وقتی سازمان‌های غیرانتفاعی به آموزش داوطلبان می‌اندیشند، نخستین فکری که به ذهن خطور پیدا می‌کند بحث آشناسازی و معارفه آنهاست، اما آموزش داوطلبان فراتر از آشنایی و معارفه است و می‌تواند در همه مراحل مشارکت داوطلب در سازمان، از "داوطلب تازه‌‎ وارد گرفته تا داوطلب جا افتاده و رهبر داوطلبان" مفید واقع شود.

آموزش داوطلبان، موتور محرک یک داوطلب برای عبور از مرحله استقرار در سازمان تا ایجاد تعهد است و به حفظ شور و علاقه آنها کمک کند. با این وجود، سازمان‌های داوطلبی بیش از پیش متوجه دشواری آموزش و حفظ استعدادهای داوطلب متعهد و باسابقه شده‌اند.

گرچه ممکن است داوطلبان، مرحله آموزش مقدماتی و معارفه خود را به پایان برسانند، اما فقط تعدادی از آنها برای عمل به تعهد اولیه در سازمان باقی می‌مانند. خبر خوب اینکه استراتژی‌های مشخصی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای افزایش تعداد داوطلبان علاقه‌مند که پس از اتمام آموزش دست یاری به سازمان می‌دهند، استفاده کنید.

در این فصل، چند تاکتیک‌ عملی که داوطلبان را پس از آموزش به ماندن و اجرای تعهدات سازمانی ترغیب می‌کند، شرح خواهیم داد. وقتی توانستید داوطلب خود را از آموزش اولیه به سمت شیفت‌های کاری منظم سوق دهید، هدف بعدی‌تان باید حفظ مشارکت آنها در درازمدت باشد.

ما استراتژی‎‌های مطمئن درباره نحوه ارزیابی نیازهای داوطلبان را توضیح خواهیم داد و به شما خواهیم آموخت که جلسات آموزشی اقناع‌سازی داوطلبان را با استفاده از تکنیک‌های یادگیری ترکیبی، طراحی اهداف مؤثر یادگیری و تلفیق تکنولوژی ترتیب دهید. همچنین نکاتی درباره نحوه تعیین زمان نیاز یا عدم نیاز به آموزش و روش‌های ارتقای عملکرد داوطلب ارائه خواهد شد.

چرا آموزش از ابتدای امر بسیار مهم است؟

چرا آموزش از ابتدای امر بسیار مهم است؟

تحقیقات علمی نشان داده است که داوطبان از مراحل مختلف مشارکت عاطفی عبور می‌کنند، اغلب فاقد آموزش رسمی هستند و بخش عمده آشنایی و تلفیق اجتماعی آنها با فرهنگ سازمانی حین انجام شغل صورت می‌گیرد. آنها در تلاش برای یادگیری وظایف، مهارت‌ها و نگرش‌های مورد انتظار خود، گاهی اوقات از منابع غیررسمی نظیر همتایان،  محافل اجتماعی، روش آزمون و خطا و دریافت بازخورد از مشتریان سازمان استفاده می‌کنند.
اگر آموزش مناسب فراهم نشود، داوطلبان از فرضیات و تصورات مربوط به خود که ممکن است با مأموریت‌ها و اهداف سازمان همسو نباشد، بهره خواهند گرفت.

مراحل مشارکت داوطلبان

طبق تحقیقات، در مرحله تازه‌‎واردی -که عموماً چند ماه نخست ورود به سازمان است-، قصد داوطلب این است که تا حد امکان تلاش و به سازمان کمک کند. در این مرحله اگر داوطلبان با اهداف سازمان، سهم وظایف‎شان در تحقق این اهداف و نحوه دریافت پشتیبانی آشنا نشده باشند با خطر ترک آنها از سازمان مواجه خواهید شد. عدم شناخت کامل این حوزه‌ها باعث ابهام، سرخوردگی و نارضایتی می‌شود.

برای مطالعه :

راهکارهایی برای هماهنگ‌سازی داوطلبان

برای کاهش ضرر و زیان وارده در طول این مرحله شکننده، می‌توان فعالیت‌های خاصی را به طرح‌های آموزشی داوطلبان اضافه کرد. تعدادی از اقدامات و ابتکار پیشنهادی تحقیقات در این زمینه عبارت است از:

  • هر داوطلب جدید را با یک مربی یا «داوطلب همتا» همراه کنید. در این صورت داوطلب جدید ضمن مشاهده مهارت‌های فرد باسابقه تلاش می‌کند قبل از «تنهایی عمل کردن» مهارت‌های خود را در کنار مربی بیازماید،
  • کمک‎‌های شغلی توأم با واقعیات و روش‌های پرکاربرد را برای کاهش ابهام و افزایش اعتماد داوطلبان در اختیار آنها قرار دهید،
  • یک سری ایمیل خوشامدگویی حاوی پاسخ‌های کوتاه، ساده و عملی به سؤالات متداول را برای داوطلبان ارسال کنید،
  • ارتباطات منظم؛ نظیر خبرنامه‌های ایمیلی ماهانه و «به روز» توأم با بروزرسانی‌ها و تغییرات در هرگونه اطلاعات فنی و نکات مفید را با داوطلبان حفظ کنید،

این ابتکارات را می‌توان با فعالیت‌های سرگرم‌کننده و تیم‌ساز که سبب آشناسازی، ایجاد اعتماد به سازمان و تقویت ارتباطات می‌شود ترکیب کرد که از جمله آنها عبارت است از:

  • رویدادهای اجتماعی، نظیر جشن بستنی یا پیتزا به داوطلبان کمک می‌کند تا با یکدیگر آشنا شوند. برای آغاز کار از انواع فعالیت‌های شبکه‌سازی ساختارمند استفاده کنید.
  • تورهای بازدید از سایر بخش‌های سازمان به داوطلبان کمک می‌کند تا تصویر بزرگ‌تری از محیطی که در آن مشغول به کار خواهند شد را مشاهده کنند.
  • جلسات ملاقات و خوشامدگویی را ترتیب دهید تا داوطلبان جدید بتوانند با مدیریت اجرایی نشست و برخاست کنند. این به داوطلبان اجازه می‌دهد به ارزش واقعی خود در سازمان پی ببرند.
  • بازی اینترنتی «جستجوی گنج» را انجام دهید که طی آن داوطلبان لیست مشخصی از آیتم‌ها را جستجو می‌کنند تا با انواع منابع اینترنتی که به طور منظم از آنها بهره می‌گیرید، آشنا شوند. برای آنها جایزه تعیین کنید.
  • از فناوریبرای ارتباط داوطلبان با یکدیگر استفاده کنید - چه از طریق رسانه‌های اجتماعی، یک فهرست ایمیل که به طور خاص متناسب با نیازهای آنهاست یا وبینارهایی که به طور منظم در موضوعات مورد علاقه و مباحث آزاد برنامه‌ریزی شده است. نوعی از فناوری را انتخاب کنید که به مدیریت چندانی نیاز ندارد و از رهبران کنونی داوطلبان بخواهید به عنوان گرداننده بحث عمل کنند.

آموزش داوطلبان جدید

به آموزش به عنوان یک فرآیند نگاه کنید و نه یک هدف یا مقصد. "هدف شما کمک به همسو کردن مهارت‌های داوطلبان با نیازهای سازمان است". آشناسازی خوب داوطلب با سازمان کمک می‌کند تا شکاف بین دانسته‌های قبلی وی و آنچه شما برای انجام ایده‌آل وظایف به آن نیاز دارید، برطرف شود.

مطمئن شوید که تمرینات شما رایج‌ترین خلأهای موجود در این زمینه را برطرف می‌کند. در تصویر زیر شایع‌ترین خلأهای یادگیری و عملکردی که افراد حین کار با آن روبرو می‌شوند، ذکر شده است.

شایع‌ترین خلأهای یادگیری و عملکرد افراد، حین کار

در آموزش داوطلبان جدید زمان نقش بسیار مهمی دارد. داوطلبان پرمشغله وقت اضافه زیادی در اختیار ندارند و ترجیح می‌دهند از وقت‌شان به بهترین نحو ممکن استفاده شود. بنابراین به دنبال حداکثر بازدهی باشید و بر روی اطلاعاتی که «باید دانسته شوند» تمرکز کنید. 

برای اطمینان از اینکه واقعاً در حال برطرف کردن یک خلاء و حل مشکل واقعی هستید و وقت خود را با اطلاعاتی که کاربران می‌توانند در جاهای دیگر به دست آورند تلف نمی‌کنید، قبل از شروع به طراحی راهکارهای آموزشی ارزیابی و تعریف کنید که کدامیک از خلاءهای یادگیری را باید برطرف کنید. 

خلاءهای رایج در یادگیری داوطلبان

خلاءهای رایج در یادگیری داوطلبان جدید عبارتند از:

  • مأموریت و خدمات سازمان را چطور می‌توان به طور واضح، مختصر و دقیق به عموم توضیح داد،
  • نحوه پر کردن کامل و ارسال به موقع مدارک مورد نیاز چگونه است،
  • چگونه می‌توان کار را با خیال راحت و اطمینان خاطر انجام داد و در مواقع اضطراری چه باید کرد،
  • نحوه انجام کارها در این محیط چگونه است (اطلاعات داخلی درباره فرهنگ و فرآیندهای غیررسمی سازمان)،

همچنین به خاطر داشته باشید که اغلب داوطلبان افرادی بسیار اجتماعی هستند. بنابراین فرصت‌هایی برای شبکه‌سازی و آشنایی آنها با یکدیگر فراهم کنید. اگر آنها در طول فرآیند آموزش پیوند و رابطه برقرار ‌کنند، احتمالاً برای دیدار با دوستانی که به تازگی پیدا کرده‌اند به سازمان بازخواهند گشت.

 آموزش داوطلبان تثبیت شده

هنگامی که داوطلبان در نقش خود احساس آرامش و رضایت بیشتری می‌کنند، وارد مرحله‌ای می‌شوند که از آن با عنوان «جاافتادگی و تثبیت» در کار یاد می‌شود. در این مرحله کمک‌های متمرکزتری به آنها ارائه می‌شود و آماده یادگیری مهارت‌های جدید می‌شوند. اگر نیازهای داوطلبان در این مرحله برآورده نشود، شما در معرض خطر خستگی، بی‌علاقگی یا بدبینی آنها قرار خواهید گرفت.

کارهای مختلفی وجود دارد که می‌توانید از طریق تقویت رشد داوطلبان در سازمان آنها را متعهد نگه دارید. آموزش صرفاً از طریق گردهم آوردن تعدادی اسلاید یا ارسال محتوای آنلاین تأثیرگذار نخواهد بود، بلکه با اتحاذ رویکردی استراتژیک و متمرکز اتفاق می‌افتد. یک رویکرد آموزشی قوی با هدف‎‌گذاری در مورد رفتارهایی که می‎‌خواهید تغییر دهید یا تقویت دانش از طریق طراحی مبتنی بر شواهد، تسهیل مهارت‌ها و تمرین در محل کار شروع می‌شود.

الزامات یادگیری موثر

«آموزش یک مؤلفه بسیار انگیزاننده برای کسب تجربه داوطلب است». فرهنگ یادگیری مستمر و مداوم را در داوطلبان خود پرورش دهید و آنها را مجاب کنید که برای کسب یادگیری بیشتر به سازمان بازگردند. شما می‌توانید با کمک به داوطلبان برای توسعه مهارت‌های فردی‌شان آنها را در این مسیر تشویق کنید.

 اهداف یادگیری؛ مبنای آموزش اثربخش

هنگام طراحی برنامه‌های آموزشی داوطلبان باید بر روی تدوین اهداف یادگیری مبتنی بر عمل متمرکز شوید. این به  شما کمک می‌کند محتوای دوره آموزشی خود را براساس اطلاعاتی که «باید دانسته شوند» استوار کنید و آزمون‌هایی را برای ارزیابی آنچه داوطلبان از این دوره آموخته‌اند، برنامه‎ریزی نمایید.

«هدف یادگیری» گزاره‌ای است که هدف مورد انتظار از یک برنامه یا دوره آموزشی، درس یا فعالیت را از لحاظ مهارت‌ها یا دانش قابل اثبات که انتظار می‌رود کارآموز فرا گیرد، شرح می‌دهد. از فرمول زیر برای کمک به تدوین اهداف یادگیری‎تان استفاده کنید. این اهداف باید قابل مشاهده و اندازه‌گیری و در مقیاس دنیای واقعی باشند.

یک هدف یادگیری قابل اجرا و مبتنی بر عمل دارای سه بخش است:

  • شرح مختصر از وظیفه‌ای که باید انجام شود،
  • شرایطی که تحت آن وظیفه باید انجام شود (شامل مکان‌ها، منابع کمکی، تجهیزات یا نرم‌افزار مورد استفاده)،
  • استانداردهایی که نحوه انجام وظیفه را به خوبی شرح می‌دهند،

تدوین اهداف یادگیری‎تان

اگر هدف یادگیری یک مهارت رفتاری را به تصویر نکشد، برای فرآیند طراحی‌ مفید نخواهد بود. همچنین اگر داوطلب به طور مرتب از مهارتی استفاده نمی‌کند آن را کنار بگذارید. تبیین 3 تا 5 هدف یادگیری قوی در هر ساعت آموزش رقمی ایده‌آل است.
این اهداف یادگیری پایه و اساس آموزش‌تان خواهند بود و به شما کمک می‌کنند تا بر آنچه می‌خواهید کارآموزان تا پایان دوره آموزشی انجام دهند، بگویند، توضیح دهند، بیابند یا حل کنند، متمرکز شوید.

هنگامی که محتوای آموزشی خود را مرور می‌کنید تا مطمئن شوید که به آنها پرداخته شده است، می‌توانید به این اهداف رجوع کنید. همچنین می‌توانید این اهداف را در فرم‌های ارزشیابی آموزشی خود وارد کنید تا چِک کنید که آیا داوطلبان واقعاً آنچه برای‌شان در نظر گرفته‌اید را یاد گرفته‌اند یا خیر.

اهداف شایستگی داوطلب

سه سطح از شایستگی وجود دارد که می‌توانید در برنامه‌های آموزشی داوطلبان در نظر بگیرید. اصول طراحی شما باید به داوطلبان کمک کند که دانش را به کار گیرند، در چارچوب مورد نظر تمرین کنند و فرصت بهبود مهارت‌ها و شایستگی‌های‌شان فراهم شود. به خاطر داشته باشید که شایستگی تنها زمانی اتفاق می‌افتد که فعالیت‌های تمرینی شما تقریباً به آموخته‌ها نزدیک شود.

استفاده از فناوری در آموزش، برای ترکیب بهتر

آماده‌سازی داوطلبان برای کار در سازمان غیرانتفاعی می‌تواند پرهزینه و وقت‌گیر باشد، به ویژه اگر آموزش‌های شما گسترده باشد. همچنین گردهم آوردن همه داوطلبان در یک اتاق برای یک رویداد سلسله‌وار ممکن است دشوار و چالش‌برانگیر باشد.

خبر خوب اینکه در حال حاضر فناوری در اختیار شماست و می‌توانید با استفاده از آن برنامه‌های آموزشی که رضایت بالای داوطلب را جلب می‌کنند، ایجاد کنید. استفاده از رویکرد ترکیبی آموزش آنلاین و حضوری می‌تواند به شما در صرفه‌جویی وقت کمک کند.

یادگیری ترکیبی چیست؟

یادگیری ترکیبی (Blended learning) یک برنامه آموزش رسمی است که آموزش سنتی را با یادگیری آنلاین - که طی آن کارآموزان کنترل خاصی بر زمان، مکان، مسیر و/یا سرعت خود دارند - تلفیق می‌کند.  در این نوع یادگیری، آموزش از طریق ترکیب چند روش ارائه می‌شود. در تصویر زیر نمونه‌ای از روش‌های ارائه آموزش - از روش رسمی گرفته تا ترکیبی و غیررسمی – آورده شده است.

روش‌های ارائه آموزش

در اینجا برخی جنبه‌های هر روش ذکر می‌شود: 

  1. خودآموزی؛ امکان استفاده از انواع فناوری‌ها وجود دارد، اما متأثر از انگیزه یادگیرنده است،
  2. کارگاه‌های آموزشی؛ سنتی‌ترین روش است اما نتایج آن شدیداً به طراحی آموزشی و مهارت مربی بستگی دارد،
  3. وبینارهای زنده؛ از نظر سطح تعامل و اثربخشی بسیار متنوع و گسترده است،
  4. سخنرانی‌های ضبط شده؛ نوعی خودآموزی که متأثر از انگیزه یادگیرندگان است،
  5. یادگیری الکترونیکی تعاملی؛ از نظر سطح تعامل متنوع است، از اسلایدهای «کلیک و مطالعه» گرفته تا فعالیت‌های کشیدن و رها کردن (drag and drop) و شبیه‌سازی‌های مجازی بسیار پیچیده،
  6. آموزش حین کار؛ به آموزشی گفته می‌شود که در محیط کاری معمولی و تحت هدایت یک مربی انجام می‌شود و می‌تواند سایر روش‌های آموزشی (نظیر مشاهده سخنرانی‌های ضبط شده حین کار) را شامل شود، 
  7. یادگیری اجتماعی؛ شبکه‌های تحت پشتیبانی از همتایان که طی آن یادگیرندگان بازخورد دریافت می‌کنند، چالش‌ها را به اشتراک می‌گذارند و رفتارها را از طریق تعاملات خود مدلسازی می‌کنند. بهتر است یک ناظر/گرداننده برای بررسی صحت اطلاعات و ارائه منابع حضور داشته باشد،
  8. یادگیری مشارکتی؛ یادگیری مبتنی بر پروژه در گروه‌ها که می‌تواند با یا بدون فناوری رخ دهد،

«یادگیری ترکیبی، مزایایی برای داوطلبان و سازمان‌های غیرانتفاعی دربردارد». از نظر داوطلبان جذابیت این روش به این خاطر است که هر فرد آموزش را همگام با سرعت پیشرفت خود یاد می‌گیرد، به آنها زمان می‌دهد تا مطالب را مرور کنند، این فرصت را پیدا می‌کنند تا بلافاصله درگیر کار شوند، به آنها کمک می‌کند تا به استفاده از فناوری عادت کنند و زمان سفر خود را کاهش دهند.

بیشتر بخوانید :

اصول استراتژیک جذب و حفظ داوطلبین خیریه

از نگاه سازمان‌های غیرانتفاعی نیز روش ترکیبی می‌تواند در وقت کارکنان صرفه‌جویی کند، هزینه‌ها را کاهش دهد، امکان ردیابی پیشرفت داوطلب را مهیا کند، زمان رو به رو شدن را به حداقل برساند، یادگیرندگان بدون انگیزه را فیلتر کرده و مالکیت برنامه را ارتقا دهد.

از چه نوع فناوری باید در برنامه آموزشی داوطلبان استفاده کرد؟

در چند سال گذشته، چند راهکار تکنولوژیکی ارزان یا کم‌هزینه در بازار ظاهر شده است. به خاطر داشته باشید که "هرچه این راهکار یکپارچه‌تر باشد هزینه آن نیز بیشتر خواهد بود".
بنابراین مشخص کنید که در برنامه‌ریزی خود به چه قابلیت‌هایی نیاز دارید و آیا می‌توانید از عهده هزینه آن برآیید یا خیر. تصویر زیر نمونه‌هایی از راه‌های ارائه محتوای آموزشی آنلاین را نشان داده است:

راه‌های ارائه محتوای آموزشی آنلاین

به یاد داشته باشید که آموزش آنلاین توأم با خطراتی است. ارتباطات دیجیتال، موانع بزرگی را در ایجاد روابط عمیق و لازم برای یادگیری و کار مؤثر گروهی شکل می‌دهد.
محیط‌های مجازی برای تقویت ارتباط و اعتمادسازی به تلاش بیشتری نیاز دارند، اما خبر خوب اینکه می‌توان اقدامات خاصی را برای کاهش فواصل مجازی صورت داد. اگر در حال آموزش آنلاین و زنده هستید با رعایت چند نکته زیر می‌توانید تعاملات را افزایش دهید:

  1. قبل از آموزش انتظارات را تعیین کنید (و محتوای اولیه را ارسال کنید)،
  2. حال و هوا را تغییر دهید و خوش‌بین باشید (این همان «سرگرم‌آموزی» است)،
  3. کار خود را با تمرینات دست‌گرمی و ساده آغاز کنید( خوشامدگویی‌های آنلاین، نظرسنجی‌ها و ...)،
  4. از مخاطبان بخواهید در مورد موقعیت محلی خود (آب و هوا و ...) اظهار نظر کنند،
  5. مطالبی که کمتر تئوریک و بیشتر کاربردی هستند را به اشتراک بگذارید،
  6. بازی‌های فکری و سرگرمی‌های موقت (که می‌تواند شامل جوایز باشد) را ترتیب دهید،
  7. از قابلیت‌های فناوری که افراد را به مشارکت ترغیب می‌کند (چت زنده، ویدیو، صدادار/بی صدا کردن، تخته سیاه و...) استفاده کنید،
  8. تست کاربران (یا آزمون تقسیم) را برای دریافت بازخورد مستقیم از کارآموزان اجرا کنید.

آیا آموزش همیشه جواب می‌دهد؟

گاهی اوقات وقتی داوطلبان کمتر از حد انتظار کار می‌کنند یا ناراضی هستند، ممکن است آموزش راه حل مشکل‌تان نباشد. بنابراین هنگام مواجهه با یک قضیه مشکل‌ساز در ارتباط با داوطلبان باید با رعایت نکاتی تصمیم گرفت که آیا آموزش عملاً لازم است یا خیر.

در اکثر موارد، خلاً دانش و مهارت‌ها را می‌توان مستقیماً با آموزش بیشتر (یا مؤثرتر) به طور موفقیت‌آمیز برطرف کرد، اما در مورد مسائل مربوط به انگیزش یا نگرش، محیط کار یا ارتباطات، آموزش بیشتر احتمالاً کمکی نخواهد کرد. بنابراین عواملی که باعث عملکرد ضعیف داوطلبان می‌شود را شناسایی کنید.

آیا این عملکرد ضعیف به این خاطر است که داوطلبان نمی‌دانند یا نمی‌توانند آنچه شما از آنها خواسته‌اید را انجام دهند؟ اگر چنین است، آموزش می‌تواند کمک کند و آیا آن به خاطر این است که آنها انگیزه خود را از دست داده‌اند، وقت کافی یا ابزارهای مناسب در اختیار ندارند یا اطلاعات متناقض (در صورت وجود) را از سرپرستان مستقیم دریافت می‌کنند؟ 

در این صورت کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی احتمالاً بیش از آنکه به اوضاع کمک کند، باعث ناکامی بیشتر خواهد شد. این پست را برای اطلاع از نکات بیشتر درباره ارتقای عملکرد داوطلبان مشاهده کنید.
با تحقیق، برنامه‎‌ریزی، طراحی و ارائه دقیق می‌توانید آموزش‌های هدفمند را برای داوطلبان در هر مرحله برقرار کنید. فقط به خود زمان دهید تا مهیای  عمل شوید.