قدردانی از داوطلبان به این خاطر که نشان می‌دهد شما برای تعهد و تلاش یک داوطلب ارزش قائل هستید، حائز اهمیت است. این قدردانی می‌تواند به اشکال مختلفی باشد:
- تشکر لفظی ساده به خاطر کار فوق‌العاده‌ی داوطلب،
- یادداشت تشکر رسمی،
- برگزاری رویداد قدردانی از داوطلب،
- مراسم اهدای جوایز به داوطلب،
- ارتقاء به جایگاه رهبری داوطلبان،
این نقش بسزایی در ایجاد اعتماد، حفظ داوطلب در سازمان و تقویت روابط میان کارکنان و داوطلبان دارد. زمانی که سازمان‌های غیرانتفاعی در فکر قدردانی از داوطلبان هستند، باید با عوامل بیرونی و درونی که باعث انگیزش و برانگیختگی افراد می‌شوند، آشنا شوند. چند نمونه از عوامل بیرونی (extrinsic factors) عبارتند از:
- دریافت حقوق ماهانه یا پاداش،
- اجتناب از تذکر یا تنبیه،
- تحسین شدن یا رضایت خاطر آنی،
- دریافت جوایز مانند لوح تقدیر، گواهینامه یا هدیه،
عوامل درونی (intrinsic factors)
هرچند عوامل بیرونی اغلب باعث ایجاد وابستگی می‌شوند، اما عوامل درونی از تأثیرگذاری بیشتری برخوردارند چرا که دوام و ماندگاری بیشتری دارند. عوامل درونی (intrinsic factors) عبارتند از:
1. چالش
توان به چالش کشیدن خود، انجام وظایف جدید یا تفکر در این مورد که چرا کاری انجام شده یا نشده است،
2. کنترل
داشتن اختیار نسبت به کاری که انجام می‌دهید،
3. همکاری
توانایی همکاری و کمک به دیگران،
4. تأیید شدن
دریافت بازخوردهای مثبت و معنی‌دار از سوی دیگران برای کارتان،
در سازمان‌های غیرانتفاعی ارائه ترکیبی از هر دو عوامل "بیرونی و درونی" مهم است، اما باید در نظر داشته باشید که رضایت بیشتر داوطلبان، جلب مشارکت و حفظ طولانی مدت آنها در نهایت به مهارت مدیریت طرح داوطلبی بستگی خواهد داشت. "این فصل به شما می‌آموزد که چطور می‌توانید به بهترین شکل ممکن از داوطلبان خود براساس انگیزه‌هایشان قدردانی کنید."
ما ایده‌های خاصی را برای برآورده کردن هر دو عوامل درونی و بیرونی ارائه می‌دهیم که از جمله آنها می‌توان به برگزاری رویدادهای خاطره‌انگیز با هر بودجه‌ای جهت تقدیر و قدردانی، استفاده از لحن فکورانه در نامه‌های تشکر از داوطلب و بکارگیری بازخوردهایی برای ترویج حفظ داوطلبان اشاره کرد.
با تشکر و سپاسگزاری شروع کنید
قدردانی از داوطلبان با ترویج فرهنگ تشکر و سپاسگزاری در سازمان آغاز می‌شود. محیطی را تصور کنید که در آن همه احساس می‌کنند که مورد قدردانی واقع شده‌اند.
در این صورت نحوه رفتار افراد با یکدیگر چگونه خواهد بود؟ افراد تا چه حد تأثیرگذار و خلاق خواهند بود و چگونه کار آنها بر روی مشتریان‌شان منعکس خواهد شد؟
برای مطالعه :
مطالعات نشان داده است که ابراز تشکر ساده مستقیماً بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد و همچنین اثربخشی تصمیم‌گیری را با افزایش سطح صبر و حوصله‌مان افزایش می‌دهد.
در عین حال تحقیقات حاکی است که تشکر کردن از سطح پرخاشگریهای روزانه، لطمه دیدن احساسات و حساسیت‌های کلی می‌کاهد.
به گفته روان‌شناس «رابرت امونز» (Robert Emmons)، "تشکر و قدردانی نوعی سیستم ایمنی روانی ایجاد می‌کند که می‌تواند در هنگام زمین خوردن از شدت صدمات بکاهد.
شواهد عملی نشان می‌دهد که افراد قدردان در برابر فشار و استرس، چه گرفتاری‌های جزئی روزمره و چه آشفتگی‌های بزرگ شخصی، انعطاف‌پذیری بیشتری دارند."
چگونه باید تشکر و سپاسگزاری را آغاز کرد؟
تشکر و سپاسگزاری از سمت رهبری شروع می‌شود. داوطلبان باید لفظ «متشکرم» را از رهبران و سایر مدیران سازمان بشوند. علت این است که اظهار تشکر می‌تواند باعث شود برخی افراد به ویژه در محیط‌های کاری با سابقه طولانی ناسپاسی احساس امنیت کنند.
بنابراین مطمئن شوید که همتایان شما و سایر کارکنان بر سر این قضیه اتفاق نظر دارند و تمام تلاش خود را برای القای این رسم به کار می‌بندند. چند راه دیگر برای ترویج فرهنگ تشکر و سپاسگزاری به شرح زیر است:
- هنگام ارائه بازخورد مثبت به طور دقیق و صریح در مورد مزایای یک شخص، عمل یا کار صحبت کنید،
- فرصت‌های مختلفی را برای تشکر و سپاسگزاری - کوچک و بزرگ - فراهم کنید،
- با همکاری داوطلبان اقدام به ایجاد هنجارهای تیمی کنید که سبب تشویق تشریک مساعی شود،
- رسم و رسومات منظمی را برقرار کنید که همه افراد آن را به عنوان بخشی از فرهنگ تشکر کردن بپذیرند،
به بیان ساده‌تر اگر داوطلبان احساس کنند که مورد قدردانی قرار می‌گیرند، انگیزه خواهند داشت تا در سازمان بمانند و راه‌های عمیق‌تری را برای پشتیبانی از مأموریت شما بیابند، اما اگر احساس کنند که از آنها قدردانی نمی‌شود، سازمان را ترک خواهند کرد.
شش انگیزش اصلی داوطلبان خیریه
روش دیگر نگریستن به موضوع حفظ داوطلب از زاویه نظریه‌های کارکردی در مورد دلایل، اهداف و انگیزه‌های زیربنای رفتار انسانی است. پژوهشگران شش انگیزهفردی و اجتماعی را شناسایی کرده‌اند که به طور بالقوه در زمینه داوطلب شدن کاربرد دارد.
این انگیزه‌ها ممکن است در وهله نخست بر تصمیمات یک فرد برای داوطلب شدن و همچنین در مورد استمرار داوطلبی وی تأثیر بگذارد. فهرست انگیزه‌های داوطلب را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.
این پژوهش همچنین با چند فرضیه‌ی مورد نظر ما درباره انگیزه‌های داوطلب تأیید می‌شود:
1. فرضیه اول
افراد هدفمند، برنامه‌ریز و هدف‌گرا هستند؛ داوطلبان برای برآورده کردن اهداف مهم شخصی در امور داوطلبانه مشارکت می‌کنند.
2. فرضیه دوم
افراد مختلف کارهای مشابه را به دلایل مختلف انجام می‌دهند؛ داوطلبان شاید از دلایل مختلف برای داوطلب شدن برخوردار باشند.
3. فرضیه سوم
هر فردی ممکن است با بیش از یک نیاز یا هدف برانگیخته شود؛ یک داوطلب شاید در تلاش برای ارضای دو یا چند انگیزه باشد.
4. فرضیه اول
نتایج موفق به تطبیق نیازها و اهداف با فرصت‌های تحت اختیار داوطلب بستگی دارد؛ جذب، رضایت‌مندی و حفظ موفقیت‌آمیز داوطلب به تجربه رهبران در تحقق خواسته‌های داوطلب بستگی دارد.
در تصویر زیر راه‌های پیشنهادی برای همسوسازی انگیزه‌های داوطلبان با فعالیت‌های قدردانی و پاداش‌های درونی آورده شده است:
قدردانی و پاداش‌دهی معنادار به داوطلب
قدردانی از داوطلب می‌تواند به اشکال مختلف ظاهر شود که همه آنها براساس انگیزه‌های داوطلبان معنادار خواهد بود و بسیاری از آنها را می‌توان با هزینه کم یا بدون هزینه انجام داد. در اینجا چند نمونه از انواع پاداش‌هایی که می‌توانید ارائه دهید، ذکر می‌شود:
1. پاداش و جوایز
- تبلیغات عمومی؛
نصب یک تابلو یا پوستر تقدیر و تشکر و نمایش آن در یک مکان عمومی، راهی برای قدردانی از کمک‌های روزانه داوطلبان و عامل ایجاد حس تعلق اجتماعی است. این امر می‌تواند به افزایش مسئولیت‌پذیری داوطلبان و هیأت مدیره منجر شود. شما همچنین می‌توانید داستانهای موفقیت داوطلبان را از طریق خبرنامه، مطالب بازاریابی یا چاپ در نشریات برجسته کنید. - قدرت؛
به راه‌هایی فکر کنید که می‌توانید با ایجاد حس قدرت و تأثیرگذاری در داوطلبان از تلاش‌های آنها تقدیر کنید. آیا راه‌هایی برای قدردانی از آنها در صفحه وب سازمان وجود دارد؟ شاید آنها سخنران خوبی برای انتقال تجربیات خود در یک کنفرانس یا رویداد باشند و شاید نظرات آنها در جلسه‌ای مهم با کارکنان مورد استقبال قرار گیرد. هرچند این ایده‌های قدردانی شاید تا حدودی عجیب به نظر برسند، اما در واقع می‌توانند به ایجاد حس ارزشمند بودن در داوطلب کمک کنند. - مسئولیت؛
افزایش مسئولیت تنها در صورتی به عنوان پاداش تلقی می‌شود که توأم با حمایت مناسب باشد. مطمئن شوید که قادر به فراهم کردن آموزش، منابع و نظارت مناسب هستید. به این ترتیب داوطلبان باور خواهند کرد که می‌توانند تأثیرگذار باشند. - آموزش؛
ارائه آموزش‌هایی که باعث تقویت دانش، مهارت و توانایی‌های (KSA) داوطلبان می‌شود، معمولاً خوشایند است. داوطلبان را با «نقش‌های یادگیری» منطبق و فرصت‌های یادگیری مستمر را در طول سال برای آنها فراهم کنید. آموزشهای حین خدمت (توسط داوطلبان و کارکنان حرفه‌ای) را ترتیب داده و یادگیری غیررسمی را ترویج دهید (توسط همتایان، جوامع آنلاین، پورتال‌های اسناد DIY، ویدیوهای ضبط‌شده/وبینارها و ...). به داوطلبان کمک کنید تا مدرک دانشگاهی کسب کنند یا «واحدهای آموزش مداوم» (CEUs) را ارائه دهید. - غذا؛
چه کسی عاشق غذا خوردن نیست؟ غذای رایگان همیشه خوشایند همه است. یک میهمانی به صرف پیتزا یا بستنی ترتیب دهید یا وعده‌های میان غذای خوشمزه را در طول شیفت‌های کاری توزیع کنید. می‌توانید از کسب‌وکارهای اجتماعی و کارشناسان محلی بخواهید تا غذای مورد نیاز برای برگزاری یک رویداد را اهدا کنند. - رویدادها؛
برگزاری رویدادهای کم‌هزینه نیز یکی دیگر از راه‌های قدردانی از داوطلبان است. چند ایده در این خصوص پیشنهاد می‌شود: - سایت/مکان؛
مکان‌های منحصر به فرد مانند "پارک شهر" یا نقاط نمادین مثل "موزه حقوق مدنی" را برای برپایی رویداد انتخاب کنید.
2. سخنرانان و میهمانان
- سعی کنید داستانهای موفقیت را بازگو کنید (چالش‌هایی که منجر به پیروزی شده است)
- فضایی برای ابزار قدردانی بین داوطلبان ایجاد کنید.
- از افرادی که در نتیجه‌ی کارهای داوطلبان منتفع شده‌اند، پرسش کنید.
- همسران یا خانواده‌ها را دعوت و از آنها نیز تشکر کنید.
3. برنامه/فعالیت‌ها
- یادداشت‌های تشکر مشتریان را با صدای بلند بخوانید.
- فرصت‌هایی برای داوطلبان فراهم کنید تا خود را به عنوان افرادی که به بشریت کمک می‌کنند، تلقی کنند (مثلاً از طرف آنها کمک مالی کنید).
- تشکر و سپاسگزاری‌ها (نظرات، یادداشت‌ها، برچسب نام و پایه‌های رومیزی) را تا حد امکان شخصی‌سازی کنید (صریح و دقیق/ همسو با انگیزه‌های اصلی داوطلب)
- به‌روزرسانی از «وضعیت فعلی سازمان» و «نیم‌نگاهی» به آینده را تهیه کنید.
- نظرات را در مورد یک ابتکار پیشنهادی دریافت کنید.
- آموزش حین خدمت را در موضوعات مورد علاقه داوطلبان فراهم کنید.
- زمانی برای تفکر درباره معنا و مفهوم کاری داوطلبان اختصاص دهید.
- فضایی برای معاشرت، شبکه‌سازی و تیم‌سازی «تحت حمایت» ایجاد کنید.
4. یادداشت‌های تشکر
چه در هنگام ارسال یک یادداشت غیررسمی یا نگارش یک نامه قدردانی رسمی و چه در زمان آماده کردن نظرات برای یک جشن، نوشتن یک تشکر معنادار از جمله مهارت‌های مهم محسوب می‌شود.
اغلب داوطلبان درک می‌کنند که شما چقدر سرتان شلوغ است و در نتیجه صرف وقت برای تشکر شخصی از آنها باعث می‌شود که احساس ارزشمندی کنند.
دریافت یادداشت دست‌نویس از طریق پُست کاری کم‌نظیر است و از نگاه برخی افراد کارت ارسالی شما لبخند را در تمام روز بر روی لبان آنها خواهد نشاند.
همچنین داوطلبان قدردان و سپاسگزار استفاده‌ی کارآمد شما از منابع خواهند بود، چرا که بسیاری از آنها مایل نیستند سازمان غیرانتفاعی منابع محدود خود را صرف لوح تقدیر، سنجاق یا سایر هدایا کند.
چهار گام ساده برای نوشتن یک نامه تشکر قوی
اصل سادگی را رعایت و به نوشتن یادداشت‌های تشکرآمیز عادت کنید. لازم نیست این کار را هر روز انجام دهید. هر هفته یک یادداشت تشکر کوتاه برای 3 تا 5 نفر بنویسید. داوطلبان، شرکای اجتماعی و همکاران را در این رابطه در نظر بگیرید.
گام 1- توجه به کارهای برتر
از آنها به خاطر انجام کارهایی که ارزشمند یا فراتر از وظیفه‌شان بوده است، تشکر کنید. دقیق و صریح باشید.
گام 2- اتصال نقاط
توضیح دهید که چگونه کار آنها به تحقق هدف برنامه یا مأموریت سازمان کمک کرده است. داستانسرایی کنید.
گام 3- قدردانی از تلاش
اذعان کنید که داوطلب شدن (یا کمک به شما به عنوان یک شریک یا همکار) وقت شخصی افراد را گرفته و داوطلبان زمان خود را فدای کمک به سازمان کرده‌اند.
گام 4- شخصی کردن موضوع
شرح دهید که حمایت و کمک‌های داوطلب چه منفعتی را از نظر شخصی برای شما به ارمغان آورده است.
ارزش بازخورد داوطلبان
دریافت بازخورد از داوطلبان نیز یک استراتژی هوشمندانه برای قدردانی از آنهاست. درخواست بازخورد منظم و عمل طبق آن به داوطلبان کمک می‌کند تا متوجه شوند که شرکای ارزشمندی در موفقیت مأموریت سازمان هستند. بازخورد منظم همچنین به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که برنامه‌ها تا چه حد خوب اجرا می‌شوند، داوطلبان چقدر خوشحال و راضی هستند و چه کاری می‌توانید برای بهبود برنامه انجام دهید.
پیشنهاد می‌شود یک نظرسنجی 30 روزه و سالانه همراه با مصاحبه‌های خروج از خدمت را برای جمع‌آوری بازخورد پیرامون برنامه خود ترتیب دهید.
نظرسنجی 30 روزه از داوطلبان جدید
این نظرسنجی به دریافت نظرات داوطلبان در خصوص "تصورات و برداشت‌های اولیه‌شان از تجربه کار در سازمان" می‌پردازد. در این صورت مشکلاتی که داوطلبان در مراحل اولیه با آن مواجه می‌شوند، شناسایی می‌گردد تا فرصت رفع و رجوع آنها و اطمینان از حفظ بلندمدت داوطلب در سازمان فراهم شود.
این نظرسنجی باید 30 روز پس از پایان اولین شیفت عادی داوطلب انجام شود. نظرسنجی ممکن است از طریق یک ابزار مبتنی بر وب (مثل SurveyMonkey) یا در صورت تمایل داوطلبان به صورت کاغذی صورت گیرد. در حالت ایده‌آل، لینک پرسشنامه باید از طریق ایمیل یا سیستم مدیریت داوطلب برای داوطلبان فعال ارسال شود. مواردی که باید در پرسشنامه قید شود:
1. بخشی در مورد تجربیات داوطلب
شامل پاسخ‌های داوطلبان بر روی مقیاس «لیکرت» (Likert) در رابطه با اینکه آیا مأموریت‌های محوله معنی‌دار بوده است یا خیر، آیا منابع و آموزش لازم برای انجام مؤثر وظایف را دریافت کرده‌اند یا خیر و اینکه آیا احساس حمایت می‌کنند یا خیر.
آیا آنها برنامه را به شخص دیگری توصیه خواهند کرد؟ چرا آری و چرا خیر؟ رضایت کلی آنها از جایگاه داوطلبانه‌شان چقدر است؟ فضایی را برای نظرات خالی بگذارید.
2. بخشی در مورد خود داوطلبان
کسب اطلاع درباره موقعیت داوطلبان از لحاظ جنسیت، قومیت یا هر اطلاعات دیگری که ممکن است برای ایجاد تمایز در این مورد که آیا رضایت به عوامل خاص بستگی دارد یا خیر، مفید باشد.
3. بخشی در مورد پیشنهادات داوطلبان
سؤالی در این رابطه که داوطلبان چه اصلاحاتی را برای بهبود برنامه یا تجربه داوطلبانه پیشنهاد می‌دهند.
نظرسنجی سالانه از داوطلب
این نظرسنجی به تعیین کیفیت تجربه داوطلب در سازمان شما می‌پردازد و در صورت امکان باید هر ساله برای داوطلبان فعال انجام شود. نظرسنجی سالانه از داوطلبان می‌خواهد تا در مورد جنبه‌های کلیدی که باعث رضایت و ماندگاری آنها در سازمان می‌شود، اظهارنظر کنند. مواردی که باید در پرسشنامه قید شود:
بیشتر بخوانید :
"اطلاعاتی مشابه با آنچه در نظرسنجی 30 روزه پرسیده شد را در این نظرسنجی نیز قید کنید، اما بخشی را در مورد عوامل انگیزاننده داوطلب به آن اضافه کنید."
داوطلبان می‌توانند درباره عوامل انگیزاننده خود نظیر کار کردن برای یک هدف و آرمان، یادگیری مهارت‌های جدید، پر و پیمان کردن رزومه کردن یا پیدا کردن دوستان جدید اظهارنظر کنند. همچنین می‌توانید از آنها بپرسید که آیا علاقه‌مند هستند تا مسئولیت بیشتری را به عهده بگیرند یا خیر.
مصاحبه‌های خروج از خدمت
هدف از مصاحبه خروج از خدمت (exit interview) با داوطلبان، درک بهتر دلایل تصمیم آنها برای ترک سازمان است. مصاحبه خروج از خدمت، دقیق‌ترین ابزار برای شناسایی مسائل و مشکلات یا اصلاحات برنامه است که نیازمند توجه است. مشارکت داوطلبان در این مصاحبه باید اختیاری و به شکل داوطلبانه باشد.
اطلاعاتی که در طول مصاحبه جمع‌آوری می‌کنید، بعداً برای بررسی داده‌های مربوط به روندها و/یا ایده‌هایی درباره نحوه قدردانی و ایجاد انگیزش در سایر داوطلبان برای حفظ آنها مورد استفاده قرار خواهد گرفت. مجموعه‌ای از نتایج مستقل نیز باید در یک صفحه گسترده نگهداری و در گزارش های فصلی یا سالانه گنجانده شود. می‌توانید سؤالات زیر را در طول مصاحبه بپرسید:
- چه مدت در سازمان ما داوطلب شدید؟ موقعیت و جایگاه داوطلبی شما در سازمان چطور بود؟
- از تجربه داوطلبی خود چه لذتی بردید؟ از چه چیزی لذت نبردید یا اینکه آزارتان داد؟
- چرا تصمیم گرفتید به خدمت خود پایان دهید؟ دلیل اصلی رفتن‌تان چیست؟
- اگر تجربه شما انتظارات را برآورده نکرد، آیا اقداماتی برای انتقال مشکل (مشکلات) خود به رهبر تیم یا سایر کارکنان انجام دادید؟ آنها چه کاری برای رفع مشکل انجام دادند؟
- آیا به اندازه کافی برای نقش(ها) و مسئولیت‌های خود آموزش دیدید؟ اگر نه، چه آموزش یا پشتیبانی‌های دیگری می‌توانست مفید باشد؟
- آیا کارهایی وجود داشت که انتظار داشتید به شما محول نشود؟ آنها چه بودند؟ چه کارهایی طبق برنامه پیش نرفت؟
- پیشنهاد می‌کنید برای بهبود پشتیبانی از داوطلبان و خدمت به مشتریان خود چه کاری را انجام دهیم؟
قدردانی از داوطلبان
همانطور که مشاهده کردید، قدردانی از داوطلبان می‌تواند به اشکال مختلفی ظاهر شود. مخلص کلام اینکه اگر نیازهای انگیزشی و عاطفی داوطلبان برآورده شود، آنها احساس می‌کنند که در تیم شما حضور و مشارکت دارند و در خصوص تصمیمات مدیریتی که مستقیماً بر آنها تأثیر می‌گذارد، صاحب نظر هستند.
اگر همه این موارد را رعایت کنید، قطعاً با یک گروه از داوطلبان با استعداد روبرو خواهید شد که برای حمایت از شما بارها و بارها به سازمان بازخواهند گشت.
دیدگاه خود را بنویسید