سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت داوطلبان، ابزارهای مهمی هستند که به سازمان غیرانتفاعی در مطالعه و بررسی تأثیرگذاری داوطلب کمک می‌کنند.
با این حال «گزارش پیشرفت مدیریت داوطلبان در سال 2019» نشان داد که مدیران داوطلب از احساس رضایت‌مندی کمتری در حوزه استفاده از ابزارهای دیجیتال نسبت به مهارت و تجربه خود در مدیریت عمومی منابع داوطلبان برخوردار هستند.
در واقع بلوغ دیجیتالی حاکم بر سازمان‌های داوطلبی در حد پایینی قرار دارد. در نتیجه این سؤال مطرح می‌شود که "در عصر دیجیتال سازمان‌های داوطلبی چگونه می‌توانند همگام با عموم مردم حرکت کنند؟" نظرسنجی «VMPR 2019» شش کاربرد کنونی فناوری در سازمان‌های غیرانتفاعی را برشمرده است:
- فهرست‌بندی فرصت‌ها (79 درصد)،
- برنامه‌های کاربردی یا اپلیکیشن‌های آنلاین (64 درصد)،
- ارسال ایمیل انبوه (58 درصد)،
- 4غربال‌گری سوابق (52 درصد)،
- مدیریت و ردیابی زمان (51 درصد)،
- اشتراک‌گذاری فایل (45 درصد)،
نرم‌افزار مدیریت داوطلبان در صورت ترکیب با پلتفرمهای دیگر می‌تواند به سازمان‌های غیرانتفاعی کمک کند تا تمام فعالیت‌های فوق و موارد دیگر را انجام دهند. سازمان‌های داوطلبی می توانند از طریق اتوماسیون:
- وظایف و ارتباطات اداری و فرآیند جذب داوطلب را ساده و کارآمد کنند،
- ساعات کاری داوطلب را تحت نظر داشته باشند،
- روابط بین کارکنان و داوطلبان را متمرکز سازند،
- پروفایل‌های داوطلبی ایجاد کنند،
- شیفت‌های داوطلب را برنامه‌ریزی کنند،
- داوطلبان را برحسب مهارت‌ها و علایق تقسیم‌بندی کنند.
انتخاب نرم‌افزار صحیح برای مدیریت داوطلبان یک کار اساسی است و یادگیری نحوه استفاده از آن مطمئناً باعث حفظ انسجام، برقراری روابط با داوطلبان و مدیریت مؤثر منابع می‌شود. در این فصل نحوه انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت داوطلبان جهت سازمان‌های غیرانتفاعی و اهمیت هر نوع از آنها را توضیح می‌دهیم.
نرم‌افزار مدیریت داوطلبان چه کارهایی انجام می‌دهد؟
صرف وقت و تلاش جهت آشنایی با کارهایی که نرم‌افزار مدیریت داوطلبان برای سازمان غیرانتفاعی انجام می‌دهد، ترس و نگرانی از فناوری را کاهش داده و در نهایت شما را به استفاده از آن ترغیب خواهد کرد. ما قبلاً در مورد نیاز داوطلبان به ارتباط و آموزش صحبت کرده‌ایم، اما "آیا می‌دانستید که سیستم‌های نرم‌افزاری می‌توانند به شما در مدیریت این موارد و سایر امور کمک کنند؟"
برای مطالعه :
پنج کاری که سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت داوطلب می‌توانند برای سازمان انجام دهند به شرح زیر است:
1. برقراری ارتباطات منظم
می‌توانید قالب‌های ایمیل را برای کمک به داوطلبان در جهت برقراری ارتباط منظم با سازمان ایجاد کنید.
2. پیگیری ساعات کاری داوطلب
داوطلبان می‌توانند ساعات کاری خود را وارد کنند تا به این ترتیب هنگام گزارش‌دهی به خیّران، بازده سرمایه‌گذاری (ROI) را محاسبه کنید.
3. ایجاد انجمن
صفحات HUB با منابع و فرصت‌هایی که امکان ارسال پُست و کامنت در آن وجود دارد، می‌توانند داوطلبان را به یکدیگر متصل کنند.
4. آموزش داخلی
ویدیوها، وبینارها و راهنمایی‌های شغلی را می‌توان روی وب‌سایت ارسال و دسترسی آسان به برنامه را فراهم کرد. حتی می‌توانید آزمون‌هایی را برای اندازه‌گیری اثرات اهداف یادگیری خود منتشر کنید.
5. مدیریت مخاطبان
اطلاعات مربوط به داوطلبان فراتر از اطلاعات تماس اولیه است و می‌تواند علایق و مهارت‌های ویژه آنها، زمان‌بندی شیفت کاری، مراحلی از آموزش داوطلب که به پایان رسیده است، ارتباطاتی که آنها دریافت کرده‌اند و/یا اطلاعات ارزشیابی را شامل شود.
معرفی انواع سیستم‌ها
انواع مختلفی از پلتفرمهای نرم‌افزاری مدیریت داوطلب وجود دارد که می‌توانند بسته به نیازهای‌تان به سازماندهی امور کمک کنند. انواع سیستم‌های موجود در تصویر زیر نشان داده شده است:
پلتفرمهای زمان‌بندی و سیستم‌های مدیریت رویداد در مواقعی که رویدادها «یک بار» اتفاق می‌افتند و شاید نیاز به نگهداری مستمر اطلاعات تماس داوطلبان نباشد، مناسب هستند. این پلتفرم‌ها اغلب توسط افراد، تیم‌های ورزشی، مدارس، کلیساها یا گروههای سازمانیافته مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در مقابل، پلتفرمهای همه‌کاره (یکپارچه) و سیستم‌های مدیریت داوطلب معمولاً در سازمان‌های غیرانتفاعی که از طرح‌های داوطلبی دیرینه برخوردار هستند برای امور پیچیده‌تری نظیر مدیریت استخدام، آموزش و ارتباطات استفاده می‌شوند.
در عین حال، سیستم‌های «خیّر – داوطلب» برای نگهداری اطلاعات داوطلبان و خیّران به کار برده می‌شوند. این اطلاعات جهت استفاده در کمپین‌های آتی جمع‌آوری کمک‌های مالی یا ارسال یادداشت‌های تقدیر و تشکر نگهداری می‌شوند.
علاوه بر این موارد، سیستم‌هایی منحصر به محیط‌های خاص مانند مدارس وجود دارد. همچنین تعدادی سیستم جذب سرمایه گروهی (crowdfunding) با محوریت داوطلبان وجود دارد که طی آن داوطلبان می‌توانند برای اهداف مورد نظر خود پول جمع‌آوری کنند. این نرم‌افزار می‌تواند مبتنی بر وب (SaaS) یا قابل دانلود (به صورت پیش‌فرض) باشد.
یک نرم‌افزار مدیریت از دیدگاه شما چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
نرم‌افزار مدیریت داوطلب در عین کمک به تسهیل فرآیند می‌بایست آنچه برای سازمان اهمیت دارد را از طریق امکان دسته‌بندی‌های مستقل و اجرای گزارشات بر اساس ترکیبی از هر حوزه اندازه‌گیری کند. هنگام انتخاب یک پلتفرم چند قابلیت کلیدی را باید در نظر داشته باشید:
1. ابزارهای زمان‌بندی
فراخوانی برای اقدام، ثبت نام شیفت کاری و یادآوری آن، تغییرات
2. ابزارهای ایجاد رابطه
انجمن‌های بحث و تبادل نظر، فوروم‌ها، پیام‌رسانی خصوصی، ایمیل‌های یادآوری، متن‌های گروهی و غیره
3. ابزارهای گزارش داده‌ها
ساعات و پیشرفت کاری از زمان ورود و پاداش‌های داوطلب و...
4. یکپارچه‌سازی (ادغام) نرم‌افزار
با سیستم‌های دیگر (مثل نرم‌افزار خیران، MailChimp، Constant Contact، رسانه‌های اجتماعی و...).
5. ویژگی‌های جانبی دیگر
سیستم‌های مدیریت یادگیری، پرتال منابع، استفاده از عناصر بازی و غیره.
انتخاب نرم‌افزار مدیریت داوطلبان
از فرآیند گام به گام زیر می‌توانید برای انتخاب پلتفرم متناسب با نیازهای خود استفاده کنید.
گام 1: آماده‌سازی طرح توجیهی کسب و کار (Business Case)
طرح توجیهی کسب و کار زمانی لازم است که وجود یک منبع یا هزینه در یک پروژه باید توجیه شود. موضوعات زیر را در یک سند 1-2 صفحه‌ای بگنجانید:
- مشکل یا فرصت؛ با این راه حل چه مشکلی برطرف خواهد شد؟
- اهداف؛ آنچه انتظار می رود از پروژه به دست آید.
لزوماً ابزار مورد نیاز برای دستیابی به آن نیست. این، "برای پیگیری نوسان‌های ماهانه در وقت داوطلب و گزارش تجمعی کل سال تا به امروز". نه این، "ایجاد مکانی برای داوطلبان جهت ثبت ساعات کاری‌شان"
- هزینه‌ها؛ برای راه‌اندازی، نگهداری و رشد،
- ریسک و خطرات؛ چه خطراتی وجود دارد و چطور آنها را مدیریت خواهید کرد،
- گستره و وابستگی‌های متقابل؛ چه مواردی در پروژه در نظر گرفته شده یا از آن مستنثی شده است، به علاوه تعاملات کلیدی با سایر پروژه‌ها/وظایف سازمان،
- طرح و برنامه؛ تقسیم کار به مراحل،
چه کاری لازم است و چطور انجام می‌شود؟ توسط چه کسانی انجام می‌شود؟ پرسنل؛ چه کسانی در انتخاب، اجرا و مدیریت مستمر نقش خواهند داشت (با زمان تخمینی مورد نیاز و ذخیره‌شده) (سطوح اختیار و تصمیم‌گیری)
گام 2: تهیه فهرست الزامات نرم‌افزار به روش طوفان فکری
پس از ارائه طرح توجیهی کسب و کار و دریافت مجوز انجام پروژه، گام بعدی این است که فهرستی از الزامات و احتیاجات اولیه نرم‌افزار را به روش طوفان فکری تهیه کنید. به الزامات عملکردی و غیرعملکردی مورد نیاز خود بیندیشید.
الزامات عملکردی به عملکرد فنی سیستم و طرز رفتار محصول مربوط می‌شود، در حالی که الزامات غیرعملکردی معیارهایی را مشخص می‌کنند که می‌توانند برای قضاوت در مورد عملکرد یک سیستم در شرایط خاص (یا اینکه چطور و تا چه سطحی یک کار باید انجام شود) به جای رفتارهای خاص مورد استفاده قرار گیرند.
چند نمونه سؤال که در فرآیند طوفان فکری باید از خود بپرسید عبارتند از:
- شما (دیگران) چه داده‌هایی را باید جمع‌آوری و در مورد آنها گزارش دهید؟
- دوست دارید سیستم چه مشکلاتی را حل کند؟
- چه کسی و چگونه از نرم‌افزار استفاده خواهد کرد؟
- آیا استفاده از سیستم‌های کنونی در سازمان ادامه خواهد یافت یا خیر و آیا آنها می‌توانند با سیستم مدیریت داوطلبان ارتباط برقرار کنند؟
گام 3: استفاده از سیستم دسته‌بندی «MoSCoW» برای تعیین اولویت‌ها
پس از تهیه فهرست الزامات باید آنها را اولویت‌بندی کنید. سیستم دسته‌بندی «MoSCoW» یک روش استاندارد برای انجام این کار است.
الزامات از نوع Must - (حداقل الزامات که وجود آنها ضروری است) – این الزامات نباید بیش از 60 درصد کل فهرست الزامات را تشکیل دهند. برای تشخیص اینکه آیا یک الزام از نوع Must است یا خیر، این سؤال را بپرسید:
«اگر این الزام برآورده نشود، چه اتفاقی می‌افتد؟» چنانچه این پاسخ داده شود که «لغو پروژه – راه حلی که این الزام را برآورده نکند، هیچ فایده‌ای ندارد» در این صورت الزام از نوع Must خواهد بود. الزامات از نوع Should - این الزامات مهم اما غیرضروری هستند و موفقیت پروژه به آنها وابسته نیست، اما بهتر است در کار لحاظ شوند.
برای تفکیک این الزام از نوع Could می‌توان بررسی کرد که میزان دردسرهای ناشی از برآورده نشدن آن از لحاظ ارزش کسب و کار یا تحت افرادی که تحت تأثیر قرار می‌گیرند، چقدر است. در این صورت ممکن است به یک راه حل نیاز داشته باشد.
الزامات از نوع Could؛ چنانچه این الزام کنار گذاشته شود (در مقایسه با Should) تأثیرات کمتری خواهد داشت.
الزامات از نوع Won’t؛ این الزامات به راحتی قابل حذف و نادیده گرفته شدن هستند و بود و نبود آنها هیچ تاثیری در روند کار و یا بازه زمانی مورد نظر شما نخواهد داشت.
گام 4: نهایی‌سازی فهرست الزامات اولویت‌بندی‌شده
فهرست الزامات اولویت‌بندی‌شده (PRL)، مبنای توافق بین مشتری و فروشنده را در مورد نتایج پروژه ایجاد می‌کند. این به شما امکان می‌دهد هزینه و زمان‌بندی را تخمین بزنید و همچنین مبنایی برای اعتبارسنجی و راستی‌آزمایی فراهم کرده و خزش محدوده پروژه (Scope creep) را کنترل می‌کند. «PRL» باید دارای خصوصیات زیر باشد:
رتبه‌بندی از لحاظ اهمیت
از آنجا که همه الزامات دارای وزن و اهمیت یکسان نیستند، باید از روشی برای رتبه‌بندی مناسبت الزامات استفاده کنید.
قابل تأیید
از المان‌های قابل اندازه‌گیری و اصطلاحات معین جهت جلوگیری از ابهام استفاده کنید.
قابل تغییر
یک ساختار سازمانی مناسب از سند «SRS» که از اضافه‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند می‌تواند انطباق‌پذیری را ساده کند.
قابل ردیابی
امکان ردیابی به مبدأ توسعه و حرکت به سمت اسناد تولید شده از «SRS».
گام 5: تعریف محدوده کاری
«محدوده کاری» (SOW) شامل حوزه انجام کار در یک توافق است. این محدوده باید همه نقاط عطف، گزارش‌ها، موارد قابل تحویل و محصولات نهایی که انتظار می رود توسط طرف مجری ارائه شوند را شامل شود. «SOW» همچنین باید دارای یک جدول زمانی برای همه موارد قابل تحویل باشد.
بیشتر بخوانید :
گام 6: ارزیابی گزینه‌ها و انتخاب بهترین گزینه
با تحقیق درباره پلتفرمهای موجود مشخص کنید که کدام یک از آنها بیشترین تناسب را با نیازها و بودجه‌تان دارد. نوع پشتیبانی که آنها ارائه می‌دهند و اینکه در مواقع نیاز تا چه حد قابل دسترس خواهند بود را در انتخاب خود در نظر بگیرید.
برای اطلاع از فهرست رایج‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت داوطلبان که توسط سازمان‌های غیرانتفاعی استفاده می‌شود و نحوه رتبه‌بندی آنها، «گزارش پیشرفت مدیریت داوطلبان در سال 2019» را مشاهده کنید.
داوطلبان را مشارکت دهید؛
مطمئن شوید که داوطلبان از ابتدا در مراحل انتخاب، پیاده‌سازی و نگهداری نرم‌افزار مدیریت داوطلب مشارکت داده می‌شوند. داوطلبان می‌توانند در امر ارزیابی و انتخاب یک پلتفرم نرم‌افزاری کمک کنند و شاید حتی در صورت آشنایی با این صنعت یکی را به شما توصیه کرده یا آموزش‌تان دهند!
این امر باعث ایجاد موافقت و پذیرش اولیه فرآیند شده و می‌توانید هنگام بروز تغییرات از داوطلبان به عنوان حامیان تغییر استفاده کنید. پس از انتخاب و راه‌اندازی یک نرم‌افزار مدیریت داوطلب به خاطر داشته باشید که آن را با کاربران خود تست کنید و آموزش‌های کافی در این خصوص را برای همه افراد درگیر فراهم نمایید.
این کار از عجز و استیصال جلوگیری کرده و به داوطلبان و کارکنان نشان خواهد داد که شما روی توانایی‌های آنها سرمایه‌گذاری می‌کنید.
همچنانکه با سیستم بیشتر آشنا می‌شوید، متوجه رشد بلوغ دیجیتال سازمان غیرانتفاعی‌تان خواهید شد. حال آیا کسی می‌تواند بگوید که سازمان‌های غیرانتفاعی نمی‌توانند اهل تکنولوژی باشند؟
دیدگاه خود را بنویسید