌نفعان خود را به خوبی شناسایی کرده بودند؛
  3. در هلند فرهنگ دانشی در نتیجه تشویق و پاداش، ولی در زامبیا فرهنگ دانشی در نتیجه نیاز ایجاد شده بود؛
  4. هر دوی این سازمان‌ها از ابزارها استفاده می‌کردند؛ ولی در زامبيا بیشتر از ابزارهای عمومی استفاده می‌کردند؛
  5. شیوه‌های مدیریت دانش و تسهیم دانش بین این سازمان ها یکپارچه نبود؛
  6. مدیریت سازمان باید به مدیریت دانش توجه کند، جایگاه آن، بودجه و ابزارهای مدنظر برای آن شناسایی شود تا بتواند مؤثرتر باشد.

تأثیر سرمایه اجتماعی روی اشتراک گذاری دانش

مطالعه ما در ایران با موضوع «تأثیر سرمایه اجتماعی روی اشتراک گذاری دانش» بود. برای انجام این مطالعه موافقت مؤسسه‌ای به نام «بنیاد توسعه کارآفرینی زنان و جوانان» گرفته شد.
موسسه از سال ۸۳ پروژه‌هایی را در مناطق مختلف ایران اجرا کرده، ولی در طی کار به این نتیجه رسیده است که این پروژه‌ها را نمی‌تواند مرتب به صورت منطقه‌ای انجام دهد.

بنابراین با بعضی سازمان‌های توانمند در مناطق جغرافیایی ارتباط می‌گیرد. یکی از این مؤسسات «بنیاد توسعه فرهنگی سپهر» است. این مؤسسه در قائن فعالیت دارد و بعضی طرح‌های مشترک را مثل اتاق کارآفرینی مدارس با بنیاد تشکیل داده است.

بیشتر بخوانید :

اصول استراتژیک جذب و حفظ داوطلبین خیریه

دومین موسسه «خانه هدی» درزاهدان است و نتیجه مستقیم طرح‌های توسعه‌ای بوده است که بنیاد در زاهدان و حومه زاهدان اجرا کرده است.
سومین موسسه، مؤسسه «بهار خرمشهر» بود که درحیطه‌های کارآفرینی و ارتقاء سطح مهارت‌ها و دانش افراد کار می‌کرد.

ارتباط مؤسسات با بنیاد توسعه کارآفرینی و نحوه تسهیم دانش آنها را بررسی کردیم. در توسعه اجتماعی، یکی از موضوعات جدید، سرمایه اجتماعی است. نکته اصلی این است که ساختار سازمان‌های خیریه اساساً برپایه روابط بنا شده است.

بنابراین ساختار سازمان خیریه ایجاب می‌کند که روی سرمایه اجتماعی متمرکز شویم. میزان سرمایه اجتماعی در ارتباط با بنیاد و اشتراک گذاری دانش را سنجیدیم.
برای سنجشِ سرمایه اجتماعی، از پرسشنامه استاندارد استفاده شد. در سرمایه اجتماعی سه بعد اصلی وجود دارد: 

  • بعد شناختی، 
  • بعد ساختاری،
  • بعد رابطه‌ای.

جمع‌آوری داده‌ها، با مصاحبه‌های عمیق و پرسشنامه انجام شد. سازمان‌ها بطور مستقل مقایسه شدند. وضعیت تسهیم دانش بین این سازمان‌ها برابر بود.
این نشان می‌داد که فرض اولیه ما درست است؛ یعنی عواملی روی اشتراک‌گذاری دانش تأثير دارد که به ارتباط بین سازمان‌ها و آدم‌ها مربوط می‌شود.

عواملی موثر بر اشتراک‌گذاری دانش

عواملی موثر بر اشتراک‌گذاری دانش

این عوامل شامل:

1. بعد ساختاری

اولین بعدی که ارزش آن در اشتراک‌گذاری دانش از همه بالاتر بود، بعد ساختاری بود. 

2. منافع سازمان و منافع فردی

دومین عامل، منافع سازمان بر منافع فردی، به خصوص از سوی مدیر سازمان بود. اینجا مدیر سازمان و خیریه به عنوان الگو است که هم روحية اشتراک‌گذاری دانش سازمانی را شکل دهد و هم خودش به عنوان پیش برنده، نقش اول را دارد.

3. روابط گرم بین همکاران

یافته بعد، مربوط به روابط گرم بین همکاران بود که در سازمان‌های خیریه پررنگ دیده شد. در این مطالعه، علی‌رغم اینکه این سازمان‌ها شباهت زیادی از نظر ساختار و نحوه عملکرد با هم نداشتند، ولی رابطه‌های گرم بین آدم‌ها باعث شده بود که ادراک آنها از شباهت بین سازمانی بیشتر شود و در نتیجه تمایل آنها به تسهیم تجربه‌هایشان افزایش یابد.

بررسی‌ها نشان داد که بنیاد معمولاً کارگاه‌های زیادی برگزار می‌کند که بیشتر آنها به جای آموزش‌های یک طرفه، شكل مشارکتی دارد.
این باعث شده بود که اشتراک‌گذاری دانش تقویت شود. وقتی که سازمان‌های گیرنده دانش بینند که دانش بدون هیچ انتظاری در اختیار آنها گذاشته می‌شود، آنها هم علاقه‌مند می‌شوند که دانش‌شان را به اشتراک بگذارند. 

4. روحیه انتقادپذیری

روحیه انتقادپذیری تأثیر اصلی روی شکل‌گیری هنجارهای ذهنی داشت. روحیه انتقادپذیری باعث می‌شود که آنها هم ملاکی برای ارزیابی دانش و ارزیابی رفتارهای مثبت و منفی در به اشتراک گذاری دانش داشته باشند.

لزوم به اشتراک‌گذاری دانش در خیریه‌ها

در آخر نكته مهم این است که الزام به همکاری، جزو عناصر مثبت دیده می‌شود؛ ولی اینجا در نهایت تعجب ما در سازمان‌های خیریه این را یک نکته منفی دیدیم.
سازمان‌های خیریه روحيه‌شان، روحيه داوطلبانه است. اگر این الزام از سوی سازمان اعمال شود به خصوص در حیطه مدیریت دانش، اثر منفی دارد و باعث می‌شود که در امر اشتراک گذاری دانش مشکل ایجاد کند.