آیا به دنبال راه‌های خلاقانه برای جذب داوطلبان هستید؟ آیا در یافتن داوطلبانی که با مشخصات ایده‌آل شما مطابقت داشته باشند، دچار مشکل شده‌اید؟ آیا می‌خواهید یاد بگیرید که چطور افرادی که وقت کافی و مهارت‌های مورد نیازتان را در اختیار دارند مجاب به داوطلب شدن کنید؟ یا شاید می‌خواهید آگهی‌های جذب داوطلب را به گونه‌ای تنظیم کنید که داوطلبان مناسب به شما مراجعه کنند.
جذب مؤثر داوطلبان شبیه پی‌ریزی یک ساختمان است و تا زمانی که پایه و اساس طرح داوطلبی خود را بنیان نگذاشته‌اید، نمی‌توانید شروع به جذب داوطلبان کنید. این پی‌ریزی شامل کارهای زیادی چون:
- انجام تجزیه‌وتحلیل نیازهای سازمان،
- شناسایی نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان،
- طراحی دقیق شرح وظایف داوطلبان.
پس از اتمام کارهای زیربنایی، چارچوبی را برای افزودن داوطلبان به تیم خود در اختیار خواهید داشت. اینجا است که قسمت سرگرم‌کننده داستان شروع می‌شود! هدف از جذب داوطلب، آوردن افراد متعهد به سازمان است که به پیشبرد مأموریت آن کمک کرده و از آرمان‌تان حمایت کنند.
راه‌های خلاقانه زیادی برای جذب داوطلبان وجود دارد که از جمله آنها می‌توان به شبکهسازی فردی، رویدادهای خاص، سخنرانی‌های اجتماعی و تبلیغات دیجیتال اشاره کرد.
ما طرز ایجاد پرسوناهای (کاراکترهای ایده‌آل) داوطلب و نحوه استفاده از آنها برای جلب توجه داوطلبان را توضیح خواهیم داد و به علاوه شرح خواهیم داد که چطور یک داوطلب را از فردی صرفاً علاقه‌مند به یک فرد سرمایه‌گذار تبدیل کنیم و همچنین نکاتی در مورد نحوه «نه» گفتن در مواقع ضروری را تبیین خواهیم کرد. اگر مشتاق کسب اطلاعات بیشتر هستید با ماه همراه شوید!
تجزیه‌وتحلیل نیازها
در ابتدا باید به کارهای مهم بپردازید و قبل از شروع به جذب داوطلبان چارچوب لازم را بنیان گذارید. این کار از طریق تجزیه‌وتحلیل نیازها انجام می‌شود تا نوع وظایف داوطلبان و حمایت‌های لازم از طرف کارکنان در سازمان غیرانتفاعی مشخص شود. اطمینان حاصل کنید که هم کارکنان و هم داوطلبان در این فرآیند مشارکت داده می‌شوند.
در ادامه یک روش گام به گام شرح داده می‌شود. تیم کوچکی را برای انجام کار گردهم آورید. تنها لوازمی که نیاز دارید تعدادی مارکر (نشانگر)، یک دفترچه یادداشت در اندازه متوسط و یک دیوار خالی از نوشته است.
تعیین شرح وظایف داوطلب
قبل از شروع فرآیند جذب داوطلبان یکی از زمان‌برترین کارهای ممکن ایجاد شرح وظایف شغلی داوطلب است. شرح وظایف داوطلب از این جهت مهم است که انتظارات و حدود کار را به طور شفاف و منصفانه برای داوطلبان تبیین و به آنها کمک می‌کند تا به این سؤال مهم پاسخ دهند که: "آیا این کار اهمیت دارد؟"
به علاوه شرح وظایف به داوطلبان کمک می‌کند تا از انتظارات سازمان مطلع شده و بفهمند که چطور می‌توانند الزامات زمانی را در زندگی پرمشغله خود برآورده کنند. شرح دقیق شغلی باید وظایف داوطلب را به طور کامل توضیح دهد، مهارت‌های لازم برای انجام موفقیت‌آمیز وظایف را مشخص کند و نوع آموزش و پشتیبانی را مشخص نماید.
تعیین تعداد داوطلبان
پس از تهیه شرح وظایف داوطلب، ایده خوب این است که تعداد داوطلبان در هر نوع وظیفه را تعیین کنید. این به شما یک چشم‌انداز کلی از تنوع (یا عدم وجود) مشارکت داوطلبان فعلی در سازمان را می‌دهد. به علاوه می‌توانید تعداد ایده‌آل حامیانی که مایل هستید در هر وظیفه مشغول به کار شوند یا تعداد ساعات ایده‌آل ماهانه برای پشتیبانی کافی از آن نقش را فهرست کنید.
وظایف داوطلبان را می‌توان به چند دسته از جمله رویدادهای یک‌باره، تیم‌های پروژه‌محور، فعالیت‌های تخصصی، مهارت‌محور یا سنتی بلندمدت تقسیم کرد. نتایج را در کل سازمان به اشتراک بگذارید تا همه بخش‌ها بتوانند از نحوه مشارکت داوطلبان مطلع شوند.
در این مرحله، وظایفی که دارای بیشترین تأثیر هستند را اولویت‌بندی کرده و داوطلبان باتجربه را برای حمایت و آموزش تیم‌های داوطلبی موردنظرتان شناسایی کنید.
شناسایی کارکنان موردنظر برای حمایت از طرح داوطلبی
همزمان با تعیین وظایف داوطلبان می‌توانید کارکنانی که مسئول حمایت و پشتیبانی از آنها در هر مرحله از چرخه عمر داوطلب هستند - از زمان جذب تا قدردانی از داوطلبان – را شناسایی کنید. به علاوه اگر کارکنان و داوطلبان را در مرحله تجزیه‌وتحلیل نیازها برای کمک به تعیین وظایف و اهداف مورد نظر برای داوطلبان مشارکت داده باشید، در این صورت حمایت و موافقت آنها برای برنامه‌تان را نیز جلب می‌کنید.
این امر از آنجا اهمیت دارد که همه افراد در سازمان می‌توانند احساس کنند که در برنامه داوطلبی سهم دارند و بنابراین آماده حمایت از آن می‌شوند. اطمینان حاصل کنید که همه مسئولیت‌های مدیریت داوطلبان را در شرح وظایف آنها گنجانده‌اید.
برای مطالعه :
برخی از کارکنان ممکن است مسئول تیم‌های داوطلبی مربوطه باشند و همه وظایف مربوط به هماهنگ‌سازی داوطلبان را برعهده گیرند. در عین حال آنها ممکن است فقط مسئولیت یک مرحله از چرخه عمر (برای مثال آموزش‌های پیشرفته به داوطلبان در زمینه شیوه‌های بهداشتی) را برعهده داشته باشند.
چطور داوطلبان را پیدا کنیم؟
اکنون که پایه و اساس برنامه خود را ریخته‌اید، آماده شروع فرآیند جذب داوطلبان هستید! چهار روش اصلی برای یافتن داوطلبان وجود دارد:
1. شبکهسازی فردی
تحقیقات نشان می‌دهد که استفاده از ارتباطات فردی برای جذب نیرو در مشاغل حقوق‌بگیر یکی از مؤثرترین راه‌ها برای پر کردن موقعیت‌های شغلی است. از این روش برای مشاغل داوطلبانه نیز می‌توان استفاده کرد. هر سازمانی با مشتریان، حامیان، شرکا یا داوطلبان سابق خود در ارتباط است که می‌تواند از این روابط برای جذب داوطلب استفاده کند.
به علاوه همه کارکنان دارای مجموعه دوستان و خانواده مختص به خود هستند که در امر جذب داوطلب می‌تواند کمک کند. با افرادی که می‌شناسید و ممکن است با ارزش‌ها و هدف شما مشترک باشند، به گفتگو بنشینید. به احتمال زیاد فردی که می‌شناسید را بهتر از افراد غریبه می‌توانید به داوطلب شدن در سازمان متقاعد کنید.
2. رویدادهای خاص
شما می‌توانید داوطلبان را از طریق رویدادهای مختلف جذب کنید. این می‌تواند از طریق برگزاری یک مراسم عمومی در محل سازمان یا برپایی یک رویداد محلی در سازمان شریک باشد. برگزاری رویداد در محل سازمان، این فرصت را به داوطلبان احتمالی می‌دهد تا در جو سازمان قرار گرفته، با کارکنان و سایر داوطلبان ملاقات کرده و احتمالاً با مشتریان ارتباط برقرار کنند.
این یک راه عالی برای نشان دادن تأثیرگذاری برنامه‌های‌تان بر جامعه است و فراموش نکنید که با غذا یا هدایای رایگان و منقش به لوگوی سازمان از میهمانان پذیرایی کنید، چرا که مردم عاشق چیزهای رایگان هستند!
3. سخنرانی‌های اجتماعی
روش دیگر برای جذب داوطلبان، ارائه سخنرانی در جامعه است. این امر باعث تبلیغ سازمان می‌شود و توجه شما به جامعه را نشان می‌دهد که در نهایت به جذب داوطلبان جدید منجر خواهد شد. شما می‌توانید سخنرانی‌هایی را در مدارس، کلیساها، مؤسسات دانشگاهی یا شرکت‌ها و به طور کلی در اماکنی که مردم به دنبال راه‌هایی برای کمک به جامعه خود هستند، ترتیب دهید.
حتی یکی از راه‌های مؤثر این است که یک داوطلب و/یا مشتری را همراه خود به مراسم سخنرانی بیاورید. هیچ روشی مثمرِ ثمرتر از شنیدن مستقیم توصیه‌ها و سخنان افرادی که جزو کارکنان حقوق‌بگیر نیستند، نخواهد بود.
4. تبلیغات و آگهی
در نهایت می‌توانید آگهی‌های جذب داوطلبان را از طریق بروشور، کارت پستال، پوستر، رسانه‌های اجتماعی یا پویش‌های ایمیلی منتشر کنید. در این صورت باید از محتویاتی استفاده کنید که باعث جلب توجه شوند، به وضوح اهداف عالی‌تان را بیان کنند و احساسات مردم را برانگیزند.
بازاریابی مترادف شستشوی مغزی و «مخ‌زنی» نیست، بلکه به مخاطبان کمک می‌کند تا با چیزی ارتباط برقرار کنند که می‌تواند زندگی آنها را بهتر کند.
5. متقاعدسازی با کلمات
تبلیغ‌نویسی (copywriting) متقاعدکننده باعث جلب توجه افراد می‌شود، خواننده را مجاب می‌کند که دیدگاه شما بسنجد و او را تشویق به عمل می‌کند (آنچه بازاریابان از آن با عنوان «تبدیل» یاد می‌کنند). همین قضیه در مورد آگهی‌های جذب داوطلب نیز صادق است.
تأثیر بازاریابی وقتی بیشتر می‌شود که مخاطبان‌تان و آنچه در تلاش برای تحقق آن هستید را به وجد آورد. هدف عالی خود را به وضوح بیان کنید. اکثر مطالبی که امروزه مردم می‌خوانند بر روی یک صفحه نمایش کوچک است، بنابراین اختصار و کوتاه‌نویسی یک سرمایه ارزشمند است.
فرمولی ساده وجود دارد که می‌توانید از آن برای نوشتن پست‌های کوتاه و اقناع‌کننده جهت جذب داوطلبان استفاده کنید:
- مشکل چیست؟ - مشکل جامعه یا مشکل داوطلب،
- راه حل چیست؟ - راه حل سازمان شما برای مشکل،
- شامل چه مواردی است؟ - آموزش، پشتیبانی، تعدادی جزئیات،
- برای انجام چه کاری به من نیاز دارید؟ - دعوت شما به اقدام،
ایده اصلی برای جذب داوطلب چیست؟
در پشت فرآیند جذب داوطلب، یک ایده اصلی وجود دارد که در واقع «فرضیه» شماست. این فرضیه باید دلیل اصلی پیوستن داوطلبان به هدف سازمان و تأثیر مشارکت آنها را توضیح داده و یکی از «مشکلات» کلیدی داوطلب را حل کند. این فرضیه شما را راهنمایی می‌کند تا بقیه آگهی‌های کمپین استخدام خود را ایجاد کنید:
«هر [نوع داوطلبی که در پی آن هستید] می‌تواند با مشارکت داوطلبانه در هدف شما [مشکل خود را حل کند] زیرا [نحوه حل مشکل عنوان شده است].»
برای مثال: "هر کسی که به سلامت محله‌مان اهمیت می‌دهد، می‌تواند با داوطلب شدن در «وست تاون گرین وی» به تمیز و سبز نگه داشتن آن کمک کند – ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه کودکان را در مورد راه‌های ساده کاهش آلودگی آموزش دهید."
1. ساخت آگهی‌های مؤثر برای جذب داوطلب
پس از آماده شدن فرضیه خود شروع به ساخت آگهی‌های استخدامی کنید. این آگهی باید بر توانایی سازمان غیرانتفاعی شما جهت برآوردن نیازهای داوطلب متمرکز باشد. در تصویر زیر شش انگیزه خوب از کارهای داوطلبانه و «مشکل» یا نیاز داوطلب که هر یک از آنها به رفع آن کمک می‌کند، عنوان شده است.
در هر کمپین استخدامی فقط روی 1 تا 2 مورد تمرکز کنید و آگهی‌های خود را حول آن بسازید. در صورت امکان، نقل قول یا توصیه‌های داوطلب را وارد آگهی کنید تا ثابت شود که «مشکل» حل شده یا نیاز برآورده شده است.
2. توسل به احساسات
هنگام ساخت محتویات آگهی به احساسات متوسل شوید. تجزیه و تحلیل 1400 مطالعه موردی از کمپین‌های تبلیغاتی موفق به نتایج جالبی دست یافته است. این تحلیل نشان داد کمپین‌هایی با محتوای کاملاً احساسی تقریباً دو برابر بهتر از آنهایی که دارای محتوای صرفاً منطقی بودند، عمل کردند و آنهایی که کاملاً احساسی بودند نسبت به آنهایی که محتوای ترکیبی داشتند، کمی بهتر عمل کردند.
تاکتیک‌های مورد استفاده در این زمینه شامل استفاده از تصاویر یا کلمات پرانرژی است که احساسات مخاطب را برمی‌انگیزد. تحقیقات همچنین نشان داده است که کلمات زیر مغز انسان را به کار انداخته و بیشترین تأثیر را در ارتقاء عملکرد دارند.
البته باید بفهمید که چرا این کلمات متقاعدکننده هستند تا از آنها در محتویاتی که برای مخاطبان قابل درک است، استفاده کنید.
- شما (You)؛ طوری بنویسید که گویی با داوطلب احتمالی در حال صحبت هستید و نه درباره خودتان.
- رایگان (Free)؛ دریافت چیزهای رایگان افراد را هیجان‌زده می‌کند و باعث ایجاد میل و علاقه به چیزهای بیشتر می‌شود.
- زیرا (Because)؛ توضیح دهید که چرا به داوطلبان نیاز است یا اینکه دلیل انجام کار توسط غیرانتفاعی چیست.
- فوراً با بلافاصله (Instantly or Immediately)؛ به داوطلبان اطلاع دهید که چه زمانی تماس می‌گیرید، چه زمانی می‌توانند کارشان را شروع کنند یا با چه سرعتی می‌توانند تأثیرگذار باشند.
- جدید (New)؛ این می‌تواند یک برنامه، ابتکار، پروژه، کمپین یا چرخه آموزشی جدید باشد.
راه‌هایی برای اضافه کردن این کلمات در فراخوان عمل، عناوین، خطوط موضوع ایمیل، سرفصل‌ها، جملات آغازین و پاراگراف‌ها بیابید تا تأثیرگذاری آنها را افزایش دهید. به این فکر کنید که «چگونه می‌توانید از این کلمات برای تشویق جامعه، منطقی جلوه دادن ادعاها، تأکید بر فوریت‌ها یا ترویج مشترکات اجتماعی استفاده کنید».
3. استفاده از کانال‌های دیجیتال برای ساخت پایگاه طرفداران
گفتگوهای ساده، صریح، مستقیم و هرچه بیشتر، بهترین راه ارتباط‌‌‌‌گیری و جذب در دنیای دیجیتال است. از طریق ایجاد روابط، آگاهی دیگران را افزایش دهید. مخاطبان به احتمال زیاد به درخواست شما پاسخ نخواهند داد، مگر آنکه احساس کنند شما را می‌شناسند، دوست دارند و به شما اعتماد دارند. در مورد راه‌هایی که می‌توانید اطلاعات را به صورت آنلاین و آفلاین به اشتراک بگذارید، فکر کنید
در اینجا چند نمونه از انواع پست‌های وبلاگی، مقالات خبرنامه یا محتوای رسانه‌های اجتماعی که توجه داوطلبان احتمالی را جلب می‌کند، آورده شده است:
- تاریخچه سازمان شما (داستان تولد ما)؛ حس تداوم و پایداری سازمان حتی برای مؤسسات غیرانتفاعی جوان‌تر را ایجاد می‌کند.
- مصاحبه با مشتری یا داوطلب؛ بر نتایج مشتری متمرکز است.
- قدردانی از داوطلب یا کارآموز؛ تا مردم بدانند که چگونه داوطلبان می‌توانند کارهای دشوار و غیرممکن را انجام دهند.
- جدیدترین مقاله وبلاگ یا خبرنامه + درخواست اشتراک؛ آنها را به مطالعه بیشتر ترغیب می‌کند.
- یک درخواست کوچک (برای مثال حمایت)؛ عزم حرکت به سمت حمایت از شما را ایجاد می‌کند.
- روایت یک داوطلب + دعوت به عمل؛ به داوطلبان این امید را می‌بخشد که می‌توانند باعث ایجاد تغییر شوند.
- یک رویداد؛ جایی که افراد می‌توانند شخصاً با شما ملاقات کنند.
- مناسبت یا جشن ویژه؛ بنابراین همیشه فقط مربوط به شما نیست.
- چیز جذاب؛ برای نشان دادن اینکه چقدر می‌توانند سرگرم شوند.
فراموش نکنید که اگر می‌خواهید مشارکت دوطرفه داشته باشید، باید زمانی را به گوش کردن و پاسخ دادن به سؤالات افراد اختصاص دهید. حتماً این قضیه را پیگیری کنید چرا که این اقدام کوچک می‌تواند به شما در «ایجاد توافق» کمک کند.
رسیدگی به شکایات داوطلبان احتمالی
این به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ای را برای رسیدگی فعالانه به نگرانی‌های داوطلبان احتمالی در مورد حمایت از اهداف‌تان در اختیار داشته باشید. معمولاً اکثر درخواست‌ها یا پیشنهادات (جذب داوطلب) با 3-5 اعتراض مشترک مواجه می‌شوند.
رایج‌ترین شکایاتی که از سمت داوطلبان احتمالی با آن مواجه می‌شوید را شناسایی کنید و در نسخه آگهی به آنها پاسخ دهید. اگر بتوانید حتی قبل از آنکه شک و تردیدها ابراز شوند، با آن مقابله کنید، احتمال موفقیت‌تان بالا خواهد رفت.
بیشتر بخوانید :
برای کسب اطلاع از نمونه اعتراضات و پاسخ‌های احتمالی، کتاب الکترونیکی ما با عنوان «راهنمایی نهایی مشارکت پرشور، موفق و مؤثر داوطلبان در سازمان غیرانتفاعی» (The Ultimate Guide to Enthusiastic, Effective Successful Volunteer Involvement at Your Nonprofit) را مطالعه کنید. در این کتاب یک چارچوب پایه برای پیام‌رسانی معرفی شده که به شما کمک می‌کند مجموعه کاملی از پیام‌ها را برای استفاده در هر موقعیتی ایجاد کنید تا داوطلبان فعلی یا آینده را وادار به عمل نمایید.
وقتی باید «نه» بگویید
شاید در مواقعی با این احتمال مواجه شوید که تلاش‌های موفقیت‌آمیز جذب داوطلبان به این ختم شود که متقاضیان داوطلب بیشتر از حد توان و رسیدگی شما باشند. این مشکل خوبی است، مگر نه؟
در عین حال مواردی نیز وجود دارد که ممکن است مجبور به رد یک متقاضی به دلیل عدم تطابق با ویژگی‌های مورد نظرتان شوید و گاهی اوقات، اجبار به گفتن «نه» شاید به دلیل عدم آمادگی مناسب از طرف سازمان باشد.
«نه» گفتن به داوطلب احتمالی شاید دشوار به نظر برسد، اما نباید اینگونه باشد. شما دوست ندارید که خود یا سازمان را در معرض خطر قرار دهید و بنابراین اگر احساس راحتی نمی‌کنید، "فقط این یکبار" استثناء قائل نشوید. در اینجا چند نمونه از مواردی که نباید داوطلب را بپذیرید و نحوه مدیریت هر وضعیت ذکر شده است:
1. وظیفه به خوبی طراحی نشده است
اگر در حین فرآیند مصاحبه متوجه شدید که برای موقعیت‌های شغلی مورد نظر داوطلبان مناسبی وجود ندارند، شاید بخواهید شرح وظایف شغلی را دوباره بازبینی کنید.
2. داوطلب آمادگی یا تمایلی به انجام وظیفه ندارد
در این شرایط رودرو به حل مشکل بپردازید. با داوطلبان صادق باشید و به آنها بفهمانید که چه الزاماتی برای شغل لازم است.
3. منابع کافی برای انجام وظیفه وجود ندارد
ممکن است منابع کافی برای کمک به تعداد زیادی از داوطلبان را در اختیار نداشته باشید. اجازه بدهید متقاضی این را بداند و از آنها بپرسید که آیا مایلند در لیست رزرو (ذخیره) قرار گیرند تا در صورت ایجاد فرصت‌های جدید فراخوانده شوند یا اینکه آنها را به سازمان دیگری ارجاع دهید.
4. مسائل حل‌نشده یا منازعاتی بین داوطلبان و کارکنان وجود دارد؛
اگر محیط فعلی بین کارکنان و داوطلبان متشنج و پرتنش است، ابتدا باید قبل از پذیرش داوطلبان جدید به این مسائل بپردازید. جلسه‌ای را برای تبادل نظر و حل مشکلات برگزار کنید و در صورت لزوم یک دوره آموزشی حین خدمت را برای کارکنان و داوطلبان ترتیب دهید.
5. داوطلب در بررسی سوابق کاری قبول نمی‌شود؛
اگر داوطلب فاقد سوابق مورد نظر است، در این صورت نمی‌تواند پذیرفته شود و عضویت او سازمان را در معرض خطر قرار دهد.
همیشه بهتر است دلایل عدم پذیرش را به صورت شفاهی به یک داوطلب احتمالی بازگو کنید، اما نوشتن این دلایل نیز خوب خواهد بود. در مواردی که داوطلب تناسب خوبی با شغل موردنظر ندارد یا اینکه بررسی سوابق را نگذرانده است، می‌توانید یک نامه عذرخواهی را به صورت الگو برای این موارد نادر تهیه و تنظیم کنید.
برای جذب داوطلبان واقعی، وقت بگذارید.!
به خاطر داشته باشید جذب داوطلب به این بستگی دارد که چقدر می‌توانید دیگران را وادار به حمایت از مأموریت‌تان و کمک به تحقق چشم‌اندازتان کنید.
استفاده از افراد بزرگ در پشت هدف‌تان کلید موفقیت است. برای بهبود روند جذب داوطلبان وقت بگذارید و موافقت لازم را برای آن کسب کنید. شما می‌توانید در عین تأثیرگذاری خلاق باشید، بنابراین به پیام خود وفادار بمانید اما اجازه دهید خلاقیت‌تان به پرواز درآید!
دیدگاه خود را بنویسید