موسسه‌های خیریه تمرکزشان در گرفتن حمایت از حامی‌هایشان و گرفتن حمایت‌های نقدی است؛ ولی سمن‌ها و سازمان‌های غیر انتفاعی، قبل از حمایت‌های نقدی، بیشتر در پی گرفتن حمایت‌های اعتباری و تخصصی است.در واقع سمن‌ها تصمیمات خود را بر اساس داده‌های موجود اتخاذ می‌کنند.
در حالی که حجم داده‌های زیاد، تجربه کار طولانی مدت و پیچیده‌ای را برای سازمان‌ها رقم می‌زنند و پیاده‌سازی کامل آنها برای هر سازمانی ممکن نیست، شاخص‌های عملکردی کلیدی (Key Performance Indicators) یا KPI نقطه خوبی برای آغازِ کار هستند.
در این وبلاگ ما مختصراً درباره شاخص‌های عملکردی کلیدی و معیارهایی که برای سمن‌ها تعریف شده است، صحبت می‌کنیم و گفتیم که چگونه می‌توانند از آنها برای جذب سرمایه، بازاریابی و ارتباطات، پیشبرد اهداف، منابع انسانی و بحث مالی بهره بگیرند.
منظور از KPI چیست؟
KPI یا شاخص عملکرد کلیدی، یک مقدار سنجش‌پذیری است که نشان می‌دهند یک سمن (یا هر سازمان دیگری) چقدر در دست یافتن به اهداف سازمانی خود موثر است. از این رو، سازمان‌ها از شاخص‌های عملکرد کلیدی در سطوح متفاوتی برای ارزیابی موفقیت در رسیدن به اهداف استفاده می کنند.
در موسسات خیریه و یا سازمان‌های غیرانتفاعی سطح بالا، از KPI برای تمرکز بر عملکرد کلی سمن استفاده میشود؛ در حالی که در موسسات سطح پایین برای تمرکز بر فرایندها یا کارمندها در بخش‌های متفاوت یک سمن بهره گرفته میشود.
از KPIها می‌توان در فرایندها و زمینه‌های سازمانی متفاوتی بهره جست. به عنوان مثال، شاخص‌های عملکرد کلیدی در بازاریابی شامل بررسی آمار فضای مجازی می‌شوند؛ در حالی که در بررسی شاخص‌های جذب سرمایه به شمار خیرین جدید در پایگاه داده‌ها توجه می‌کنند.
علاوه بر این، معیارهای خاصی که هر سمن به منظور ارزیابی عملکردش اتخاذ می‌کند، متفاوت خواهد بود. یک سازمان محیط زیستی؛ عملکرد کارکنانش را بر اساس رعایت قوانین هوای پاک یا استفاده از آب می‌سنجد؛ در حالی که یک موزه این کار را با محاسبه تعداد افرادی که بازدید داشته‌اند، انجام می‌دهد.
چرا KPI اهمیت دارد؟
اگر از این شاخص‌ها به درستی استفاده شود، تغییراتی عظیمی را در سمن‌ها رقم خواهند زد. بنابراین اهمیت زیادی دارند، زیرا:
1. KPIها ابزار راهبری سازمان‌ها هستند
آنها مهم‌ترین اطلاعات عملکردی را فراهم می‌آورند که سمن‌ها را قادر می‌سازد تا بفهمند، آیا در راه رسیدن به اهدافشان هستند یا خیر؟ این کار به سمن‌ها اجازه می‌دهد تا تصویر واضحی از جایی که هستند داشته باشند.
2. شاخص‌های عملکرد کلیدی، سازمان‌ها را تطبیق‌پذیر می‌کنند
هنگامی که سمن‌ها به کمک شاخص‌های عملکرد کلیدی، تصویر درستی از جایی که هستند به دست بیاورند، می‌توانند به سرعت رفتارهایشان را اصلاح کرده و خود را با شرایط متغیر محیط خویش تطبیق بدهند.
اگر سمنی بخواهد که با موفقیت به اهداف خویش دست یابد، آن هم در جهان پیچیده کنونی، به روشی برای سنجش میزان پیشرفت و تطبیق رفتارهایش برای رسیدن به پیشرفت نیاز خواهد داشت.
3. KPIها به سازمان‌ها در تصمیم‌گیری کمک می‌کنند
آنها عنصری ضروری در اتخاذ تصمیمات سنجیده هستند. زمانی که یک سمن داده‌های مرتبط را به قدر کفایت جمع‌آوری کند، اتخاذ تصمیمات خوبی که سازمان را در مسیر درست قرار خواهد داد، آسان‌تر خواهد شد. برای جمع‌بندی باید بگوییم که اگر می‌خواهید از KPIها به شکل سودمندی در سمن خود استفاده کنید، آنها باید:
- به طور واضح تعریف شده باشند،
- کمّی باشند،
- تطبیق‌پذیر باشند،
- برای نیل به اهداف سازمان ضروری باشند،
- عملیاتی و انجام‌شدنی باشند،
- انگیزه لازم را برای کارکنان فراهم بیاورند،
اتخاذ KPI صحیح برای سازمان‌های مردم نهاد تصمیم بسیار دشواری است. بسیاری از سازمان‌های مردم نهاد از شاخص‌هایی استفاده می‌کنند که واقعاً کمکی به آنها نمی‌کند و از طریق آن نمی‌توانند پیشرفت خودشان در مسیر رسیدن به اهداف را بسنجند.
این تصمیم هنگامی دشوارتر میشود که بیانیه‌های ماموریت سمن‌ها مبهم باشد. مثلاً، ماموریت سازمان CARE، این است: «کِر در سرتاسر جهان به منظور نجات جان انسان‌ها، شکست دادن فقر و رسیدن به عدالت اجتماعی تلاش می‌کند». بیانیه‌ای که سنجش آن بسیار دشوار خواهد بود.
به همین خاطر است که انتخاب یک شاخص صحیح برای سازمانتان بسیار مهم و البته چالش‌برانگیز خواهد بود. در ادامه، پیشنهاد می‌کنیم ادامه مقاله در خصوص "انتخاب شاخص عملکرد کلیدی مناسب در زمینه مدیریت سمن" را مطالعه کنید.
20 شاخص عملکرد کلیدی مرتبط با سمن‌ها
این معیارها عبارتند از:
الف) شاخص‌های مرتبط با جمع‌آوری کمک مالی
1. تعداد هدایای دریافتی
این معیار که از معیارهای بسیار ساده است، تعداد هدایایی که سمن شما در طول یک بازه زمانی مشخص (1 ماه، 1 سال، 3 سال) به دست آورده است را می سنجد. هر بازه زمانی که مناسبت بیشتری برای سمن شما دارد را انتخاب کنید. «یک سال» بازه زمانی استاندارد است.
برای مطالعه :
در یک سطح بالاتر، اگر می‌خواهید بر هدایای بزرگ در راهبرد جمع‌آوری کمک‌های مالی‌تان تمرکز کنید، می‌توانید نگاهی به «هدایای بزرگ دریافت شده» بیندازید.
به علاوه، می‌توانید خیرین را بخش‌بندی کرده و هر هدیه را بر اساس بخش‌های مختلف خیرین بسنجید. برای محاسبه این شاخص، فقط کافی است کل هدایای دریافت شده در یک بازه زمانی مشخص را با هم جمع کنید.
2. رشد تعداد خیرین و کمک‌های مالی
رشد به معنای افزایش در حجم چیزی در طول یک دوره زمانی است. ما با کمک معیار رشد خیرین و همچنین رشد کمک‌های مالی قادر خواهیم بود تا بر افزایش حجم وجوه دریافتی سالیان یا افزایش حجم خیرین به صورت ماهیانه تمرکز کنیم. هر دویِ این شاخص‌ها با رشد در ارتباطند و تنها در متغیرها با هم متفاونت هستند. (تعداد خیرین یا کمک‌های مالی و دوره زمانی)
نحوه محاسبه این شاخص:
نرخ رشد خیّر عبارت است از:
(تعداد خیرین سال 2018 - تعداد خیرین سال 2017) ÷ (تعداد خیرین 2017 × 100)
نرخ رشد کمک‌های مالی:
(کمک‌های مالی 2018 - کمک‌های مالی2017) ÷ (کمک های مالی 2017 × 100)
3. نرخ حفظ خیّر
منظور از نرخ حفظ خیر، درصد خیرینی است که بیش از یک بار کمک مالی کرده‌اند. خیرین منظم برای سمن‌ها بسیار ارزشمندند. نه تنها بیشتر کمک‌های مالی از سوی خیرین موجود انجام میشود، بلکه به دست آوردن روابط جدید همواره دشوارتر از بهره‌برداری از روابط موجود است.
علاوه بر اینها، باید خاطر نشان کنیم که سازمانی که سال گذشته 5000 خیر داشته و امسال 5100 خیر دارد، نرخ حفظ خیر بسیار خوبی دارد. در حالی که اگر سازمان 2500 خیر را امسال از دست داده باشد و 2600 خیر تازه کار به دست آورده باشد، شمار خیرین جذب شده بسیار بالا به نظر می‌رسند، اما مسلماً این سازمان در حفظ خیرین مشکل دارد.
برای محاسبه این شاخص:
ببینید که سال گذشته چه تعداد خیر جذب کرده‌اید و سپس ببینید که از آن تعداد خیر چند نفر امسال نیز کمک مالی کرده‌اند. سپس آمار امسال را تقسیم بر آمار سال گذشته کنید تا نرخ حفظ خیر به دست بیاید. اگر شما در سال 2016، 100 خیر داشتید و 80 نفر از آنها در سال 2017 کمک مالی کرده باشند، نرخ حفظ خیرین شما 80% است. معمولاً این شاخص، سالیانه محاسبه میشود، اما شما می‌توانید در بازه‌های زمانی دیگر نیز آن را محاسبه نمایید.
4. بازگشت سرمایه
ROI یا بازگشت سرمایه (Return on Investment) بسیار حائز اهمیت است، خصوصاً برای سمن‌هایی که بودجه محدودی دارند. این شاخص، ارزیابی میزان سرمایه‌ای است که در خصوص جمع‌آوری کمک مالی بازگشته است. این شاخص عملکرد کلیدی به این خاطر اهمیت دارد که به شما کمک می‌کند تا تلاش‌های سمن را در خصوص جمع‌آوری کمک مالی بسنجید و اقدامات مرتبط را به صورت موثر انجام دهید.
درست مانند سازمان های انتفاعی، هر چه قدر هزینهها پایین باشد، بهتر است. برای محاسبه این شاخص: هزینه‌های کل را بر کل سرمایه افزایش یافته خود، تقسیم کنید. از این طریق قادر خواهید بود تا «هزینه‌های جذب یک خیر» را محاسبه کنید.
با تمرکز بر مقدار دقیق پولی که برای جذب یک خیر خرج میشود، این رقم قابل محاسبه است. به عنوان مثال، شما 2000 دلار برای تبلیغات گوگل و 2000 دلار برای تبلیغات فیس‌بوک و لینکدین هزینه می‌کنید. اگر این کمپین 100 خیر جدید به همراه بیاورد، نرخ هزینه نسبت به تعداد خیر شما (2000+2000) تقسیم بر 100 خواهد بود.
به این معنا که شما برای جذب هر خیر 40 دلار هزینه کرده‌اید. با توجه به این نکته، اگر هزینه و آورده یکی باشد، نرخ شما سر به سر میشود و نیازی به محاسبه نخواهید داشت. اگر هزینهها از آورده بیشتر باشد، شما پول از دست داده‌اید. اگر برعکس رخ دهد، شما سود کرده‌اید.
5. تبدیل کمک‌های مالی به واسطه یک کانال ارتباطی
این شاخص عملکرد کلیدی به شما می‌گوید که چه تعداد خیر به واسطه خواسته شما، عملی را انجام می‌دهند و کجا آن عمل را انجام می‌دهند. نگریستن بر تبدیل کمک‌های مالی به واسط کانال ارتباطی بسیار سودمند خواهد بود. به یک کانال خاص و یک فراخوان خاص فکر کنید.
از خودتان بپرسید که: چه تعداد فراخوان را پیگیری کرده و کمک مالی انجام داده‌اند؟ این شاخص نشان می‌دهد که کدام یک از تلاش‌های شما موثرتر بوده و کدام یک موثر نبوده! این شاخص همچنین به فهم بهتر شما از عادات و وابستگی‌های حامیان‌تان کمک می‌کند، بنابراین شما می‌توانید سازمانتان را بهبود دهید و روابط مستمری را با آنها ایجاد کنید.
برای محاسبه این شاخص:
تعداد کل خیرینی که اقدامی انجام داده‌اند را بر شمار کلی خیرینی که به آنها فراخوان ارسال شده است تقسیم کرده و عدد به دست آمده را ضرب در 100 کنید.
ب) شاخص‌های عملکرد کلیدیِ بازاریابی و ارتباطات
6. بازدیدهای صفحه وبسایت
بازدیدهای صفحه به تعداد دفعاتی اشاره دارد که کاربران یک صفحه را روی وبسایت شما مشاهده می‌کنند. این میزان شامل بازدیدهای تکراری نیز میشود، بنابراین اگر کسی یک صفحه را چندین مرتبه مشاهده نماید، شمار بازدیدهای صفحه از شمار افرادی که صفحه را مشاهده کردند، فراتر می‌رود.
بازدید صفحه مهم است؛ چرا که هر چه شمار افرادی که از وبسایت شما بازدید می‌کنند، بالاتر برود، شمار افرادی که روی یک فراخوان کلیک می‌کنند نیز، افزایش پیدا می‌کند. این موضوع در سمن‌هایی که ساختار تعریف شده دارند، بسیار مهم است.
همچنین شما باید وقتی که هر بازدیدکننده روی سایت شما صرف کرده است را نیز مانند نرخ تبدیل وبسایت – که شامل درصد افراد بازدیدکننده‌ای است که روی فراخوان کلیک کرده‌اند – محاسبه نمایید.
7. نرخ باز کردن ایمیل و کلیک کردن ایمیل
نرخ باز کردن ایمیل، نرخی است که به شما درصد افرادی را نشان می‌دهد که ایمیلی را از سوی سمنِ شما باز کرده‌اند. حتی اگر محتوای ایمیل شما عالی باشد، تا زمانی که مخاطبین شما ایمیل‌ها را باز نکنند، هیچ فایده‌ای ندارد. اگر نرخ باز کردن ایمیل سازمانتان پایین است، باید روی «subject lines» بیشتر کار کنید.
معیار کلیک کردن ایمیل (CTR) به شما درصد دریافت‌کنندگانی را نشان می‌دهد که روی لینک‌های مندرج در ایمیل کلیک کرده‌اند. این معیار برای تعیین تعداد افرادی که بعد از دریافت ایمیل، وبسایت شما، صفحه کمک مالی یا لینک مهم دیگری را باز خواهند کرد، بسیار کارساز است. اکثر تأمین‌کنندگان ایمیل‌های بازاریابی، به صورت خودکار نرخ باز کردن ایمیل و CTR را محاسبه می‌کنند.
8. نرخ تبدیل صفحه بازدید شده (Landing Page)
این معیار به سنجش تعداد بازدیدکنندگان صفحه کمک مالی که فرایند انجام کمک مالی را تکمیل کرده‌اند، کمک می‌کند. با استفاده از ابزارهای ردیابی، نظیر گوگل آنالیتیکز (Google Analytics)، می‌توانید تعداد بازدیدکنندگانی که در یک صفحه خاص فرود آمده‌اند، نحوه فرودشان و تعداد افرادی که یک عمل را در آن صفحه کامل کرده‌اند را شناسایی کنید.
به منظور محاسبه این شاخص؛ تعداد کل بازدیدکنندگان صفحه کمک مالی را بر تعداد کل کمک‌های مالی انجام شده، تقسیم کنید و عدد به دست آمده را ضربدر 100 کنید.
9. نرخ‌های تقویت، تشویق و تبدیل
این سه معیار به شبکه‌های مجازی مرتبط هستند و این روزها به قسمت ضروری بازاریابی سمن‌ها تبدیل شده‌اند. عموماً لایک‌ها و توییت‌ها را تحت عنوان «تشویق» در نظر می‌گیرند. اینها به معنای آن است که افراد با محتوای شما موافقت دارند.
نرخ تقویت به شِیرها، ری‌توییت‌ها، ری‌پست‌ها، ری‌بلاگ‌ها، ری‌ویوها و کلاً هر چیزی که بازنشر میشود، مرتبط است. هرچه محتوای شما بیشتر به اشتراک گذاشته شود، میزان دسترس‌پذیری (reach) شما بیشتر میشود. هرچه ریچ بیشتری داشته باشید، شانستان برای جذب خیرین جدید افزایش پیدا می‌کند.
با نگریستن به نرخ تقویت خود می‌توانید درباره تولید محتوا و آنچه مخاطبانتان را سرگرم می‌کند، به ایده‌های بهتری دست پیدا کنید. نرخ تبدیل شامل کامنت‌ها و ریپلای‌هایی مرتبط با محتوایتان میشود. ایده‌آل آن است که هدفتان از پست گذاشتن برانگیختن مکالمات توسط مردم باشد.
مادامی که مخاطبانتان (هرچقدر که باشند) را درگیر نگه دارید، تعدادشان افزایش پیدا کرده و کمک‌های مالی نیز بالا می‌رود. ماهیت خاص شبکه‌های اجتماعی، اجتماعی بودن آنهاست. شبکه‌های اجتماعی مشخصاً مکان خوبی برای توسعه دادن برند شخصی شماست تا دنبال‌کنندگان‌تان را با شما در ارتباط نگه دارد.
به صورت منظم کامنت‌ها و ریپلای‌ها را چک کنید، با دنبال‌کنندگان فضای اجتماعی خود در ارتباط باشید و به بازخوردهای‌شان گوش فرا دهید. این مکالمات می‌تواند در تصمیم‌گیری درباره محتوا، جذب سرمایه و اتخاذ استراتژی به شما کمک کند. برای بررسی این شاخص، روی هر پلتفرم در فضای اجتماعی می‌توانید روی گزینه «Insights» کلیک کنید.
ج) شاخص‌های عملکرد کلیدیِ مرتبط با برنامه‌ها
10. تعداد ذی‌نفعانی که به آنها خدمات ارائه شده و تعداد برنامه‌هایی که برگزار شده است
بگذارید با ساده‌ترین معیارها در اجرای برنامه‌ها آغاز کنیم. تعداد ذی‌نفعانی که به آنها خدمت ارائه شده، دقیقاً تعداد افراد هدفی را می‌سنجد که شما به آنها در قالب برنامه‌ها و فعالیت‌های خود در یک دوره زمانی مشخص خدمت ارائه کرده‌اید.
این معیار شرکت در برنامه، تعداد افرادی را می‌سنجد که در یک برنامه خاص که سمن شما برای نیل به اهدافش آن را برگزار کرده، شرکت کرده‌اند.
11. نرخ رضایت ذی‌نفعان
این مورد از شناخته‌شده‌ترین شاخص‌های عملکرد کلیدی است. اگرچه از این شاخص عمدتاً در بخش دولتی یا بخش خصوصی استفاده میشود تا میزان رضایت از محصولات و خدمات را بسنجند، با این حال سمن‌ها هم می‌توانند برای سنجش میزان رضایت ذی‌نفعان خود از این معیار استفاده کنند.
این شاخص، یک معیار کاملاً سودمند است که علی‌رغم سادگی برای سمن‌ها بسیار کارساز است؛ چرا که اگر برنامه‌های این سازمان‌ها در رساندن ارزش‌هایی که می‌خواهند به ذی‌نفعانشان برسانند، موفقیتی کسب نکنند، در واقع کار باکیفیتی انجام نداده‌اند و ماموریت خود را به درستی به سرانجام نمی‌رسانند.
برای به دست آوردن این شاخص باید به سادگی از ذی‌نفعان خود بپرسید که «چه احساسی داری؟ چقدر از برنامه‌ها راضی هستی؟» می‌توانید پرسشنامه‌های حضوری یا آنلاین را در انتهای برگزاری هر برنامه پخش کنید یا آنها را برای افرادی بفرستید که پیش از این در یکی از برنامه‌های شما مشارکت داشته‌اند.
12. بررسی امتیازات قبل و بعد
اگرچه این شاخص به درد تمامی سمن‌ها نمی‌خورد، اما برای بسیاری از آنها مثمر ثمر خواهد بود. امتیازات قبل و بعد به میزان تغییرات در سطح دانش، مهارت، توانایی یا رفتار ذینفعانتان بستگی دارد. این تغییرات را اغلب تحت عنوان «برون‌داده‌ها» در چارچوب سنجش تأثیر اجتماعی دسته‌بندی می‌کنند. سعی کنید درباره این شاخص و سنجش تأثیر اجتماعی بیشتر بخوانید. به عنوان مثال، از این شاخص می‌توانید قبل و بعد از اجرای هر برنامه، با توزیع یک آزمون یا پرسشنامه به ذینفعانتان، آگاه شوید.
این شاخص عملکرد کلیدی بسیار مهم است؛ چرا که حتی اگر نرخ بالایی از مشارکت در برنامه‌ها را داشته باشید، با استفاده از امتیازات قبل و بعد می‌توانید بفهمید که آیا برنامه شما برای مخاطبان سودرسان بوده است یا خیر.
د) معیارهای مرتبط با سنجش عملکرد در منابع انسانی
13. نرخ حفظ کارمندان
نرخ حفظ کارمندان وضعیت خروج کارمندان از سازمان در یک بازه زمانی معین (ماه، فصل، سال و...) را می‌سنجد. این معیار اغلب نشان‌دهنده میزان رضایت کارمندان نیز هست. بحث‌های بسیاری میان متخصصین حوزه منابع انسانی جریان دارد، اما اتفاق نظر بر سر این است که کارمندان تازه‌کار را در ماه اول کاری‌شان در این محاسبه نمی‌گنجانند.
حفظ کارمندان به عوامل بسیاری مرتبط است، عواملی نظیر پاداش به کارکنان، محیط کار، فرصت ارتقا شغلی، وضعیت کار با همکاران و بسیاری از عوامل دیگر. علاوه بر هزینه‌هایی که از دست دادن یک کارمند به همراه دارد، از دست دادن استعدادها شما را ناچار می‌کند تا زمان و هزینه بسیاری را صرف استخدام افراد جدید کنید.
میزان بالای خروج کارکنان برای کارفرما هزینه‌های بسیار بالایی را به همراه خواهد آورد. فرمول اصلی شاخص حفظ کارمندان بدین صورت است:
100 * (تعداد کارمندان در آغاز دوره) / (تعداد افرادی که در کل بازه زمانی در سازمان باقی مانده‌اند)
14. میزان رضایت کارمندان
درصد رضایت کارمندان را می‌توان از طریق محاسبه شاخص‌های دیگر به دست آورد (مثلاً، شاخص جایگزینی کارمندان، درصد اهداف به ثمر رسیده، نرخ غیبت و ...). با این حال، روش‌هایی هم وجود دارد که بر اساس آنها بتوانید این شاخص را بر اساس سنجش‌های خودش به دست بیاورید، از جمله:
NPS (Net Promoter Score)
این روش زمانی قابل استفاده است که بخواهیم رضایت مشتریان، کارمندان و داوطلبان را در سازمان‌های مختلف انتفاعی یا مردم‌نهاد بسنجیم. این معیار بر اساس یک نمره از 1 تا 10 این پرسش را می‌سنجد که «تا چه حد امکان دارد که دوستان یا اعضای خانواده خود را برای کارهایشان به ما ارجاع دهید؟»
بیشتر بخوانید :
مقایسه، رتبه‌بندی و اولویت‌بندی موسسات خیریه در حوزه بهداشت و درمان
حتی می‌توانید برای تبدیل آن پرسش به سوالی که بتواند میزان رضایت کارمندان را بسنجد، تنها کافی است بپرسید که «از 1 تا 10 چقدر امکان دارد که کسی را برای همکاری با ما معرفی کنید؟» اطمینان حاصل کنید که نظرسنجی به صورت ناشناس انجام شود. امتیاز 9 و 10 را (بسیار راضی)، 7 و 8 را (تقریباً راضی) و 1 تا 6 را (ناراضی) در نظر بگیرید.
گفت‌وگوهای غیررسمی
یک روش دیگر به منظور سنجش رضایت کارمندان می‌تواند گفت‌وگوهای غیررسمی باشد، اگرچه که این گفت‌وگوها، برای شما داده‌هایی کیفی به همراه می‌آورند نه داده‌های کمی. داشتن داده‌های کیفی و کمی در خصوص این موضوعِ بسیار پیچیده به شما کمک خواهد کرد.
15. درصد اهدافی که به آن دست یافته‌اید
پیش از هر چیز، اگر برای خودتان اهدافی را ترسیم نکرده باشید، نمی‌‌توانید این شاخص را محاسبه کنید. فرایند تعیین اهداف در خلال یک کار جمعی به کارکنان سازمان شما قابلیت سخن گفتن و حس مالکیت بر کار را می‌دهد. کارمندان باید بدانند که کارشان چه تاثیری در کل سازمان دارد و باید بدانند که شما کارشان را در راستای رسیدن به این اهداف بررسی می‌کنید.
به هنگام بررسی، بهتر است موارد زیر را مد نظر داشته باشید:
- کارمندان شما چند درصد از کارکردهای حیاتی خویش را انجام داده‌اند؟
- چند درصد از وظایفشان را کامل کرده‌اند؟
- چه درصدی از اهداف را انجام‌نشدنی یافته‌اند؟
_ نرخ کارگریزی
کارگریزی به غیبت کارمندان در بخشی از روز یا در کل روز به خاطر بیماری، کار شخصی، یا سایر دلایل (به جز مرخصی با حقوق) می‌گویند. این غیبت‌ها اجتناب‌پذیر یا اجتناب‌ناپذیرند. این شاخص در واقع معیاری است برای بررسی انگیزه یا علاقه‌مندی کارمندان، چرا که در زبان مدیریت، نرخ بالای غیبت نشان‌دهنده انگیزه پایین در کارمندان است.
مطالعات و بررسی‌ها نشان می‌دهد که کارمندانِ با انگیزه پایین، بیشتر از کارمندان با انگیزه، به بهانه بیماری یا سایر بهانه از کار مرخصی می‌گیرند. برای محاسبه این شاخص:
100 * (تعداد کل روزهای کاری/تعداد کل روزهای غیبت به ازای هر کارمند)
تعداد کل روزهای غیبت به ازای هر کارمند نیز اینگونه محاسبه میشود:
تعداد کل روزهای غیبت تقسیم بر تعداد کل کاربران
ه) شاخص‌های عملکرد کلیدی مالی
16. رشد سالیانه
علاوه بر سنجش بودجه سالیانه (میزان کل درآمدهایی که سمن شما در یک سال مالی کسب می‌کند) و درآمدهای منظم (درآمدهایی که به صورت هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالیانه دریافت می‌کنید)، بسیار مهم است که رشد سالیانه خود را نیز بسنجید.
رشد سالیانه درصد افزایش درآمدها یا بودجه نسبت به سال مالی مفروض است که معمولاً سال مالی قبلی در نظر گرفته میشود. محاسبه این معیار به درصد و نه به دلار بهتر است، چرا که رشد 270000 دلاری به نظر خیلی بزرگ می‌رسد، اما برای یک سازمان با بودجه 20 میلیونی این رشد تنها 35/1 درصد است.
18. مازاد/کسری اجرا
این نوع شاخص مالی به شما کمک می‌کند تا درباره کافی یا ناکافی بودن منابع خود، اطلاعات کسب کنید و برای پشتیبانی از برنامه‌های خود بر اساس محاسبه منابع و هزینهها، انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشید. هدف این شاخص آن است که همواره منابع رزرو شده‌ای داشته باشید تا بتوانید سه ماه مالی را با آن اداره کنید.
19. دارایی‌های خالص و نامحدود شناور (LUNA)
LUNA شامل بخشی از منابع خالص نامحدود می‌باشد که قابلیت تبدیل نسبتاً آسان به پول نقد را دارد. این شاخص، به منابع در دسترسی نیز اشاره دارد که مثلاً برای تزریق سرمایه کاری، حفاظت در برابر رکود یا دنبال کردن موقعیت‌های جدید به کار می‌رود.
20. کارایی برنامه
این شاخص از طریق تطبیق هزینه‌های برنامه با هزینه‌های کل به دست می‌آید و به شما کمک می‌کند تا میزان اثرگذاری سمن خود در انجام ماموریتش بسنجید. این معیار همچنین کمک می‌کند تا به خیرین خود بگویید که هزینه‌هایشان بیشتر از آنکه صرف هزینه‌های مدیریتی شود، در راه انجام ماموریت‌ها صرف میشود.
نتیجه‌گیری
معیارهای دیگری نیز برای سنجش موجود است (مانند معیارهایی که برای بخش کمک‌رسانی و ترویج، فناوری اطلاعات (IT)، مدیریت ریسک و مدیریت تأسیسات به کار می‌روند). با این حال، در این مقاله بر شاخص‌هایی تمرکز کردیم که برای مدیریت یک سمن ضرورت دارند (مانند بازاریابی و جذب سرمایه).
به خاطر داشته باشید که اولویت‌بندی میان این معیارها برای استفاده، کاملاً به تصمیم شما و سازمانتان بستگی دارد. ابتدا ماموریت، چشم‌انداز و برنامه‌های استراتژیک‌تان را مرور کنید. اگر اهدافی را ترسیم کرده‌اید، آنها را مجدداً بررسی کنید. اگر اهداف خود را ترسیم نکرده‌اید، کارتان را با ترسیم آنها آغاز کنید.
پس از این کار، تعدادی از شاخص‌های عملکرد کلیدی که درباره آن صحبت شد را برای هر هدف انتخاب کنید. هنگامی که آنها را انتخاب کردید، هنوز هم کار تمام نشده. اطمینان حاصل کنید که در سنجیدن آنها استمرار دارید، خواه این استمرار هفتگی یا ماهیانه باشد. همچنین از داده‌های به دست آمده استفاده کنید!
فراموش نکنید که داده‌های کمّی، همۀ اطلاعات لازم را در اختیار قرار نمی‌دهد. راه‌هایی برای جمع‌آوری داده‌های کیفی از طریق مصاحبه و گفت‌وگوهای غیررسمی پیدا کنید و از هر دو شکل داده برای تصمیم‌گیری‌ها و تنظیم استراتژی‌ها استفاده کنید.
سمن‌ها گام‌های مهمی را برای سنجش و ارزیابی کار خود برداشته‌اند. رصد شاخص‌های موثر بر روابط با خیرین، اجرای برنامه‌ها و نهایتاً توانایی شما، در انجام ماموریت‌هایتان اثرگذارند. فرایند داده محوری که بر اساس معیارهای نام برده شکل بگیرد، فرایند پایان‌ناپذیری است، اما همین قدم‌های به ظاهر کوچک، بسیار کمک‌کننده‌اند.
منبع : وبسایت donorbox
دیدگاه خود را بنویسید