نحوه صحیح درخواست کمک مالی از خیرین توسط خیریه‌ها

سازمان‌های مردم‌نهاد برای جمع‌آوری کمک‌های مالی، به خیرین بیشتری نیاز دارند. حال سؤالی که مطرح است، این است که چگونه خیریه‌ها و سازمان‌های مردم‌نهاد، می‌توانند برای خیرین و نیکوکاران جذابیت بیشتری ایجاد کنند؟ 

در این مقاله به این چند نکته مهم می‌پردازیم:

• تمرکز بر موارد مهم کلیدی که خیرین می‌خواهند از آن اطلاع داشته باشند.
• مطرح‌کردن داستان‌های (شرح‌حال مستندوار سازمان) متقاعدکننده و تأثیرگذار 
• ایجاد فراخوان‌های جذاب

بررسی اهداف کمک‌های مالی

قبل از شروع به تهیه پیش‌نویس برای نکات جمع‌آوری کمک‌های مالی، نیاز دارید که یک‌قدم به عقب‌تر بردارید تا متوجه شوید که دقیقاً به چه نتیجه‌ای خواهید رسید. اصلی‌ترین هدف، جمع آوری افراد برای کمک است. به اهداف وسیع‌تر خود برای جمع‌آوری کمک‌های مالی فکر کنید و همچنین چگونه می‌توانید بهترین استفاده را از زمان خود ببرید.

برای مطالعه: 

الگوی نوین جذب منابع مالی در خیریه ها و سازمان‌های مردم‌نهاد

در ابتدا، مشخص کنید که آیا در حال برنامه‌ریزی فقط برای یک درخواست هستید یا برای یک مجموعه‌ای از درخواست‌ها مثلاً به‌عنوان بخشی از کمپین جمع‌آوری کمک‌های مالی بزرگ‌تر مثل کمپین بهار یا تابستان یا یک کمپین آخر سال در حال برنامه‌ریزی هستید. 

1. اهداف سازمان:

آیا امیدوار هستید که خیرین جدیدی را به سازمان خود جذب کنید، مشارکت خیرین قبلی را بیشتر کنید، خریداران بلیت گردهمایی‌ها را تشویق کنید تا برای اولین‌بار اقدام به کمک مالی بکنند و تعداد خیرین ماهانه را افزایش دهید؟
آگاه بودن به اهدافتان به شما کمک خواهد کرد تا نتایج تک‌تک درخواست‌ها و کمپین‌ها را تجزیه‌وتحلیل بکنید.

2. مخاطب:

مخاطبی که می‌خواهید به آن دسترسی پیدا کنید چه ویژگی باید داشته باشد؟ آیا به همه مخاطبین خود دسترسی خواهید داشت یا به نحوی با تعدادی از آن‌ها تماس خواهید گرفت؟

برای مثال، آیا در حال تلاش برای فعال‌کردن خیرین منفعل خود هستید (آن دسته از خیرینی که در طول 365 روز - یک سال - هیچ کمکی نکرده‌اند) یا در حال تشویق خیرینی که فقط یک‌بار کمک کرده‌اند هستید، تا به خیرین ماهانه ملحق شوند. آگاهی از اینکه به چه کسانی قصد دستیابی دارید در تهیه لیست ایمیل، آدرس و مشخصات آن‌ها به شما کمک خواهد کرد.

نکته: 
پیشنهاد می‌کنیم مخاطبان خود را تقسیم‌بندی بکنید، ورژن‌های مختلفی از درخواست‌های خود ایجاد کنید و بیان خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید تا برای هر یک از گروه‌های خاص مؤثر واقع شود. 

3. ارتباطات

چه ابزارهای ارتباطی در دسترس دارید؟ وقتی در حال برنامه‌ریزی برای کمپینی مثل کمپین جمع‌آوری کمک‌های مالی آخر سال هستید، نرم‌افزار Network for Good از یک رویکرد چندکاناله به همراه ابزارهای قابل‌دسترس در داخل نرم‌افزار جمع‌آوری کمک‌های مالی خود مثل ارسال پیام مستقیم، فرستادن ایمیل‌های گروهی، اس‌ام‌اس، ویدئو، در اختیار گذاشتن صفحات شخصی و چیزهای دیگر مثل بنرهای تبلیغاتی صفحات وب، پست‌های شبکه‌های اجتماعی و دیگر راه‌های ارتباطی استفاده می‌کند.
ما بر این باور هستیم که سازمان‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی از راه‌های ارتباطی چندکاناله استفاده می‌کنند، پتانسیل جمع‌آوری کمک‌های بیشتری را دارند، پس چرا نباید از تمام ابزارهای موجود در کیف ابزارتان استفاده کنید؟

4. زمان‌بندی

یک برنامه ارتباطی طراحی کنید تا زمان فرستاده شدن درخواست‌های مختلفی را که شما قصد فرستادن آن‌ها را دارید را ترسیم کند. از آنجایی تعطیلات ممکن است بر روی احتمال بازشدن و خوانده شدن پیام‌های شما تأثیر بگذارند مواظب تداخل درخواست‌هایتان با روزهای تعطیل و دیگر گردهمایی‌ها باشید. 

همان‌طور که به فاصله بین درخواست‌ها فکر می‌کنید و یک قالب ثابت برای آن می‌سازید، به یک حس اضطرار برای ایجاد انگیزه برای کمک نیز فکر کنید.

5. عملکرد گذشته

در حین ساخت درخواست جدید، زمانی را به این اختصاص بدهید تا با استفاده از داده‌های نرم‌افزار جمع‌آوری کمک‌های مالی خود به چگونگی عملکرد درخواست‌های قبلی خود نگاهی بیندازید. به درصد ایمیل‌های باز شده، تبلیغات کلیک شده و همین‌طور مقادیر کمک‌های مالی داده شده و جمع کل کمک‌ها توجه کنید. 

به هر نوع چیز جدید (ترند) توجه کنید و چیزهایی را که یاد گرفته‌اید را در درخواست‌های بعدی خود اعمال کنید. چه چیزهایی خوب پیش‌رفت و چه چیزهایی جای پیشرفت داشت؟ چگونه شما می‌تواند از درخواست قبلی خود یاد بگیرید تا حتی درخواست بعدی را بهتر کنید؟ به‌احتمال زیاد شما روی معدن طلایی از داده‌ها نشسته‌اید که برای رسیدن شما به خیرین بیشتر کمک خواهد کرد!

مهم‌ترین ویژگی‌های درخواست کمک مالی

مهم‌ترین عناصر تشکیل‌دهنده یک درخواست کمک مالی مؤثر شامل:

• یک فراخوان واضح
• یک حس اضطرار قوی
• شرح مختصری از اینکه مقادیر مختلف کمک‌ها چه کمکی می‌تواند به نیازمندان بکند.

همه این‌ها نکات مهمی هستند. بااین‌وجود چیزی که در نهایت درخواست شما را برجسته خواهد کرد یک داستان گیرا، از نظر احساسی متقاعدکننده و اصیل است. 

چرا داستان‌ها خیلی مهم هستند؟

• داستان‌ها شکل طبیعی برقراری ارتباط هستند و برای هزاران سال هم بوده‌اند. داستان‌ها به ما کمک می‌کنند تا با خلق یک واکنش احساسی (گاهی فیزیکی) یک تجربه ملموس داشته باشیم. مثل فیلم‌های اشک‌آور یا رمان‌های جالب. 
• ثابت شده است که داستان‌ها راحت‌تر در یادها می‌مانند. (در حقیقت 22 بار به‌یادماندنی‌تر از گفتن مستقیم حقایق هستند)

همچنین احتمال به اشتراک گذاشته شدن داستان‌ها بیشتر است که برای انتشار پیام سازمان شما به فراتر از حامیان اصلی شما امری ضروری است.

شما چه در مورد یک نیازمند صحبت کنید یا سخنان خوب یک هیئت‌مدیره پرشور را به اشتراک بگذارید، داستان شما در واقع قلب و روح درخواست کمک مالی شما می‌باشد. این‌گونه است که درخواست شما صاحب شخصیت خواهد شد و به شما اجازه خواهد داد با خیرین خود ارتباط برقرار کرده و آنها را برای کمک تشویق کنید. بدون آن، درخواست شما نیز مانند بسیار دیگری از رویکردهای ارتباطی تکراری که حامیان شما از قبل از بی‌شمار سازمان جمع‌آوری کمک‌های مالی دیگر دریافت کرده‌اند خوانده می‌شود. 

درحالی‌که درخواست خود را طراحی می‌کنید، در مورد جالب‌ترین و تأثیرگذارترین داستان‌های سازمان خود فکر کنید و بعد نکات کلیدی آن را خلاصه کنید تا بتوانید با واردکردن آن در رویکرد ارتباطی جذب کمک‌های مالی، کار خود را در ذهن خیرینتان زنده نگه دارید، 

مشخصات کلیدی خواسته‌ها

وقتی یک داستان خوب مهیا کردید که بتوانید در آن درخواست خود را پایه‌ریزی کنید، وقت آن است که به این فکر کنید که چگونه آن داستان را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که وقتی خیرین به‌اندازه کافی انگیزه پیدا کردند دست‌به‌کار شده و کمک کنند. فراتر از سازوکار درخواست شما، مهم است که هر درخواستی شامل این ویژگی‌ها باشد:

1. بیان واضح

 سادگی درخواستتان را تا جای ممکن هم در بیان و هم در قالب حفظ کنید. جملاتی واضح در قالب اینکه یک کمک مالی چه کاری می‌تواند انجام دهد ارائه دهید و اینکه شما می‌خواهید خواننده درخواست شما چه کاری انجام دهد: کمک مالی! 

هر چیزی را که باعث سردرگمی شده یا پیام شما را کم‌ارزش می‌کند، رفع کنید. مطمئن بشوید که در 3/1 ابتدایی یک نامه خصوصی (نامه کاغذی) یا در ایمیل‌های گروهی مشخص باشد که این یک درخواست برای کمک مالی است. 

2. مختص یک موضوع خاص باشد

وقتی درخواست شما مختص یک موضوع خاص باشد، می‌تواند مرتبط‌تر، جالب‌تر و دارای معتبر باشد. به خیرین خود دقیقاً بگویید که آن‌ها حامی چه چیزی خواهند بود، چرا مهم است، چقدر باید کمک کنند، و چگونه می‌توانند کمک‌شان را کامل کنند. به این مثال‌ها که به‌راحتی قابل‌فهم هستند نگاه کنید، مثلاً "50 دلار برای حضانت یک سگ یا گربه کافی است، " یا "10 دلار پول پنج وعده غذایی سالم را برای یک خانواده تأمین می‌کند."

3. یک حس اضطرار  

بسیار حیاتی است که یک حس اضطرار و فوریت در درخواست خود خلق کنید. چرا باید خیرین الان کمک کنند؟ چه اتفاقی می‌افتد اگر آنها سریع وارد عمل بشوند؟ چه اتفاقی می‌افتد اگر این کار را نکنند؟ شما می‌توانید با یک‌ ارائه کردن  matching gift (برنامه‌ای که شرکت‌ها به کارکنان‌شان ارائه می‌دهند تا در یک‌ زمان مشخص کمک مالی انجام گیرد و در عوض، شرکت دوبرابر یا بیشتر آن را کمک خواهد کرد) به شرکت‌ها، یک نوع حس اضطرار خلق کنید. 

مطمئن شوید که روند کار را به حامیان خود ارائه می‌دهید تا آن‌ها متوجه شوند که شما چگونه در حال پیگیری اهدافتان هستید. با این کار احتمالاً شما انگیزه لازم را برای یک اهداکننده که برایش مهم است که کمک او در کجا صرف می‌شود و می‌خواهد که در این راه به شما کمک کند را وجود آورید!

4. فرستنده قابل اعتماد

برایتان مهم باشد که چه کسی داستان شما را بازگو می‌کند یا درخواست شما را امضا می‌کند. معمولاً فرستنده نیز به‌اندازه پیام مهم است. فرستنده‌ای که می‌تواند بیشترین تأثیر را داشته باشد کیست؟ شاید مدیر اجرایی شما نباشد. به اعضای هیت مدیره فکر کنید، اعضای ستاد تبلیغاتی، خیرین رده‌بالا و حتی نیازمندان موفقی که داستانشان را به اشتراک بگذارند. 

ما توصیه می‌کنیم که از یک رویکرد چندکاناله در کمپین جمع‌آوری کمک‌های مالی خود استفاده کنید. با راه‌های ارتباطی متنوع، می‌توان بدون مشکل مثال‌هایی که چگونه یک کمک مالی می‌تواند باعث تغییر شود را دوباره به‌وسیله راه‌های ارتباطی دیگر به کار گرفت تا اینکه فقط یک پیام‌رسان را برای رسیدن به بیشترین تأثیر زیرورو کرد. 

فراخوان سازمان شما

هر درخواست موفقی که برای کمک مالی می‌شود یک فراخوان تأثیرگذار دارد. فراخوان شما، همان لحظه‌ای است که شما از حامیانتان درخواست کمک می‌کنید یعنی کاری که شما از آنها می‌خواهید که انجام بدهند. وقتی صحبت از فراخوان می‌شود، پنج ویژگی کلیدی می‌تواند هر چیز بی کیفیتی را به یک دینام جمع‌آوری کمک‌های مالی تبدیل کند. 

• بسیار صریح باشید 

داشتن اهداف بلند و مسئولیت‌های بزرگ جهانی برای تغییر دنیا کار عظیمی است، اما این‌چنین دیدگاه‌هایی می‌تواند این حس را به یک اهداکننده بالقوه القا کند که او نمی‌تواند باعث تغییری شود یا آنها را در این فکر که دقیقاً چه قدمی می‌توانند در این راه بردارند فروببرد. 

اگر شما کل مشکلی را که سازمان شما برای حل آن ساخته شده را توصیف کنید، می‌تواند باعث آشفتگی خواننده شود. بر روی موقعیت‌های خیلی ملموسی که به ایجاد تغییرهای کوچک کمک خواهند کرد تمرکز کنید.

• امکان‌پذیر باشد

لازم است فراخوان شما به‌گونه‌ای باشد که انجامش آسان باشد. شرح مختصر و متنوعی از مقادیر مختلف کمک‌های مالی تهیه کنید تا خیرین شما مقادیری که برای آنها مناسب است را انتخاب کنند. دستورالعمل‌هایی را در مورد شیوه‌های آسان کمک‌کردن طراحی کنید. در نامه‌های خصوصی خود برای درخواست کمک، چگونگی کمک با چک، کمک آنلاین، تلفن و مواردی ازاین‌قبیل را توضیح بدهید. 

حتی می‌توانید از کد QR استفاده کنید تا خواننده‌های شما با اسکن توسط گوشی‌ها همراهشان صفحات آنلاین جمع‌آوری کمک‌های مالی شما را پیدا کنند.  در نظر داشته باشید ایمیل‌هایی که برای درخواست کمک می‌فرستید شامل یک گزینه کمک باشد که نسبتاً بالای صفحه قرار گرفته شده تا برای خواننده قبل از اینکه به پایین صفحه برود قابل‌مشاهده باشد. 

در اس‌ام‌اس‌های خود، لینکی را به صفحه جمع‌آوری کمک‌های آنلاین خود ضمیمه کنید تا آنها را به صفحه‌ای که برای مشاهده درگوشی‌های همراه طراحی شده است هدایت کند، مثل صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی نرم‌افزار Network for Good. در ویدئوهای خود به خیرین آموزش دهید که چگونه صفحه نخست سایت شما را پیدا کنند و مطمئن شوید که پیداکردن دکمه کمک آسان است. 

• اولویت اول خود را تعیین کنید

درخواست کمک مالی خودتان را با درخواست‌های زیاد یا با موارد انحرافی پاگیر نکنید. اولویت شما دادن انگیزه به یک نفر برای کمک است. اگر واقعاً می‌خواهید آن‌ها به صفحه آنلاین جمع‌آوری کمک‌های مالی شما مراجعه کنند، از ارائه لینک‌های غیرضروری خودداری کنید.

• از موانع دور باشید

 در واقع کارآمدی ایمیل‌ها، وب‌سایت، و فرایند واقعی جمع‌آوری کمک‌های مالی شما در این مسیر مطرح می‌شوند. اطمینان حاصل کنید که استفاده از صفحه آنلاین جمع‌آوری کمک‌های مالی شما به راحتی و ساده قابل انجام است. مطمئن شوید که صفحه اول وب‌سایت شما شامل یک دکمه کمکی باشد که مستقیماً به صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی آنلاین شما برود، شاید افرادی از این راه برای دادن کمک‌هایشان استفاده می‌کنند. با سرراست و سریع کردن همه چیز تا حد ممکن به‌وقت مخاطبانتان احترام بگذارید. 

• قابل فیلمبرداری باشد

این را به‌عنوان یک تست در نظر بگیرید: خودتان را با یک دوربین و یک کار برای انجام تصور کنید، آیا می‌توانید از کاری که برای انجامش از کسی درخواست می‌کنید فیلم بگیرید؟ لازم است که مخاطبین شما قادر به تصویرسازی چیزی که آن‌ها در حال انجامش خواهند بود باشند. اگر آن‌ها نتوانند خودشان را در حال انجام آن تصور کنند، به‌احتمال زیاد انجامش نخواهند داد. به این دو مثال فکر کنید "امروز 20 دلار اهدا کنید تا به پاک‌سازی ساحل کمک کنید." در مقابل " کره زمین را نجات دهید! "

مراحل ارسال ایمیل به خیرین

1. جذاب نمودن ظاهر ایمیل‌های خود

اگر ظاهر ایمیل شما مثل بقیه ایمیل‌های موجود در صندوق ایمیل‌ها باشد، به راحتی ایمیل شما نادیده گرفته خواهد شد. به همان اندازه که برای نوشتن محتوای ایمیل‌تان زمان صرف می‌کنید به همان اندازه زمان هم برای طراحی ایمیل‌تان برای صندوق پیام‌های خواننده‌هایتان صرف کنید.

2. بیان کارهای مورد نظر

موضوع‌ ایمیل را به‌گونه‌ای ایجاد کنید که افراد مایل به بازکردن و خواندن آن باشند و به این فکر کنید که در پیش‌نمایش ایمیل شما چه چیزی نمایش داده خواهد شد و از طرف چه کسی ایمیل شما فرستاده خواهد شد. هیچ‌کس مایل نیست که یک ایمیل از "donotreply@thisnonprofit.org" داشته باشد. 

موضوع‌های مختلفی را برای ارسال ایمیل امتحان کنید و نتایج به‌دست‌آمده از ایمیل‌هایتان را آنالیز کنید تا تعیین کنید کدام یک از آن‌ها برای مخاطبین موفق‌ترین هستند، بعد براین‌اساس ایمیل‌های گروهی بعدی را بهینه کنید. آیا می‌دانستید که ایمیل ساز نرم‌افزار Network for Good کار واردکردن اسم گیرنده‌های ایمیل‌ها را به همراه موضوع ایمیل‌ها به‌صورت اتوماتیک انجام می دهد؟ 

3. تهیه چند نوع متن درخواست

افراد برای دلایل مختلفی کمک می‌کنند. شاید آن‌ها به‌واسطه دلایل شخصی با اهداف سازمان شما برای کمک اقدام کرده‌اند؛ شاید هم شخصی را در هیئت‌مدیره شما می‌شناسند. یک درخواست کمک، برای همه کارساز نخواهد بود!

چه‌کارهایی می‌توانید انجام دهید:

سعی نکنید که یک ایمیل را برای همه بفرستید و منتظر نتایج فوق العاده باشید. از نرم‌افزار جمع‌آوری کمک‌های مالی خود استفاده کنید تا حوزه دسترسی شما را مناسب مخاطبین دسته‌بندی کند. مخاطبینی را در نظر داشته باشید که پیام‌های متفاوتی لازم دارند تا برای کمک به سازمان شما اقدام کنند مثل: اعضای هیئت‌مدیره شما، خیرین ماهانه شما، یا خیرین جدید. 

نرم‌افزار جمع‌آوری کمک‌های مالی Network for Good کار ردیابی تاریخ کمک‌های خیرین، اولویت‌های ارتباطی، و دیگر جزئیاتی که درخواست شما را بیشتر شخصی‌سازی می‌کند، راحت‌تر کرده است.

4. نشان دادن تاثیر خیرین در سازمان

وقتی یک کمک خیرخواهانه‌ای به مؤسسه جمع‌آوری کمک‌های مالی انجام می‌شود، خیرین علاقه‌مند به دانستن اطلاعاتی فراتر از معیارهای ثبات مالی هستند (مثل هزینه‌های سازمان و هزینه‌های سربار).
بر اساس یک نظرسنجی انجام شده توسط Network for Good، اولین چیزی که یک شرکت جمع‌آوری کمک‌های مالی می‌تواند برای تشویق خیرین برای اهدای دوباره انجام دهد این است که نشان دهند چگونه کمکشان باعث تغییر می‌شود. 

چه‌کارهایی می‌توانید انجام دهید:

با به اشتراک گذاشتن داستان‌های تأثیرگذار و گزارش‌های سالانه بر روی وب‌سایتتان، کار خیرین را در آشنایی با کارتان آسان کنید. مطمئن شوید که داستان‌های تأثیر گذارتان را در ایمیل‌های تشکرتان نیز به اشتراک می‌گذارید. 

5. ایجاد حس ارتباط دوطرفه بین خیریه و خیّر

برای تأثیرگذار بودن درخواست خود، شما باید به سؤال "چرا من؟" جواب بدهید. (چرا باید به شرکت ما کمک کنند) نیازی که به کمک دارید به‌تنهایی کافی نیست. شما با تعداد زیاد دیگری از پیام‌ها و درخواست‌ها در حال رقابت هستید. به این فکر کنید که چرا علت وجودی سازمان شما شخصاً برای مخاطبین شما مهم است.

چه‌کارهایی می‌توانید انجام دهید:

اینکه چرا خیرین کمک می‌کنند را درک کنید. دعوتشان بکنید تا داستان‌هایشان را به شما بگویند تا به این بینش برسید که چه چیزی به آنها انگیزه داده تا برنامه‌های شما را حمایت کنند. گردهمایی حضوری، تماس‌های تلفنی تشکرآمیز و نظرسنجی‌های آنلاین راحت‌ترین راه‌ها برای جمع‌کردن این اطلاعات است.

بیشتربخوانید : 

نیاز سنجی؛ اولین قدم در کار خیر

همچنین، مطمئن شوید که بطور مناسبی مخاطبان‌تان را انتخاب و تقسیم‌بندی می‌کنید. پیام‌هایتان را مناسب صحبت با هر نوعی از حامیان تنظیم کنید. در کنار شخصی‌سازی ایمیل‌ها با آوردن نام خواننده‌ها در موضوع ایمیل یا در بخش احوالپرسی، ایمیل‌هایتان را نیز برای تراز شدن حامیانتان بر اساس همکاری‌هایی که با سازمان شما داشته‌اند، تقسیم‌بندی و مطابقت سازی کنید. 

با خیرینی که مکرر کمک می‌کنند رفتار متفاوت‌تری داشته باشید نسبت به کسانی که هنوز کمک نکرده‌اند. اطلاعات مربوط به کارکنان و خدماتی که ارائه می‌کنند را به حامیانی بفرستید که برای بخش به‌خصوصی از هدف نهایی سازمان شما اشتیاق نشان داده‌اند.

6. توجه به سازگاری متن با موبایل

امروزه بیش از نیمی از ایمیل‌هایی که باز می‌شوند بر روی گوشی‌های همراه اتفاق می‌افتد، پس واجب است که ایمیل‌های شما به‌راحتی بر روی گوشی‌های همراه و تبلت‌ها، باز، خوانده و قابل‌اجرا باشد. 

 چه‌کارهایی می‌توانید انجام دهید:

از یک نرم‌افزار جمع‌آوری کمک‌های مالی مثل Network for Good استفاده کنید که ایمیل‌ها و صفحات وب شما را برای موبایل بهینه‌سازی می‌کند. پاراگراف‌های کوتاه‌تری بنویسید، اندازه فونت‌ها را افزایش داده و دکمه‌ها و فراخوان‌ها را به‌گونه‌ای طراحی کنید که کلیک کردن آن‌ها با نوک انگشتان یا انگشت شست راحت باشد. 

بدون توجه به اینکه ایمیل‌های شما چگونه خوانده می‌شوند به‌کارگیری اصول طراحی مناسب موبایل بر روی ایمیل‌ها، پیام‌های سازمان شما را برای خواندن و دنبال‌کردن راحت‌تر می‌کند.

درخواست شما باید از سوی یک شخص واقعی باشد، حتما از نام کامل سازمان خود استفاده کنید. کلمات اختصاری، اصطلاحات فنی، یا نوشتن "به این ایمیل جواب ندهید" (do not reply) به‌عنوان آدرس ایمیل به‌احتمال زیاد منجر به حذف نامه شما خواهد شد. 

7. دقت در موضوع نامه

موضوع نامه مهم‌ترین بخش ایمیل درخواست شما است. هدف این است که ایمیل شما در صندوق ایمیل مخاطب مورد توجه و تمایز قرار گیرد و مخاطبان را برای بازکردن ایمیل شما ترغیب کند. موضوع ایمیل را کوتاه، مرتبط، و متقاعدکننده ایجاد کنید. در همان ابتدا 50 کاراکتر اول موضوع نامه خود را با الفاظ کلیدی پر کنید تا تفاوت موجود در نحوه نمایش پیام در برنامه‌های مختلف ایمیل نیز در نظر گرفته شده باشد.

8. مخاطب قرار دادن خیّر با ذکر نام او

از اسم گیرنده استفاده کنید، املای آن را به‌درستی بنویسید. برنامه ایمیل ساز نرم‌افزار Network for Good گزینه‌ای را برای ادغام خودکار اسم مخاطبان در اختیار شما می‌گذارد.

9. شروع احساسی و جالب نامه 

با عبارت معمول "ما به کمک شما نیاز داریم" شروع نکنید. درخواست خود را با یک تصویر احساسی واضح‌تر شروع کنید که آن نیاز و تأثیری که یک کمک می‌تواند بگذارد را به تصویر بکشد و یا نشان دهید که حامیان در حال ایجاد چه تغییری هستند. سعی کنید بر روی داستان‌های شخصی تمرکز کنید تا اینکه خواننده را با آمار و مقیاس‌های کلان خسته‌کننده گیج کنید.

10. اولین فراخوان : ایجاد فراخوان کوتاه

ایمیل شامل یک فراخوان کوتاه باشد که به خواننده‌ها اجازه دهد که برای پی بردن به هدف ایمیل، کلیک نمایند. در نظر داشته باشید فراخوان مبهمی مثل "ما را حمایت کنید" بیشتر گیج‌کننده است تا تشویق‌کننده.

11. ذکر جزئیات نحوه کمک‌رسانی خیرین

جزئیاتی ارائه دهید که نشان دهد کمک خیرین باعث چه نتایجی شده است. وضوح و اصل مطلب را بیان کردن بسیار لازم است. اینجاست که شما می‌توانید مقدار کمک را پیشنهاد و تعیین کنید.

12. دومین فراخوان : ایجاد فراخوان واضح

یک فراخوان واضحی را ارائه دهید که به اهدا‌کنندگان بگوید دقیقاً شما چه کاری را می‌خواهید که آنها انجام دهند و اینکه چگونه می‌توانند انجامش دهند. اشاره کردن به اهداف‌تان، هر نوع پیشرفتی که در راستای رسیدن به این اهداف کرده‌اید و یک مقطع زمانی از اینکه کی لازم است که آن‌ها کمک کنند را نیز در نظر داشته باشید. 

اگر هم یک matching gift (برنامه‌ای که شرکت‌ها به کارکنان‌شان ارائه می‌دهند که اگر تا یک‌زمان مشخص کمک مالی کنند شرکت در عوض آن دوبرابر یا بیشتر آن را کمک خواهد کرد) دارید، می‌تواند بهترین راه برای ایجاد یک حس اضطرار باشد.

13.ذکر راه‌های ارتباطی

از خواننده برای توجه‌ش تشکر کنید و به اسم یک شخص واقعی اشاره کنید، در کنارش به چند راه مختلفی که خیرین می‌توانند با شما در ارتباط باشند نیز اشاره کنید مثل: پاسخ‌دادن به ایمیل شما، شماره‌تلفن و همین‌طور لیست آدرس‌های موسسات شماو حتما یک امضای دیجیتال را هم به‌عنوان امضای ایمیل‌های گروهی خود در نظر بگیرید. 

14. استفاده بهینه از انتهای نامه 

پیشنهاد می‌کنیم همیشه از یک ذیل‌نامه استفاده کنید و از آن به‌عنوان یک فرصت برای ضرورت استفاده کنید.

مثال: "به یاد داشته باشید شما بهترین همکار ما در حمایت از کودکان دزدیده شده از خانواده‌های‌شان هستید. لطفاً الان ما را یاری کنید تا بتوانیم امسال 600 داوطلب را آموزش دهیم" یا " ما خیلی به اهدافمان نزدیک شده‌ایم. کمک شما ما را در بالاترین رتبه قرار خواهد داد. با تشکر از حمایت‌های شما."

بعد از اینکه درخواست‌تان را به‌صورت درست تنظیم کردید، کار شما اینجا تمام نمی‌شود. اجازه ندهید تلاشتان با نادیده‌گرفتن اتفاقات بعد از درخواست هدر رود. 

جمع‌آوری کمک‌های مالی آنلاین شما

کار اهدا را راحت کند. باعث نشوید که خیرین بیش از اندازه در مورد کمک‌کردن به سازمان مردم نهاد شما فکر کنند. این شامل قادر ساختن تعامل سریع حامیان‌تان با شما از طریق موبایل و شبکه‌های اجتماعی می‌شود: آیا صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی شما به خیرین راه‌های آسانی را برای کمک پیشنهاد کرده و در ادامه راه همراه آن‌ها بوده است؟ 

این شانس را به خودتان بدهید تا هر اهداکننده‌ای که صفحه شما را می‌بیند به سازمان خیریه شما اعتماد کند. نرم‌افزار همه‌کاره جمع‌آوری کمک‌های مالی Network for Good را امتحان کنید تا متوجه شوید چگونه تصاویر، داستان‌ها، توضیحات مختصر در مورد کمک‌های مالی و ویدئوها برای شکل‌دهی به یک درخواستی که در ظاهر زیبا و برانگیزنده است، مورد توجه قرار می گیرد.

وقتی یک اهداکننده بالقوه وارد صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی شما می‌شود، تمام اجزای سایت باید تصمیم آنان را قطعی نماید. این بدان معنی است که باید نشان سازمان، ماهیت کمپین و پیام شما با هم مطابقت داشته باشند. صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی خود را به یک محیط توسعه گفتگوها که با خیرین بالقوه خود دارید تبدیل کنید تا ارتباطتان با آن‌ها قطع نشود. 

اگر در درخواست مستقیم خود (به‌صورت نامه کاغذی) یک داستان دلگرم‌کننده دارید، در نظر داشته باشید تا از چنین امتیازی بر روی صفحه خود نیز بهره ببرید تا یک تجربه همه‌جانبه برای حامیان خود بسازید. 

روابط با اهداکننده بلافاصله شروع کنید. حفظ اهداکننده در واقع قبل از اینکه او اقدام کند، باید شروع شود. اگر کمک‌کردن برای اهداف شما، گیج‌کننده، سخت و اذیت‌کننده باشد، خیر بلافاصله درخواست شما را رد خواهد کرد. صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی شما باید به نحوی طراحی شده باشد تا بلافاصله بعد از اهدا و ایمیل تأیید پروسه اهدا از خیرین تشکر نماید و اطلاعاتی به شما ارسال کند که بر روی حامیان سرمایه‌گذاری کنید.