گزینش دقیق و استقرار صحیح داوطلبان در موقعیت‌های سازمان با پرسیدن سؤالات مناسب در مصاحبه با آنها آغاز می‌شود. گرچه اغلب فرآیند گزینش داوطلبان به عنوان راهی برای کاهش خطرات احتمالی نگریسته می‌شود، اما در عین حال فرصتی منحصر به فرد برای شناخت بهتر انگیزه‌های متقاضی داوطلب را فراهم می‌کند.
وقتی فردی در مرحله پرسش و پاسخ قرار دارد، نه تنها موقعیت شغلی بلکه محیط و فرهنگ سازمان را نیز مورد ارزیابی قرار می‌دهد. تمایل داوطلبان به تعهد و مشارکت به موارد زیر بستگی دارد:
- فرآیند درخواست داوطلب تا چه حد دوستانه و کارآمد است،
- وظیفه مورد نظر تا چه حد به وضوح تعریف شده است،
- نیاز به خدمات داوطلبان تا چه حد است،
- اهداف و خدمات سازمان تا چه حد با مأموریت آنها مطابقت دارد،
- آیا داوطلبان تصور می‌کنند که میتوانند به سازمان کمک کنند،
- و آیا سازمان نگرانی و مشکلات داوطلب را مرتفع می‌کند،
آمادگی و توانایی پاسخگویی به نگرانی‌های داوطلبان، شناخت انگیزه آنها در کنار داشتن ابزارهای دقیق گزینش (غربال‌گری) به استقرار صحیح داوطلب، در موقعیت شغلی منجر شده و به شما کمک می‌کند تا نحوه حفظ آنها را متوجه شوید.
کاربرد دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها (KSAs) برای انطباق داوطلبان
در فصل دوم «هر آنچه برای جذب داوطلب باید بدانید» اهمیت ایجاد شرح وظایف شغلی داوطلبان برای جذب افراد مناسب در موقعیت‌های داوطلبی را توضیح دادیم. هنگام ایجاد این شرح وظایف بهتر است فهرستی از «دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی» (KSAs) که داوطلبان برای موفقیت به آنها نیاز دارند را تهیه کنید.
«KSAها، شایستگی‌هایی که داوطلبان برای یک شغل نیاز دارند را توصیف می‌کنند و میتوانند نگرش‌های کلیدی را نیز شامل شوند.» شما می‌توانید لیستی از حداقل ویژگی‌هایی که یک داوطلب باید قبل از انتصاب در یک شغل از آنها برخوردار باشد را علاوه بر مواردی که می‌تواند از طریق آموزش یا راهنمایی بیاموزد، تهیه کنید.
برای مطالعه :
هنگام غربال‌گری و گزینش داوطلبان باید تشخیص دهید که افراد از کدام ویژگی‌های KSA برخوردار هستند و آیا میتوانند خصوصیاتی که فاقد آن هستند را یاد بگیرند یا خیر. دانستن این موارد قبل از جذب داوطلبان مهم است. سه دسته KSA مختلف وجود دارد که می‌توانید آنها را لیست کنید:
- مهارت‌های پایه که هر داوطلب باید داشته باشد،
- مهارت‌های اجتماعی که بر روابط بین فردی تأکید دارد،
- مهارت‌های فنی که به طور خاص متناسب با وظیفه داوطلب است،
روی تعدادی از هر کدام تمرکز کنید اما داوطلبان را بیش از حد تحت فشار قرار ندهید. چند نمونه از این مهارت‌ها در تصویر زیر آورده شده است:
این KSAها میتوانند هنگام طراحی و بازبینی ابزارهای غربال‌گری داوطلبان مثمرِثمر باشند. هنگام بررسی مهارت‌های یک داوطلب در فرم درخواست پذیرش آنها، طراحی سؤالات مصاحبه با داوطلب یا تعیین علایق وی در فرآیند خودارزیابی‌شان می‌توانید از این لیست استفاده کنید.
جعبه ابزار غربال‌گری داوطلب
یک جعبه ابزار غربال‌گری خوب شامل فرم درخواست پذیرش، سؤالات هدفمند مصاحبه با داوطلب، خودارزیابی داوطلب و گاهی اوقات بررسی سوابق اوست. استفاده از ابزارهای مناسب می‌تواند پروسه غربال‌گری را از یک موتور زنگ‌زده به ماشین روغن‌کاری شده تبدیل کند.
فرم درخواست پذیرش داوطلب چیست؟
فرم درخواست پذیرش (Application Form) داوطلب باید حاوی اطلاعاتی باشد که می‌خواهید در مورد سوابق و مهارت‌های فردی وی به دست آورید که این گام نخست قبل از تعیین آمادگی آنها برای مصاحبه است. اطلاعات تماس، ساعات دسترسی، علایق، مهارت‌ها، ویژگی‌ها و خصوصیات و سایر تجربیات داوطلب باید در این فرم گنجانده شود.
اگر لازم دانستید می‌توانید بخشی را به افراد توصیه‌کننده داوطلب اختصاص دهید. مطمئن شوید که داده‌ها و اطلاعات شما با نرم‌افزار مدیریت داوطلب همگام‌سازی (سینک) می‌شود تا بتوانید پروفایل‌های دقیق داوطلبی را ایجاد کنید.
در مصاحبه با داوطلب چه سوالاتی باید پرسید؟
طرح سؤالات اختصاصی و هدفمند در مصاحبه با داوطلبان برای پُر کردن موقعیت شغلی مورد نظر بخش مهمی از فرآیند غربال‌گری است. مصاحبه‌ها همیشه باید به صورت یک گفتگوی دوطرفه انجام شوند و گام نخست در ایجاد همکاری‌های بالقوه غنی باشند.
طبق برنامه 50 درصد از وقت مصاحبه را برای گوش دادن به خواسته‌ها، امیدها و انتظارات داوطلب اختصاص دهید. مصاحبه همچنین یک فرصت عالی برای رفع هرگونه تصور غلط یا انتظارات غیرواقعی از سمت داوطلب است.
شرح وظایف شغلی داوطلب که برای آن متقاضی شده‌اند را در دسترس قرار دهید تا بتوانید سؤالات مصاحبه را در رابطه با انتظارات شغلی بپرسید. در زیر برخی اطلاعات مهم درباره داوطلب که بهتر است در جریان مصاحبه از آنها مطلع شوید، ذکر می‌شود. می‌توانید این موارد را جرح و تعدیل کرده و آنها را در سؤالات مصاحبه با داوطلبان بگنجانید:
- چه انگیزه‌هایی به آنها شور و شوق می‌دهد؟
- «باید» و «نبایدهای» آنها چیست؟
- چه چیزی بیشترین لذت و شادی را برای آنها به ارمغان می‌آورد؟
- داوطلبان دوست دارند چطور از آنها قدردانی شود؟
- برای رفع نیازهای داوطلب چه تغییراتی را می‌توان انجام داد؟
- آیا آنها حداقل ویژگی‌های مورد نظر شما را برآورده کرده‌اند؟
- آنها چه مهارت‌هایی را باید به اشتراک بگذارند؟
- داوطب داوطلب در شرایط خاص چگونه است؟
منظور از خودارزیابی داوطلب چیست؟
خودارزیابی داوطلب یک راه فوق‌العاده برای اطلاع از چیزهایی است که باعث انگیزش و تهییج وی می‌شود و البته چیزهایی که فاقد این خصوصیت هستند. استفاده از کاربرگ علایق داوطلب (Volunteer Interest Worksheet) که موضوعات زیر را پوشش می‌دهد، به داوطلبان کمک خواهد کرد تا با خیال راحت نیازهای خود را بیان کرده و تصویری از آنچه مایل و مشتاق به انجامش هستند را به شما ارائه دهند.
هنگام پرسیدن سؤالات مصاحبه از داوطلب می‌توانید از فرم کاربرگ پُر شده‌ی آنها به عنوان نقطه شروع بحث استفاده کنید. همچنین می‌توانید پاسخ‌های آنها را الزامات موقعیت شغلی مقایسه کنید. اگر کاری وجود دارد که داوطلب اصلاً مایل به انجام آن نیست، اما جزو الزامات شغل به حساب می‌آید، می‌توایند فرصت موجود دیگری را به آنها پیشنهاد دهید.
نحوه بررسی پیشینه و سوابق
بسته به موقعیت داوطلب یا اطلاعاتی که از سؤالات مصاحبه کسب می‌کنید، شاید لازم باشد تا بررسی دقیق‌تری درباره سوابق وی انجام دهید. برای مثال اگر داوطلب در سیستم عدالت کیفری، مدرسه یا یک پناهگاه حیوانات مشغول به کار خواهد شد، شاید بررسی سوابق کیفری او و حتی آنچه توسط قانون الزام شده است، ضروری باشد.
اگر داوطلب قرار است مشتری را با وسیله نقلیه موتوری منتقل کند، ممکن است بررسی سوابق وی در «سازمان وسایل نقلیه موتوری» (DMV) لازم باشد و اگر با اطلاعات مالی حساس یا پول سروکار خواهد داشت باید وضعیت اعتباری/مالی او چک شود.
حتی گاهی اوقات می‌توان به سادگی با مرور رسانه‌های اجتماعی به نحوه رفتارهای یک متقاضی در محیط‌های عمومی پی برد. در برخی موارد اگر داوطلب زیر 18 سال باشد، ممکن است فرم رضایت والدین لازم باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اهمیت بررسی سوابق به این پست مراجعه کنید: آیا در حال ارتکاب این سه اشتباه در بررسی سوابق داوطلبان هستید؟
استقرار داوطلب
یادداشت‌های مربوط به سؤالات مصاحبه با داوطلبان را برای اطلاع از مواردی که باعث انگیزش آنها می‌شود، بررسی کنید. این به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا متقاضی با مأموریت، چشم‌انداز و اهداف سازمان همسویی دارد یا خیر. وقتی به این نتیجه رسیدید که یک متقاضی واجد شرایط داوطلب شدن در برنامه شماست، می‌توانید آنها را در مناسبترین موقعیت شغلی مستقر کنید.
شاید حتی بعداً به این توافق دوجانبه برسید که موقعیت شغلی اولیه‌ای که داوطلب متقاضی آن شده است با خصوصیات وی مطابقت ندارد یا تصمیم بگیرید که نقشی را برای مطابقت بهتر با نیازها و پاسخگویی داوطلب تغییر دهید. فرقی نمی‌کند روند کار چگونه است، شما و داوطلب باید بر سر نقشی که در مورد آن به توافق رسیده‌اید، احساس راحتی کنید.
برای حفظ داوطلب، وقت بگذارید
وقتی داوطلب را در یک وظیفه جدید به کار گماردید، عملاً از آنها می‌خواهید که در محل کار حاضر شوند. قطعاً شما مایل نیستید که تمام وقت خود را صرف جمع‌آوری محتوای بازاریابی عالی، جذب افراد جدید از طریق رویدادها و رسانه‌های اجتماعی و غربال‌گری با سؤالات بی‌شمار مصاحبه کنید، اما آنها در روز نخست در محل کار حاضر نشوند.
بیشتر بخوانید :
تحقیقات نشان داده است که داوطلبان براساس پنج عامل زیر به حرکت درمی‌آیند. بنابراین بررسی کنید که آیا مشکلی در این رابطه وجود دارد یا خیر و اگر چنین مشکلاتی وجود دارد راه‌حل‌های توصیه‌شده ما را مدنظر قرار دهید.
1. شایستگی
داوطلبان باید احساس کنند که دانش و مهارت‌های لازم را در اختیار دارند و برای انجام وظایف خود از آمادگی کافی برخوردار هستند.
راه حل: مطمئن شوید که آنها با وظیفه‌ای که همسو با ویژگی‌ها و قابلیت‌های شخصی‌شان است، مطابقت دارند و آموزش، منابع و پشتیبانی مناسب را برای‌شان فراهم کنید.
2. تأثیر مشارکت
داوطلبان باید احساس تأثیرگذاری کنند. آنها می‌خواهند از وقت‌شان به بهترین نحو استفاده شود و کارشان یک تفاوت عینی و ملموس را ایجاد کند.
راه حل: هنگام تحقق اهداف از داوطلبان تجلیل کنید و فرصت‌های یادگیری سطح بعدی را در اختیار آنها قرار دهید.
3. همبستگی گروهی
این به جنبه‌های اجتماعی داوطلب شدن و عضویت «در داخل گروه» اشاره دارد. داوطلبان باید احساس کنند که روابط مثبتی با همتایان و کارکنان حقوق‌بگیر دارند.
راه حل: مطمئن شوید که داوطلبان به طور کامل در گروه بزرگ‌تر ادغام شده و آنها را از اطلاعات جدید و به روز مطلع نگه دارید.
4. حمایت سازمانی
این مورد عمدتاً به داوطلبان زیر 40 سال مربوط است که اکثرشان خواهان دریافت کمک در هنگام نیاز، تأیید کار و دریافت بازخورد عملکردشان هستند.
راه حل: مطمئن شوید که یک سیستم بازخورد را برای کمک به داوطلبان جهت اصلاح کارهای‌شان و انجام مؤثرتر امور در اختیار دارید.
5. توانمندسازی
داوطلبان خواهان آزادی تصمیم‌گیری در مورد نحوه انجام وظایف محوله هستند. داوطلبانی که احساس ارزشمندی می‌کنند، مهارت‌های تصمیم‌گیری بهتری دارند، نقطه نظرات مثبتی را ابراز می‌کنند، اهداف بیشتری تعیین می‌کنند و همکاری بیشتری را بروز می‌دهند.
راه حل: نظرتان را در مورد نحوه انجام وظایف به داوطلبان عنوان کنید و از آنها نظر بخواهید که چطور میتوانند تجربه خود را بهبود دهند.
شکل‌گیری ارتباط و اعتماد
قبل از دعوت داوطلبان به جلسه معرفی یا آغاز آموزش از طریق یک ایمیل مقدماتی یا تماس تلفنی، ارتباط و اعتماد لازم را برقرار کنید. همچنین می‌توانید زمینه آشنایی یک داوطلب جدید را با داوطلب قدیمی فراهم کنید. استفاده از سایر داوطلبان بهترین راه برای ترغیب داوطلبان جدید است.
از داوطلب خود با شور و اشتیاق استقبال کنید تا انگیزه بیشتری برای ایفای وظیفه خود پیدا کنند. شما می‌توانید با دادن یک تی‌شرت یا لوازم منقش به لوگوی سازمان به داوطلبان فعالیت آنها را آغاز کنید تا بلافاصله احساس کنند که عضوی از تیم سازمان هستند.
پس از یک ماه حضور داوطلب در کنارتان با انجام یک نظرسنجی تکمیلی 30 روزه بر انگیزه‌های آنها نظارت کنید (به فصل 7 مراجعه کنید). بازخورد آنها را در جهت‌گیری خود، برنامه آموزشی، ارتباطات، قدردانی یا منابع وارد کنید. آنها قدردان آن خواهند بود!
به خاطر داشته باشید!
داوطلبان عملکرد بهتری خواهند داشت اگر...
- انتظارات دقیق نقش خود را بدانند، بازخورد ویژه و دسترسی آسان به اطلاعات داشته باشند،
- با نقشی که همسو با ویژگی‌ها و قابلیت‌های شخصی‌شان باشد، مطابقت داشته باشند،
- آموزش‌های مرتبط که سبب افزایش دانش، مهارت یا توانایی‌های‌شان شود را دریافت کنند،
- ابزارها و منابع عالی برای کار کردن را در اختیار داشته باشند،
- مشوق‌های خوبی داشته باشند،
- به انجام یک کار خوب اهمیت دهند.
دیدگاه خود را بنویسید