نحوه سنجش اثربخشی خیریه ها و معیارهای آن

کمیسیون خیریه شش ویژگی برای هر خیریۀ اثربخش منتشر کرده‌ ‌است. از این‌ ویژگی‌ها هر خیریه‌‌ای می‌‌تواند برای دستیابی به اهدافش استفاده کند. این اصول درخصوص تمام خیریه‌ها صادق است، گرچه جزئیات آن با برخی خیریه‌‌ها نسبت به دیگران ارتباط بیشتری دارد.

معیارهای یک خیریه اثربخش

تمام خیریه‌‌ها باید اثربخشی و اثر کارهای خود را گاه‌به‌گاه ارزیابی کنند تا اطمینان حاصل کنند که از منابع خود به بهترین شیوه برای دستیابی به اهدافشان استفاده می‌‌کنند. سنجش اثر کار خیریه بر ذی‌نفعان آن همیشه کار آسانی نیست، به‌خصوص زمانی که سازمان‌‌ها یا عوامل دیگری هم بر آن‌ها اثر داشته ‌‌باشند. 

اصولی که کمیسیون خیریه برای ارزیابی خیریه‌‌ها استفاده می‌‌کند در نشریۀ CC10 با عنوان «معیارهای خیریۀ اثربخش» مشخص شده ‌‌است. این نشریه راهنمایی‌‌های مفیدی به اعضای هیئت‌امنا درخصوص ارزیابی چگونگی ادارۀ خیریه ارائه می‌‌کند.

همه‌ی این ویژگی‌ها الزامات قانونی نیستند؛ اما یک اصل کلی را توصیف می‌‌کنند. بنابراین برخی جزئیات آن با برخی خیریه‌‌ها نسبت به دیگران ارتباط بیشتری دارد. شش معیار در راهنمای کمیسیون خیریه وجود دارد که در زیر توضیح داده خواهد ‌‌شد.

1. اهداف و جهت شفاف

خیریۀ اثربخش اهداف و رسالت و ارزش‌‌های مشخصی دارد و از آن‌ها برای جهت‌‌دهی تمام جوانب کار خود استفاده می‌‌کند. برای نشان‌دادن این، خیریه:

• اطمینان حاصل می‌‌کند که رسالت و فعالیت‌‌های برنامه‌‌ریزی‌‌شده در راستای اهداف تعیین‌‌شده در اسناد بالادستی خیریه است (الزام قانونی)،
• تصور شفافی از رسالت و راهبردها و گام‌‌های مدنظر برای دستیابی به آن‌ها دارد و همۀ این‌ها مکتوب است و همۀ این‌ها به‌طور منظم مرور و بررسی می‌شوند و به خیریه، تمرکز و جهت و نظم می‌‌دهند،
• قادر است چگونگی ارتباط و پشتیبانی فعالیت‌‌ها با اهداف و راهبرد و رسالت خیریه و چگونگی انتفاع عمومی آن‌ها را تشریح کند،
• برای اطمینان از به‌روز بودن اهداف خیریه و ارتباط آن‌ها با نیازهای ذی‌نفعان، به‌طور منظم آن‌ها را مرور و بررسی می‌‌کند،
• مستقل است و تصدیق می‌‌کند که تنها اهداف خود خیریه را دنبال می‌‌کند و سیاست‌‌ها و دستورهای ارگان دیگری را اجرا نمی‌‌کند (الزام قانونی)،
• پایداری در آینده، یعنی توازن بین نیازهای جاری و نیازهای آتی را مدنظر قرار می‌‌دهد.

2. هیئت‌ امنای قوی

هر خیریۀ اثربخش را یک هیئت‌امنای کاملاً قابل شناسایی اداره می‌‌کند که توازن درستی بین مهارت‌‌ها و تجارب دارد، به‌نفع خیریه و ذی‌نفعان آن عمل می‌‌کند، مسئولیت‌‌های خود را درک می‌‌کند و سیستم‌‌های درستی برای اعمال آن‌ها دارد.

برای نشان‌دادن این معیار، خیریه:

• اطمینان می‌‌یابد که هیئت‌امنا بر اساس سند بالادستی تشکیل شده ‌‌است (الزام قانونی)،
• ترکیب مهارت‌‌ها و تجارب و دانش لازم برای ادارۀ کارا و اثربخش خیریه را شناسایی کرده و اطمینان حاصل می‌‌کند که تعیین اعضای جدید هیئت‌امنا، فرصت‌‌های کافی را برای دستیابی به این ترکیب ایجاد می‌‌کند،
• هیئت‌امنایی دارد که اندازۀ آن متناسب با خیریه است؛ آن‌قدر بزرگ که شامل مهارت‌‌ها و تجارب مورد نیاز برای ادارۀ مؤثر خیریه باشد، اما آن‌قدر کوچک که اجازۀ بحث و تصمیم‌‌گیری مؤثر را بدهد،
• درک درستی از نقش‌‌های هیئت‌امنا و کارکنان و شرح شغل اعضای هیئت‌امنا و مسئولان خیریه داشته‌‌ باشد،
• اطمینان یابد که کمیته‌‌ها و کارکنان و نمایندگان خیریه اختیارات تفویضی مناسبی برای ایفای نقش‌‌های مشخص‌‌شدۀ خود در راستای اهداف خیریه دارند و خیریه سیستم‌‌هایی دارد برای نظارت بر نحوۀ اعمال اختیارات تفویضی، 
• قوانین و مقررات مرتبط را شناسایی و رعایت کند (الزام قانونی). 

3. مناسب‌بودن برای هدف مدنظر

ساختار و سیاست‌‌ها و رویه‌‌های خیریۀ اثرگذار، آن را قادر می‌سازد به اهداف و رسالت خود و ارائۀ کارای خدمات دست یابد. برای نشان‌دادن این معیار، خیریه:

• به‌طور منظم سند بالادستی خود را مرور و بررسی می‌‌کند تا اطمینان یابد به‌روز است و اینکه اعضای هیئت‌امنا اختیارات لازم برای دستیابی به اهداف خیریه و مدیریت اثربخشی منابع خیریه را دارند،
• اقدامات مقتضی برای حفظ شهرت خیریه در تمام جوانب کار خیریه به‌خصوص در رسیدگی ذی‌نفعان را به‌عمل آورد،
• سیاست‌‌ها و رویه‌‌هایی را اتخاذ کند برای ایجاد اطمینان از اینکه ذی‌نفعان آسیب‌‌پذیر در برابر سوءاستفاده مصون هستند و از آنان حمایت می‌شود،
• به‌طور مرتب، ریسک‌‌هایی را بررسی کند که خیریه با آن‌ها مواجه می‌‌شود و نیز برای مدیریت این ریسک‌‌ها برنامه‌‌ریزی کند،
• مساوات و گوناگونی در ذی‌نفعان و کارکنان و داوطلبان را به‌رسمیت بشناسد، ترویج دهد و برای آن ارزش قائل شود.

4. یادگیری و بهبود

هر خیریۀ اثرگذار همواره به‌دنبال بهبود عملکرد و کارایی خود و یادگیری بهترین روش‌‌های جدید برای رسیدن به اهداف خیریه است. برای نشان‌دادن این معیار، خیریه:

• نحوۀ شناسایی و سنجش و یادگیری از موفقیت‌‌ها، آثار و نتایج مثبت و منفی خیریه بر ذی‌نفعان را مدنظر قرار دهد،
• اهداف و شاخص‌‌های دست‌یافتنی را تعیین کرده و موفقیت و بهبودها را بر مبنای هدف خیریه، نیازهای ذی‌نفعان، کیفیت خدمات و منابع در دسترس سنجش و ارزیابی کند،
• بازخوردهای ذی‌نفعان و دیگران را دربارۀ خدمات ارائه‌‌شده و مواردی که امکان بهبود دارد، بپذیرد و بر اساس آن عمل کند،
• برای دستیابی به اهداف خود، به‌دنبال راه‌‌های نوآورانه باشد،
• رویه‌‌های در حال ظهور در محیط خود را شناسایی کرده و از این اطلاعات به‌عنوان بخشی از فرایند برنامه‌‌ریزی استفاده کند، 
• آمادۀ به‌اشتراک‌گذاری تجارب خوب خود با دیگران باشد.

5. از نظر مالی دقیق و محتاط

خیریۀ اثربخش منابع مالی و دیگر منابعِ ضروری را برای وصول به اهداف و رسالت خود در اختیار دارد و آن‌ها را کنترل و از آن‌ها استفاده می‌‌کند تا به ظرفیت کاملش دست یابد. برای نشان‌دادن این معیار، خیریه:

• سیاست‌‌هایی برای کنترل و مدیریت ذخایر، سرمایه‌‌گذاری‌‌ها و استقراض‌‌های خود دارد و هرگاه لازم باشد از مشاوره‌‌های حرفه‌‌ای استفاده می‌‌کند،
• برنامه‌‌ریزی مالی را با برنامه‌‌ریزی و مدیریت سازمانی جامع‌تر خیریه یکپارچه کرده و اطمینان حاصل می‌‌کند که وجوه، در زمان مقتضی در دسترس هستند و در مؤثرترین طریق به‌نفع خیریه استفاده می‌شوند،
• از طریق مدیریت جریان نقدی و نظارت بر عملکرد مالی خیریه و بررسی آن در طول سال، پایداری مالی خود را تضمین می‌‌کند و هرگاه لازم باشد اقدام اصلاحی به‌هنگام می‌کند،
• به منابع درآمدش توجه می‌کند و راهبرد مناسبی برای سرمایۀ مورد نیازش دارد، مثلاً منابع درآمدش را تا جای ممکن متنوع می‌کند،
• راهبردها و فعالیت‌های تأمین بودجه‌اش را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که آن‌ها منطبق بر معیارهای «اقدام خوب» هستند و هر موضوع اخلاقی مرتبط را به‌حساب می‌آورد،
• از ریسک‌‌های مالی کسب‌وکارهای موجود و جدید آگاهی دارد و ریسک زیان و اتلاف و تقلب را با کنترل‌‌ها و رویه‌‌های مالی قوی و مناسب مدیریت می‌‌کند،
• فعالیت‌های خیریه را به شیوه‌ای کارآمد در برابر مالیات سازمان می‌دهد و ریسک عملیاتی فعالیت‌های تجاری را برای خیریه حداقل می‌کند،
• گزارش و صورت‌حساب سالیانۀ خود را مطابق با الزامات اقدامِ خوب تهیه می‌کند و الزامات قانونی را برای بایگانی به‌روز انجام می‌دهد.

6. پاسخ‌گو و شفاف

خیریۀ اثربخش، به‌صورت شفاف و قابل درک، به عموم مردم و ذی‌نفعان پاسخ‌گوست. برای نشان‌دادن این معیار، خیریه:

• به وظایف قانونی‌اش (و بهترین اقدام) همان‌طور که در اس‌اوآرپی خیریه‌‌ها مشخص شده است، عمل می‌کند تا صورت‌‌های سالانه و گزارشی را که حاوی توضیحی دربارۀ آنچه خیریه برای منافع عمومی در طول سال تهیه کرده است، تولید کند،
• میزان دستیابی به اهداف خیریۀ خود را به‌گونه‌‌ای که افراد علاقه‌مند به امور خیریه، آن را بتوانند درک کنند در گزارش سالیانۀ خود توضیح دهد،
• رویه‌های کاملاً علنی و مؤثر و بهنگام برای رسیدگی به شکایات دربارۀ خیریه و فعالیت‌هایش دارد. این رویه‌ها باید نشان دهند که چگونه می‌توان شکایت و اعتراض کرد و جزئیات فرایند و احتمالاً مدت‌زمان رسیدگی را اعلام کنند،
• بتواند نشان دهد که چگونه ذی‌نفعان و استفاده‌‌کنندگان از خدمات را در توسعه و بهبود خدماتش سهیم می‌کند. این مشارکت‌دادن می‌تواند از طریق انتصاب ذی‌نفعان به‌ منزلۀ عضو هیئت‌امنا یا واردکردن آن‌ها به بحث و تبادل نظر، مشاوره یا مشارکت گروه استفاده‌کنندگان باشد،
• طرح ارتباطاتی دارد که تضمین می‌کند اطلاعات دقیق و بهنگام به هرکس که علاقه‌ای به امر خیریه دارد، از جمله رسانه‌ها و اهداکنندگان و ذی‌نفعان، داده می‌شود.

برگرفته از کتاب : 

راهنمای مدیریت خیریه (کشورهای انگلستان، ولز، اسکاتلند و ایرلند شمالی)

نویسنده : دان باوتری- کیت کرکلند

مترجم : حنظله سلیمانی