آیا برای هدایت سازمان خود در امر هماهنگ‌سازی داوطلبان ویژگی‌های کیفی لازم را در اختیار دارید؟ به نظر شما چه خصوصیات و ویژگی‌هایی در رهبران بیش از بقیه صفات مورد تحسین قرار می‌گیرد؟ مردم تصور می‌کنند که رهبران باید قوی، مصمم و نتیجه‌گرا باشند و پاسخ بیشتر سؤالات را داشته باشند، اما در واقعیت امر هماهنگ‌سازی داوطلبان، مستلزم برنامه‌ریزی تیم‌محور، داشتن ذهن باز و یک شریک قابل اعتماد است.  

اشتباه نکنید: «هماهنگ‌سازی مؤثر داوطلبان به مهارت‌های رهبری قوی نیاز دارد». برخی معتقدند که رهبری داوطلبان به مهارت‌های بیشتری نسبت به رهبری کارکنان حقوق‌ بگیرد نیاز دارد، چرا که داوطلبان می‌توانند «به میل و اراده خود» و در هر زمانی به دلیل مدیریت ضعیف سازمان را ترک کنند.

تحقیقات صورت‌گرفته توسط «جیم کوزس» (Jim Kouzes) و «بری پوزنر» (Barry Posner)، کارشناسان مهارت‌های رهبری، نشان می‌دهد چهار ویژگی تحسین‌برانگیز در رهبران وجود دارد که افراد را به پیروی از آنها وادار می‌کند.

 چهار ویژگی تحسین‌برانگیز در رهبران

در این فصل عواملی که باعث ایجاد موفقیت در هماهنگ‌سازی داوطلبان می‌شود را مرور می‌کنیم از جمله:

  • چگونه می‌توانید شایستگی‌ها و قابلیت‌های خود به عنوان یک هماهنگ‌کننده داوطلبان را کشف و ارزیابی کنید،
  • در شرح وظایف یک هماهنگ‌کننده داوطلب و روندهای حقوق و دستمزد چه مسائلی باید گنجانده شود و چرا گنجاندن فعالیت‌های هماهنگی داوطلبان در شرح وظایف سایر کارکنان در سازمان اهمیت دارد،
  • حفظ داوطلب چه نقشی را در هماهنگ‌سازی داوطلبان ایفا می‌کند،
  • و چه انگیزه‌هایی عملاً افراد را به سمت داوطلب شدن سوق می‌دهد تا براساس آن بتوانید بهترین استراتژی را برنامه‌ریزی کنید،

شایستگی‌های اصلی برای هماهنگ‌سازی داوطلبان

شایستگی (Competency) عبارت است از توان بکارگیری مجموعه‌ای از دانش‌ها، مهارت‌‎ها، قابلیت‌ها و نگرش‌های شخصی برای انجام موفقیت‌آمیز کارها یا وظایف در یک محیط کاری معین. شایستگی‌ها برای تعریف یک حرفه و شغل مهم بوده و در تعیین مجموعه کارهای اولیه و مورد نیاز برای موفقیت مفید هستند.

مدل شایستگی (Competency Model) چیست؟

«مدل شایستگی» به مجموعه‌ای از شایستگی‌ها که عملکرد موفق در یک حوزه کاری خاص را تعریف می‌کنند، اطلاق می‌شود. به علاوه این مدل یک ابزار جامع برای شناسایی و برطرف کردن شکاف‌های مهارتی است که ممکن است مانع پیشرفت شغلی یا موفقیت در کار شوند. 

مدل شایستگی برای مدیریت داوطلبان

مدل شایستگیِ توصیه‌شده‌یِ ما برای مدیریت داوطلبان شامل وظایف و حیطه‌های شایستگی است که عموماً برای توصیف مدیریتِ تمام کاربردیِ برنامه‌های داوطلبان استفاده می‌شوند.
این وظایف دارای ماهیت بلندپروازانه بوده و ترکیبی از مهارت‌ها، دانش و توانایی‌های لازم برای دستیابی به یک برنامه سطح بالا در حال حاضر و آینده را تشکیل می‌دهند.

برای مطالعه

راهکارهای جذب و نگهداری داوطلبان در خیریه‌ها

مدل حاصله یک طرح آموزشی جامع برای افراد تازه‎‌کار در زمینه مشارکت داوطلبان را ارائه داده و همچنین یک نقشه راه برای متولیان باتجربه است که می‌خواهند یک برنامه توسعه حرفه‌ای را برای کمک به هدایت جسورانه و مطمئن سازمان‌شان در آینده ایجاد کنند. از این مدل می‌توانید برای ارزیابی مهارت‌های کنونی خود و برنامه‌ریزی جهت پیشرفت استفاده کنید. 

موفقیت در هماهنگ‌سازی داوطلبان نیازمند طیف گسترده‌ای از مهارت‌های رهبری و مدیریتی است. مسئولیت اداره نیروهای داوطلب سازمان را نباید به شانس و اقبال سپرد و این مسئولیت اغلب برای شکوفایی پتانسیل کامل خود به پرسنل تخصصی نیاز دارد.

به عبارت دیگر چنانچه در تلاش هستید تا از طریق کارکنان نیمه‌وقت یا تمام‌وقت که تعداد بی‌شماری از فعالیت‌های سازمان را همزمان انجام می‌دهند به اهداف خود دست پیدا کنید، به احتمال زیاد شکست خواهید خورد.
در زیر فهرستی از شایستگی‌های محوری برای هماهنگ‌سازی موفق داوطلبان ذکر شده است. اگر این وظایف در سازمان شما قابل اجرا باشد، شاید بین کارکنان مختلف تقسیم‌بندی شود. 

برای مثال ممکن است آموزش‌ داوطلبان به بخش منابع انسانی سپرده شود، در حالی که بخش ارتباطات مسئولیت تبلیغ فرصت‌های آزاد داوطلبی را برعهده ‌گیرد. اگر سازمان‌تان کوچک است شاید یک هماهنگ‌کننده داوطلب تمام‌وقت بهترین گزینه برای شما باشد.

در سازمان‌های غیرانتفاعی بسیار کوچک یا تازه‌تأسیس، حتی ممکن است وظیفه هماهنگ‌سازی داوطلبان بر عهده خود آنها باشد. مشارکت موفق داوطلبان به شکل تصادفی یا صرفاً براساس امید و رویا حاصل نمی‌شود، بلکه به دلیل سرمایه‌گذاری مناسب (انسانی و غیره) برای کسب موفقیت به دست خواهد آمد. 

فهرستی از شایستگی‌های محوری برای هماهنگ‌سازی موفق داوطلبان

مدیریت افراد

شامل:

1. مدیریت منابع انسانی

 توانایی مشارکت دادن و حمایت از داوطلبان به شکل سیستماتیک و هدفمند برای تحقق اهداف استراتژیک سازمان،

2. ارتباطات، بازاریابی و رویدادهای ویژه

توانایی ایجاد، انتقال، ارائه و تبادل اطلاعاتی که برای انواع ذی‌نفعان داخلی و خارجی دارای ارزش است،

3. آموزش و توسعه استعدادها

توانایی استفاده از ظرفیت‌های سازمان از طریق توسعه مهارت‌ها و عملکرد داوطلبان،

4. توسعه مشارکت اجتماعی

توانایی ایجاد همکاری‌های متقابل و سودمند با سازمان‌هایی که دارای علایق و اهداف مشترک هستند،

مدیریت افراد

مدیریت برنامه‌ها و پروژه‌ها

شامل برنامه‌هایی مانند:

1. ارزیابی و ارزشیابی برنامه

توانایی استفاده از داده‌ها برای ارزشیابی سیستماتیک فرآیندها و نتایج به منظور بهبود نتایج برنامه.

2. طراحی برنامه و مدیریت ریسک

توانایی ایجاد برنامه‌ها، ابتکارات و فرآیندهایی که آسیب‌ها را کاهش داده و با مأموریت و چشم‌انداز سازمان هماهنگ می‌شوند.

3. مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها

توانایی جمع‌آوری، تجزیه‌وتحلیل و استفاده از داده‌های معتبر و قابل اطمینان به منظور مشارکت در امر نظارت بر برنامه و گزارش به ذی‌نفعان.

4. برنامه‌ریزی و مدیریت برنامه/پروژه

توانایی تعریف استراتژی، برنامه‌ریزی، سازماندهی، ایجاد انگیزه و کنترل منابع به منظور دستیابی به اهداف خاص و محدود در زمان.

5. مدیریت مالی

توانایی تولید، مدیریت و کنترل منابع نقدی و غیرنقدی و مسئولیت مراقبت از صندوق‌های دولتی و خصوصی.

شرح وظایف هماهنگ‌کننده داوطلبان

حال که با شایستگی‌های مورد انتظار یک هماهنگ‌کننده داوطلب آشنا شده‌اید، می‌توانید با طراحی شرح وظایف دقیق این شغل را تعریف کنید. افرادی که وظیفه هدایت و رهبری داوطلبان را برعهده دارند، عناوین شغلی زیادی را اختیار می‌کنند که رایج‌ترین آنها «هماهنگ‌کننده» (Coordinator) است.

با توجه به «گزارش پیشرفت مدیریت داوطلبان 2019» که حاصل نظرسنجی از پاسخگویان در سراسر جهان است، سه لغت اصلی در عناوین شغلی گنجانده شده است که عبارتند از:

  • هماهنگ‌کننده - 36/2 درصد،
  • مدیر – 27/1 درصد،
  • سرپرست – 16/0 درصد،

هدف اصلی هماهنگ‌کننده داوطلب، «کسب اطمینان از وجود داوطلبان کافی در سازمان برای انجام مأموریت آن است». برای تحقق این هدف، هماهنگ‌کننده باید وظایف مختلفی شامل جذب و استخدام، گزینش، آموزش، نظارت مستمر، برنامه‌ریزی طرح و ارزیابی را انجام دهد. برخی از وظایفی که باید در شرح شغلی یک هماهنگ‌کننده داوطلب گنجانده شوند، عبارتند از:

1. استخدام داوطلب؛

این فرآیند شامل طراحی شرح وظایف شغل، انتشار فرصت‌های شغلی، ایجاد بروشور، شرکت در رویدادهای استخدامی، گزینش، مصاحبه با کاندیداها و بررسی سوابق در صورت لزوم است.

2. آموزش داوطلب؛

این فرآیند شامل آشناسازی، برگزاری تورهای آموزشی، هماهنگ‌سازی داوطلبان با مربیان، آموزش در مورد مسائل مربوط به شغل، معرفی سیاست‌ها و رویه‌ها و سایر منابع مرتبط با شغل به آنهاست.

3. نظارت بر داوطلب؛

این فرآیند شامل برنامه‌ریزی شیفت‌های کاری، مدیریت رویدادها، معرفی ساعات اداری، پاسخ به سؤالات، در دسترس بودن، ترتیب دادن جلسات تیم و رسیدگی به مشکلات احتمالی است. 

4. گزارش‌دهی داوطلب؛

این فرآیند شامل نظارت بر پایگاه داده مدیریت داوطلبان، نگارش بخش‌هایی از گزارش سالانه، جمع‌آوری داده‌ها از داوطلبان و/یا کارکنان و توزیع اطلاعات برای عموم است.

5. برنامه‌ریزی و ارزیابی برنامه؛

این فرآیند شامل برنامه‌ریزی طرح‌های جدید داوطلبی یا ارزیابی طرح‌های موجود، جمع‌آوری بازخورد از داوطلبان، کارکنان یا مشتریان و طراحی مجدد برنامه‌ها براساس نیازها و منابع است. 

میانگین حقوق یک هماهنگ‌کننده داوطلب چقدر است؟

طبق «گزارش پیشرفت مدیریت داوطلبان 2019» ، میزان حقوق مدیر داوطلبان در آمریکا برحسب نوع سازمان متغیر و از میانگین 17 هزار و 720 دلار در سال برای کارکنان کلیسا/اجتماعات مذهبی تا 53 هزار و 36 دلار برای کارکنان دولتی در نوسان است.

این در حالی است که میانگین حقوق کلی در آمریکا برابر 45 هزار و 383 دلار در سال برآورد می‌شود. به نظر می‌رسد بین میانگین حقوق و عنوان شغلی رابطه همبستگی وجود دارد. رؤسا با میانگین دریافتی سالانه 56 هزار و 860 دلار بیشترین حقوق و دستیاران با دریافتی 30 هزار و 331 دلار کمترین حقوق را به خود اختصاص داده‌اند.

هماهنگ‌سازی «خوب» داوطلبان و «حفظ» آنها

در حالی که بیش از یک دهه از عمر پژوهش «مارک هاجر» (Mark Hagar) و «جفری برادنی» (Jeffrey Brudney) با عنوان «شیوه‌های مدیریت و حفظ داوطلبان» (2004) می‌گذرد، اما آن کماکان یکی از تنهاترین و جامع‌ترین مطالعات تحقیقاتی در مورد شیوه‌های هماهنگ‌سازی داوطلبان و تأثیر مدیران بر ماندن یا ترک سازمان توسط داوطلبان است.
این دو پژوهشگر توجه خود را به شیوه‌های خاص مدیریت 3 هزار سازمان خیریه در سراسر آمریکا معطوف کردند شامل: 

  1. نظارت و ارتباط با داوطلبان،
  2. گزینش و انطباق داوطلبان با مشاغل،
  3. جمع‌آوری منظم اطلاعات مربوط به مشارکت داوطلبان،
  4. سیاست‌های مکتوب و شرح وظایف شغلی برای داوطلبان،
  5. قدردانی از داوطلب،
  6. اندازه‌گیری سالانه‌ی تأثیر داوطلب،
  7. آموزش و توسعه حرفه‌ای داوطلبان،
  8. آموزش کارکنان حقوق‌گیر در زمینه همکاری با داوطلبان،

در بین 8 روش مذکور، تنها نظارت و ارتباط مستمر با داوطلبان «تا حد زیادی» توسط اکثر مؤسسات خیریه به کار گرفته شده بود. در عین حال تنها یک سوم مؤسسات خیریه، رویه قدردانی و ارج‎گذاری به کار داوطلبان را تا حد زیادی اختیار کرده بودند.

بیش از 60 درصد مؤسسات تا حدی هر یک از این روش‌ها را اختیار کرده بودند که نشان می‌دهد این روش‌های مدیریتی داوطلبان شناخته‌شده است، اما همیشه به طور کامل اجرا نمی‌شود. نکته شاید تعجب‌آور اینکه تنها سه شیوه مدیریتی تأثیر قابل توجهی بر حفظ و ابقای داوطلبان در سازمان داشت:

  • قدردانی و ارج نهادن به داوطلبان،
  • ارائه آموزش و توسعه حرفه‌ای به داوطلبان،
  • گزینش و انطباق داوطبان با وظایف سازمانی،

بقیه اقدامات هیچ تأثیری بر حفظ داوطلب نداشت یا اینکه تأثیر آن منفی بود (برای مثال نظارت بر داوطلب همبستگی منفی با حفظ وی داشت که شاید نشانه تمایل به «مدیریت ذره‌بینی» داوطلبان باشد). محققان خاطرنشان کردند که شیوه‎‌های مذکور بر غنی‌سازی تجربیات داوطلبان متمرکز است. 

بیشتر بخوانید :

کارکردهای امور خیریه در افزایش سرمایه اجتماعی

بنابراین فعالیت‌های مدیریتی که بیشتر بر نیازهای سازمان تمرکز دارند (مستندسازی تعداد و ساعات داوطلبان و غیره)، ارتباطی با حفظ و نگهداری داوطلبان ندارند؛ گرچه ممکن است از راه‎های دیگر به سازمان کمک کند.

"وقتی شما در حال انجام کارهای روتین و روزمره هستید، به نظر می‌رسد که گام دیگری را در مسیر خود برمی‌دارید، اما من در روند واقعی و در این مسیر از کارم لذت می‌برم. این پایان کار نیست، این رخداد پایانی نیست.

کال ریپکن، جونیور

عوامل موثر بر تقویت، حفظ و نگهداری داوطلبان

بنابراین اگر حفظ داوطلب تا این حد مهم است چطور می‌توان داوطلبان مناسب را در وهله اول پیدا کرد؟ و یک هماهنگ‌کننده داوطلب چه نوع فرهنگی را می‌تواند برای ترغیب آنها به ماندن پرورش دهد؟ به طور خلاصه، رضایت داوطلبان، اعتماد به سازمان، حس تعلق خاطر و توان احساس قدرت و آزادی عمل از جمله عواملی هستند به افزایش حفظ و نگهداری داوطلبان کمک می‌کنند.

1. رضایت داوطلب

رضایت از یک وظیفه کاری به سه عامل بستگی دارد:

  • تنوع مهارت؛ استفاده از مهارت‌ها و استعدادهای مختلف داوطلبان،
  • هویت وظیفه؛  اجازه دادن به داوطلب برای انجام برخی وظایف از نقطه شروع تا انتها،
  • اهمیت وظیفه؛  داوطلب معتقد است که این وظیفه تأثیر قابل توجهی بر دیگران و بر مأموریت سازمان دارد،

تنوع مهارت، هویت و اهمیت وظیفه بر میزان معنی‌دار بودن کار از نگاه یک داوطلب تأثیر می‌گذارند. علاوه بر این، سطح استقلال و خودمختاری حاصل از وظیفه تعیین خواهد کرد که آیا داوطلبان مسئولیت نتایج کار را بر عهده خواهند گرفت یا نه.

در عین حال کیفیت بازخوردی که ارائه می‌دهید، تعیین می‌کند که آیا داوطلب به نتایج کار خود واقف است یا خیر و در چه نقاطی به پیشرفت نیاز است. شما به عنوان یک هماهنگ‌کننده داوطلب هر چه بیشتر بتوانید این نیازها را برآورده کنید، داوطلبان احساس بهتری نسبت به کار خود خواهند داشت.

2. اعتماد داوطلب

داوطلبان تمایل دارند برای انجام موفق وظایف خود احساس امنیت، ارزش و اعتماد کنند. شما برای جلب اعتماد آنها چند کار را می‌توانید انجام دهید:

  • اذعان به برتری؛ بلافاصله پس از تحقق هدف از طرف همکاران به شکل غیرمنتظره، شخصی یا عمومی عنوان شود.
  • برانگیختن «استرس چالش»؛ پروژه‌های چالش‌برانگیز اما قابل اجرا را به تیم‌ها اختصاص دهید،
  • ترویج استقلال و خودمختاری؛ به تیم‌ها اجازه دهید تا پروژه‌ها را به شیوه خود اجرا کنند،
  • امکان انتخاب؛ به داوطلبان اجازه دهید تا خود را در تیم‌ها سازماندهی کنند،
  • شفاف بودن؛ اهداف، استراتژی‌ها و تاکتیک‌های سازمان را آشکارا به اشتراک بگذارید،
  • ایجاد روابط؛ ایجاد معاشرت‌های اجتماعی و تشویق دوستی‌ها،
  • توجه به تکامل فردی؛ تشویق به رشد حرفه‌ای و شخصی،
  • نمایش آسیب‌پذیری و نقاط ضعف؛ به عنوان یک رهبر از مسائلی که نمی‌دانید، استقبال کنید،

3. تعلق خاطر داوطلب

داوطلبان می‌خواهند احساس کنند که به یک جامعه تعلق دارند. همه می‌خواهند خود را به عنوان عضوی از «درون گروه» احساس کنند، اما وقتی افراد حس می‌کنند که طرد یا به «خارج گروه» رانده شده‌اند، عواقب فاجعه‌باری به بار خواهد آمد از جمله:

  • کاهش عملکرد شناختی،
  • افزایش رفتارهای خودتخریبی،
  • کاهش احتمال تمرکز بر رفتارهای بلندمدت،
  • کاهش رفتارهای اجتماعی و کار تیمی،
  • کاهش احتمال داوطلب شدن و ارائه کمک‌های داوطلبی،

وقتی صحبت از مشارکت داوطلبان و انتفاع کارهای گروهی می‌شود، احساس تعلق خاطر یک رویکرد ضروری خواهد بود. به داوطلبان کمک کنید تا متوجه شوند که عضوی از «درون گروه» هستند، به هدف شما اعتقاد دارند و می‌توانند صرف نظر از اختلافاتی چون نژاد، قومیت، زبان، تحصیلات، نقش‌ها، دیدگاه‌ها، تجربیات گذشته و... تأثیرگذار باشند.

اطمینان حاصل کنید که همه داوطلبان اعم از افراد تازه‌کار و باتجربه پی برده‌اند که استقبال از داوطلبان جدید در خانواده و انجام اقدامات پیشگیرانه برای از بین بردن سیستم ارباب و رعیتی و باندبازی تا چه حد اهمیت دارد. 

4. توانمندسازی داوطلب

توانمندسازی داوطلب، تابعی از تجربه قدرت روانی، تأثیر اشتراک‌گذاری اهداف ارزشمند، کنترل ادراکی بر محیط کار و احساس ادراک خودکارآمدی یا شایستگی است. وقتی تجربیات مثبت افزایش می‌یابند، داوطلبان احساس توانمندی بیشتری می‌کنند.
شما به عنوان یک هماهنگ‌کننده داوطلب، می‌توانید (و باید) احساس توانمندسازی را تسهیل کنید که پاداش مهمی برای داوطلبان است.

هماهنگ‌سازی داوطلبان را آغاز کنید؛

آیا آماده‌اید تا در مسیر هماهنگ‌سازی شگفت‌انگیز داوطلبان گام بردارید؟ اکنون ابزارهای لازم برای نوشتن شرح وظایف شغلی یک هماهنگ‌کننده داوطلبان را در اختیار دارید و می‌دانید که هنگام ارزیابی شایستگی‌های یک هماهنگ‌کننده داوطلب چه نکاتی را باید در نظر بگیرید.

به علاوه خبر دارید که حفظ داوطلب چه نقش مهمی را در هماهنگی داوطلبان ایفا می‌کند و در عین حال از تأثیر افزایش مشارکت داوطلب برای تقویت برنامه خود مطلع شده‌اید. به خاطر داشته باشید که «شما» رئیس این قطار در حال حرکت هستید. پس بیایید این قطار را به حرکت درآوریم!